Komentování PDF dokumentů v Adobe Readeru a Acrobatu 8 (5): Doplňkové nástroje Acrobatu - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

23. února 2007, 00.00 | Uživatelé Acrobatu Professional mají pro komentářové workflow mimo nástroje, které jsme popsali v minulých částech tohoto seriálu, k dispozici i řadu dalších prostředků. Ty jim umožňují například vytvoření přehledu poznámek, porovnání dokumentů či též zpětné automatické zapracování poznámek do předlohových dokumentů Wordu. Blíže se danými nástroji zabýváme v tomto článku.

V minulých částech našeho seriálu jsme se podrobněji věnovali zejména těm nástrojům pro práci s poznámkami, které jsou dostupné v prostředí Acrobatu i Adobe Readeru. Kromě nich mají uživatelé Acrobatu Professional (a částečně i Standard) k dispozici i nástroje další, které mohou usnadnit jak zpracování samotných poznámek (například iniciátorem sledované recenze), tak i recenzovaných dokumentů. V tomto článku se daným nástrojům budeme věnovat podrobněji.

Přehled poznámek

Užitečným nástrojem, který dovoluje vytvořit podrobný přehled o všech poznámkách dokumentu, je Přehled poznámek - s jeho pomocí se generuje nový PDF dokument obsahující příslušné informace. Vzhled daného dokumentu, resp. přehledu, nastavuje uživatel v dialogu odpovídajícího příkazu (Poznámky-Přehled poznámek). Volí zde především požadovanou formu výpisu. Možné je tak vytvoření dokumentu, ve kterém jsou vždy za sebou řazeny původní stránka dokumentu a dále stránka s obsaženými poznámkami, odpovídající propojení je zde indikováno spojovacími čarami, dále je možný obdobný výpis, ale dané stránky jsou spojeny. Vypsat lze rovněž pouze poznámky nebo také stránky dokumentu a k nim příslušející poznámky na samostatných stranách, přičemž poznámky jsou očíslovány.

Další volby daného dialogu dovolují nastavit vzhled přehledu (formát papíru, velikost písma, nastavení spojovací čáry) a určit uspořádání poznámek (dle typu, autora, data, stránky). Do přehledu je možno zahrnout buďto všechny poznámky, nebo ty, jež jsou v dokumentu právě zobrazeny - v druhém případě lze tedy přehled použít v kombinaci s možnostmi filtrování poznámek, o kterých jsme blíže hovořili v jedné z předchozích částí tohoto seriálu. Zvlášť u rozsáhlejších dokumentů je pak smysluplná možnost vyloučit z přehledu stránky neobsahující poznámky či stránky v určeném rozsahu.

Mimo sestavení přehledu je možné i jeho přímé vytištění (Poznámky-Tisknout s přehledem poznámek). Použití je obdobné, jako jsme popsali výše, neboť nejprve se na základě uživatelem zadaných voleb provede generování dokumentu s přehledem a poté se otevře odpovídající tiskový dialog pro aktuální tiskárnu nastavenou v Acrobatu.

Využití daných funkcí může být různorodé. Nejvíce nasnadě je samozřejmě lepší orientace v poznámkách dokumentu - například pro zapracování připomínek do předloh, namísto někdy složitého procházení samotným dokumentem (vizuálně či přes panel Poznámky) zde lze použít příslušný přehled v elektronické či tištěné podobě. Pro prohlížení na obrazovce je tak asi nejvýhodnější nasazení kombinace původní stránka-stránka s poznámkami s propojením čarami (použijeme pak mód zobrazení Dvojstránky či Dvojstránky průběžně, takže stránka a její poznámky budou vždy vedle sebe), pro tištěný přehled je zase lepší mít stránky dokumentu a stránky dokumentu spojené; pokud se v propojeních čarami dá jen těžko orientovat, bude nejvýhodnější použit přehled s číslovanými poznámkami. Vhodné je i pořízení přehledu a jeho uchování pro zdokumentování finální či určité fáze recenze, vzhledem k možnostem filtrování poznámek si lze také vytvořit odpovídající přehledy pro jednotlivé účastníky revizního cyklu atp.

Přesun poznámek

V rámci recenzí se může přihodit, že uživatel hodlá použít poznámky v jiném dokumentu, než byl ten, pro který byly pořízeny. Příkladem za všechny může být dokument s poznámkami od recenzenta, které chce iniciátor recenze už rovnou zapracovat do nové podoby komentovaného dokumentu, která mezitím vznikla. K danému účelu slouží funkce Přesunout poznámky (viz nabídka Poznámky). Připomeňme, že normálně slouží k zapracování poznámek do původního PDF dokumentu nástroje pro sloučení poznámek, jež fungují pro e-mailové recenze, univerzálně lze použít export a import poznámek.

Daná funkce vyžaduje, aby uživatel měl v Acrobatu otevřen dokument, z kterého chce poznámky přesouvat, a dále, aby byl aktivní dokument, do kterého se poznámky přesouvají. Po zadání odpovídajícího příkazu se pak vybere název dokumentu s poznámkami. Je-li zaškrtnutá příslušná volba, zobrazí se po sloučení na panelu Poznámky pouze poznámky, které byly přidány (zapne se odpovídající filtrování). Uživatel je pak může projít a odsouhlasit.

Samotné umisťování používá poměrně sofistikovaný algoritmus, jež vychází z prohledávání textu a práce se strukturou dokumentu. Vyšší úspěšnost zapracování je garantována v případě tagovaného PDF. V případě, že není nalezen text či struktura, na které poznámka odkazuje, je daná poznámka umístěna na své původní stránce nebo na poslední stránce dokumentu (pokud původní stránka již neexistuje), vyznačení úprav textu se pak převede na lístky s poznámkou. Razítka, kreslená označení a lístky s poznámkami se umístí na stejná místa struktury jako v původním dokumentu, pokud tato neexistují, jsou dané prvky umístěny na poslední stránku dokumentu.

Porovnání dokumentů

Acrobat disponuje rovněž funkcí pro porovnávání dokumentů (viz Další volby-Porovnat dokumenty). Tu lze použít například ve chvíli, kdy chceme porovnat dokument bez poznámek a s poznámkami či podoby dokumentu před a po provedení korektur. Uvedená funkce umí porovnat vizuální rozdíly mezi stránkami či rozdíly textové, zohlednit přitom dokáže i textové formátování, neporadí si nicméně s textem v poznámkách. Výsledkem porovnání pak může být buďto nový dokument, ve kterém jsou vždy za sebou (tedy v zobrazovacím módu Dvojstránky vedle sebe) příslušné stránky porovnávaného dokumentu s vyznačením rozdílných míst, případně se pak vyznačení změn provede přímo do novějšího dokumentu, proti kterému porovnáváme.

Zpětné zapracování poznámek do dokumentů Wordu

I když Microsoft Word není zrovna primárním publikačním nástrojem pre-pressových pracovišť, stojí za to se zde zmínit o možnosti zpětného automatického zapracování poznámek z PDF dokumentu do dokumentu Wordu, z kterého byl daný dokument pořízen. Uvedená funkce funguje s Wordem 2002 a vyšším, PDF dokument musí být vytvořen jako tagovaný z původního dokumentu přímo v prostředí Wordu s pomocí utility PDFMaker.

Import lze spustit buďto z prostředí Acrobatu (Poznámky-Exportovat poznámky do Wordu), nebo Wordu (Poznámky Acrobatu-Importovat poznámky z Acrobatu). Načtení dovoluje rozmanitým způsobem poznámky filtrovat, například lze načíst jen poznámky zaškrtnuté, pouze poznámky týkající se úprav textu, poznámky pořízené určitým autorem atp. V případě zpracování textových úprav je pak možno nechat v dokumentu buďto provést přímo odpovídající úpravy, nebo jen vložení poznámek. Podrobnější popis celého procesu lze dohledat v dokumentaci Acrobatu. K dispozici je pak obdobné zpětné zapracování komentářů i pro AutoCAD.

Odstranění poznámek

Někdy je zapotřebí z dokumentu naráz všechny poznámky odstranit. Namísto pracného mazání na panelu Poznámky se takto nabízí podstatně efektivnější cesta přes preflightový engine Acrobatu Professional (připomeňme, že tento ve verzi 8 dovoluje i změny dokumentu, nejen jeho analýzu). Zde je k dispozici i připravený profil Odstranit všechny anotace (ve skupině Opravy PDF). Jinak lze příslušnou funkci pro odstraňování anotací použít i v rámci jiných profilů, které takto mohou provádět i další úpravy dokumentu. Daným způsobem lze tedy z dokumentu například připravit podklad pro bezproblémový výstup (normalizace do PDF/X), předání na jiné pracoviště (které poznámky znát nepotřebuje), zveřejnění na Webu (přidá se i rozlišení optimalizace grafiky aj.) atp.

Jinou cestu jak snadno a rychle odstranit z dokumentu anotace a případně i jiný obsah (metadata, záložky aj.) pak nabízí příkaz Prozkoumat dokument (viz nabídka Dokument). Daná funkce ovšem nefunguje s dokumenty, které mají nastavena práva pro komentování v Readeru. U takovýchto dokumentů je zapotřebí nejprve vytvořit kopii (příkazem Soubor-Uložit kopii), teprve z té lze poznámky daným nástrojem odstranit.

Elektronický podpis

V rámci recenzních workflow lze využít i možnost autorizace akcí provedených s dokumentem - tedy i vložení poznámek - pomocí elektronického podpisu. Nejvíce je daná funkce využívána při kancelářské výměně dokumentů, lze si nicméně představit i aplikace v pre-pressu, například signování korektur klientem pro případné řešení pozdějších sporů. Jedná se o hodně zajímavé, nicméně značně rozsáhlé téma, ke kterému se brzy vrátíme podrobněji ve zvláštním článku.