Komentování PDF dokumentů v Adobe Readeru a Acrobatu 8 (4): Sdílené recenze - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

12. února 2007, 00.00 | Technologie sdílených recenzí, zavedená Adobe s Acrobatem a Readerem 8, dovoluje velmi efektivně komentovat dokumenty v týmu, který si poznámky vyměňuje pomocí síťového úložiště. Jak přesně daný typ komentování funguje? To si povíme v našem článku.

Jak jsme již v úvodní části tohoto seriálu uvedli, uživatel má v kombinaci Acrobat Professional-Reader k dispozici v podstatě tři způsoby výměny komentářů neboli recenzních workflow. Konkrétně to jsou sdílené (poznámky sdílené na síťovém úložišti) a e-mailové (poznámky vyměňované e-mailem) recenze, souhrnně označované jako recenze sledované, a dále recenze "ad hoc" (dokumenty odemčené k recenzování v Readeru vyměňované mezi uživateli různými způsoby, bez využití specializovaných prostředků pro sledování recenzí). V případě, že je k recenzování nasazen pouze Acrobat, jsou podporovány ještě (sledované) recenze přes webový prohlížeč.

V našem následujícím výkladu se budeme věnovat recenzím sdíleným, příště se zaměříme na recenze e-mailové a "ad-hoc", recenzování v prohlížeči nás v tomto seriálu zajímat nebude, neboť nepodporuje Reader, je poměrně náročné na konfiguraci a navíc k jeho porozumění do značné míry postačí studium následujícího výkladu o sdílených recenzích. Stejně tak nás nebude zajímat použití služby Acrobat Connect, která sice také dovoluje skupinovou spolupráci nad dokumenty, ale postavenou na jiných principech, než je výše zmíněná, a navíc je dodatečně zpoplatňována (každopádně se jedná o zajímavé téma pro nějaký další výklad).

K principu sdílených recenzí

Sdílené recenze jsou významnou novinkou v technologii skupinového komentování, s kterou Adobe přišla v Acrobatu a Readeru 8. V principu se zde jedná o možnost sdílet poznámky ke komentovanému dokumentu na centrálním úložišti, přičemž samotný recenzovaný dokument zde uložen být nemusí (odkaz na umístění úložiště poznámek je uložen do daného dokumentu a následně využit příslušnými nástroji), uživatelé si jej mohou vyměňovat libovolnými způsoby (e-mail, FTP, paměťové médium aj.). Úložištěm přitom může být obvyklý síťový disk a dále SharePoint Workspace či Web DAV složka. Nejjednodušší způsob nasazení poskytuje použití síťového disku, které je nejvíce nasnadě pro práci v rámci lokální sítě, ke stejnému využití se hodí i SharePoint (zahájení recenze zde vyžaduje Windows, recenzenti každopádně mohou pracovat i na Macu). Pro globální spolupráci prostřednictvím Internetu je nejvýhodnější nasazení technologie Web DAV (ke zprovoznění dostačují open source prostředky, existují i návody jak na daném principu vytvořit snadno úložiště přes službu iDisk, určenou uživatelům počítačů Macintosh). Volba vhodné technologie je zde na iniciátorovi recenze, obvykle ve spolupráci se správcem dané informační struktury. Obecně je ale jasné, že například v rámci spolupráce zhotovitel-klient v pre-pressových provozech bude více nasnadě použití Web DAV. Namísto zprovoznění dané technologie bude přitom možná pro jednodušší výměnu výhodnější nasazení e-mailové (či "ad hoc") recenze.

V případě sdílených recenzí se každopádně nabízí možnost, jak zajistit, aby ve stejnou chvíli, dá se říci, že v reálném čase, mohl dokument recenzovat tým recenzentů. Ti přitom mají v prostředí Acrobatu i Readeru odpovídající mechanizmy, které dovolují snadno nahrávat vytvořené poznámky na server i nahrávat si poznámky jiných recenzentů do recenzovaného dokumentu pro přehlédnutí, porovnání, odpovídání a další zpracování. Pojďme se tedy podívat na proces sdíleného recenzování podrobněji.

Iniciování sdílené recenze

Spuštění sdílené recenze začíná v prostředí Acrobatu 8 Professional. Zde je dobré nejprve otevřít dokument, který má být recenzován, a poté zadat příkaz Poznámky-Odeslat ke sdílené recenzi. Tím se spustí průvodce, jenž zajistí všechna potřebná nastavení. Před prvním krokem může průvodce vyzvat k vytvoření profilu recenzenta, není-li tento již v dané instalaci Acrobatu vytvořen (nastavení i jeho změny jsou dále možné v předvolbách, konkrétně na panelu Identita). Jedná se zde v podstatě o nastavení údajů (jméno, titul, e-mailová adresa), které pak přijdou ke slovu v průběhu recenzí coby identifikátor recenzenta.

V rámci prvního kroku průvodce se především určuje dokument k recenzování. Jako výchozí je nabídnut ten, který je právě aktivní v Acrobatu, možný je ale výběr libovolného dokumentu přes odpovídající dialog. Zaškrtnutím odpovídajícího pole lze vybraný dokument zpřístupnit k recenzím i v Readeru. (Zajímavé přitom je, že pokud byl dokument takto již dříve nastaven přes příkaz Poznámky-Povolit přidávání poznámek v Adobe Readeru, nebude daná volba fungovat - příslušná oprávnění se od sebe liší. Nejprve je proto v dané situaci třeba příkazem Soubor-Uložit jako vytvořit kopii daného dokumentu - tím se původní oprávnění odstraní - a teprve tu lze ke sdílené recenzi použít.)

Dále je v prvním kroku zapotřebí zvolit úložiště, na kterém budou schraňovány poznámky. Uživatel zde může volit z přednastavených umístění či vytvářet umístění další. Při přidání nového umístění lze volit z možností zmíněných výše (síťová složka, SharePoint, WebDAV). (Nastavení úložiště je dále možno kontrolovat v předvolbách na kartě Sdílené recenze.)

Následně uživatel určuje způsob distribuce recenzovaného souboru k recenzentům. Možné je buďto zaslání e-mailové pozvánky recenzentům, nebo pouhé lokální uložení nastaveného souboru, který je pak možno distribuovat v podstatě libovolným způsobem. V případě zasílání pozvánky lze buďto dokument přibalit do daného e-mailu a zároveň vytvořit jeho lokální kopii (pro účely iniciátora recenze), nebo se zde vkládá pouze odkaz na umístění dokumentu: druhá volba je vhodná zejména v případě, že k dokumentu budou moci všichni uživatelé přistupovat bezproblémově, tedy třeba z prostředí lokální sítě. Pokud se zasílá odkaz, je samozřejmě objem zasílaného emailu obvykle výrazně menší, což může mít někdy zásadní význam.

Ať už uživatel hodlá či nehodlá zasílat pozvánku k recenzi, vyplní v dalším kroku e-mailové adresy recenzentů (adresy je možno přebrat z Microsoft Outlooku či Lotus Notes - viz tlačítko Adresář; oddělují se středníkem nebo pevným koncem řádku) a případně i termín, do kterého se má recenze provést. Dané údaje se (spolu s údajem o úložišti poznámek) vloží do recenzovaného dokumentu a jsou pak použity příslušnými nástroji bez ohledu na to, jakým způsobem se dokument pro recenzi distribuuje. V daném kroku lze případně také určit termín, do kterého je třeba recenzi zaslat zpět.

Pokud uživatel zvolil zaslání e-mailové pozvánky, může v závěrečném kroku průvodce zkontrolovat a případně i libovolně upravit text zprávy, která se zašle recenzentům. Daným způsobem lze tedy mimo popis samotného základního postupu pro anotování (pro který se návodný text generuje automaticky) přidat třeba i interní konvence týkající se použití komentářových nástrojů, bližší vysvětlení účelu recenze apod. (nicméně informace daného typu lze vložit i přímo do daného PDF, například ve formě lístečkové poznámky).

Zaslání pozvánky provede Acrobat s pomocí výchozího poštovního programu systému. Je přitom možné, že tento program bude od uživatele vyžadovat, aby odeslání potvrdil, či se ohlásí různými jinými hlášeními.

Průběh sdílené recenze

Poté, co recenzent otevře dokument nastavený výše zmíněným způsobem (tj. použije kopii přijatou e-mailem či jinými kanály), zobrazí se mu na horním okraji okna dokumentu pruh pro recenzování, na kterém jsou mimo základní informace o daném typu recenzování k dispozici i tlačítka, s jejichž pomocí lze provádět výměnu poznámek mezi úložištěm poznámek a danou instancí dokumentu. Konkrétně je takto možné nové poznámky od jiných uživatelů stáhnout ze serveru či je tam naopak (po vytvoření nástroji, které jsme podrobněji popsali v minulých dvou dílech tohoto seriálu) nahrát, dále lze z daného pruhu provádět i další úkony (spuštění sledování recenzí, uložení archivní kopie, práce offline), ke kterým se blíže dostaneme později. Daný nástrojový pruh lze v případě potřeby minimalizovat klepnutím na jeho tlačítko.

Kromě manuálních prostředků je pro výměnu komentářů k dispozici i automatická synchronizace, a to s pomocí nástroje Synchronizátor Adobe (ovládá se z prostředí nástroje Sledování recenzí). Ten se o synchronizaci stará jak při každém otevření příslušně nastaveného dokumentu (kdy informuje, zda pro daný dokument přibyly nějaké poznámky či se do revize zapojili noví účastníci), tak i po dobu, kdy je spuštěn Acrobat či Reader, nebo dokonce ve chvíli, kdy daná aplikace neběží (ze serveru na pozadí stáhne nové poznámky). V předvolbách (viz karta Recenzování) lze určit časové intervaly, ve kterých se automatické synchronizace daných typů provádí.

Synchronizátor přichází ke slovu i ve chvíli, kdy uživatel pracuje offline, tj. nemá přístup k danému serverovému úložišti (přechod do offline módu je možný s pomocí odpovídajícího příkazu pruhu pro recenzování nebo se provede automaticky ve chvíli, kdy se ztratí odpovídající připojení). Uživatel má přitom po dobu offline práce k dispozici všechny dosud nahrané poznámky (neboť ty se při synchronizaci ukládají lokálně). Po připojení se pak provede odpovídající výměna poznámek mezi serverem a lokálním počítačem. Daným způsobem lze tedy řešit situace, jako je cestování s notebookem, dočasný výpadek sítě apod.

Sdílené recenze myslí i na situace, kdy je potřeba vyměňovat komentáře s těmi uživateli, kteří nemají ke sdílenému úložišti poznámek přístup vůbec: taková typická situace je, když většina recenzentů spolupracuje za firewallem, ale zapotřebí je i korektura od osoby, jež nemá do chráněné zóny přístup. Zde se situace řeší tak, že daná osoba může zaslat své poznámky iniciátorovi recenze e-mailem a ten má poté možnost vložit poznámky do úložiště sám. V komentářích je přitom vyznačen jejich tvůrce. Zaslání poznámek zpět osobě nemající přístup k úložišti je pak opět možné přes e-mail, s tím, že se pro výměnu využije export a následný import daného typu obsahu.

Sledování recenzí

Důležitým nástrojem při práci s recenzemi je Sledování recenzí (spustí se například příkazem Poznámky-Sledování recenzí). Jedná se o dialog, v němž lze především získat přesný přehled o všech recenzích, kterých se daná osoba účastní a které případně (v prostředí Acrobatu Professional) iniciovala (tučně jsou v těchto seznamech vyznačeny dokumenty s novými poznámkami). K dispozici jsou informace o recenzentech, poznámkách, serverech atp. Uživatel může z daného dialogu rozeslat email všem recenzentům (například upomínka dodání recenze, upozornění na určité nesrovnalosti v dokumentu atp.) či iniciátorovi recenze. V Acrobatu je pak možno v daném dialogu přidat další recenzenty - po kliknutí na příslušný odkaz se připraví odpovídající e-mailová zpráva. Dále je možné i přímé otevření recenzovaných dokumentů či ukončení recenze (v části Servery recenzí). V okně Sledování recenzí jsou pak k dispozici i panely, které se sdíleným recenzováním bezprostředně nesouvisí, a to Sledování formulářů a Odebírání (čtečka RSS kanálů).

K využití

I přes relativní jednoduchost užití se sdílené recenze hodí teprve tam, kde na dokumentech pracuje větší skupina lidí. Zásadní význam má přitom v daném typu workflow iniciátor recenze, který v průběhu recenzního procesu hraje roli jakéhosi moderátora, který stanovuje pravidla pro komentování, upomíná recenzenty, koordinuje jejich činnost a hlavně ve finále zajišťuje, aby se komentáře odpovídajícím způsobem zohlednily v předlohovém dokumentu. Následně pak může být nad přepracovaným dokumentem nastartován nový komentářový proces.