Komentování PDF dokumentů v Adobe Readeru a Acrobatu 8 (2): Nástroje pro komentování - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

29. ledna 2007, 00.00 | Nalepovací lístečky, vyznačení úprav textu, různé typy zvýraznění, souborové přílohy či zvukové komentáře. Tyto i mnohé další možnosti anotování obsahu nabízí nejen Adobe Acrobat, ale – pokud pracuje s příslušně nastavenými PDF dokumenty – i Adobe Reader. Více již v našem výkladu.

Jak jsme již slíbili v minulé části našeho seriálu o skupinovém komentování v kombinaci Acrobat Professional-Reader 8, budeme svou pozornost v tomto díle věnovat základním schopnostem anotačního aparátu použitelného v rámci Adobe Readeru 8 s dokumenty, které mají odpovídajícím způsobem nastaveny rozšířená práva užití. Z prostorových důvodů jsme přitom považovali za vhodné rozdělit náš výklad do dvou částí – v té dnešní se budeme věnovat samotným nástrojům pro tvorbu a editaci poznámek, v části příští pak prostředkům pro organizaci daného typu obsahu. Až na detaily pak lze tento náš výklad vztáhnout i k příslušnému aparátu dostupnému v rámci Acrobatu Standard či Professional.

Přístup k anotačním nástrojům

K většině nástrojů určených ke komentování lze v Readeru přistupovat buďto prostřednictvím nabídky Nástroje-Poznámky a označení, nebo odpovídajícího pruhu nástrojů. V druhém případě jsou k dispozici pouze vybrané nástroje, všechny lze zobrazit příslušným příkazem kontextové nabídky (Zobrazit všechny nástroje), vyvolané nad daným nástrojovým pruhem. Mimo těchto prostředků pak ještě do repertoáru komentářových nástrojů patří i Psací stroj a Měření, jež disponují vlastními nabídkami (Nástroje-Měření, Nástroje-Psací stroj) a pruhy nástrojů. Zdůrazněme pak ještě jednou, že všechny dané prostředky se v Readeru nabízí jen u příslušně nastavených PDF dokumentů (nastavují se v Acrobatu Professional nebo serverových řešeních Adobe LiveCycle Reader Extensions).

Protože nástrojů daného typu je skutečně hodně, vyplatí se pro jejich efektivní přepínání (a potažmo všech nástrojů Readeru) nasadit aktivaci s pomocí jednoznakových zkratek. Pro její zprovoznění je třeba se vydat do předvoleb Readeru (Předvolby-Všeobecné-Používat jednoznakové klávesové zkratky pro přístup k nástrojům). Přehled všech klávesových zkratek pak lze najít v nápovědě Readeru, pro jednotlivé nástroje je interaktivně zjistíme přes kontextovou nápovědu, která se zobrazí ve chvíli, kdy umístíme kurzor nad vybraný nástroj.

Tolik úvodem. Pojďme se nyní na jednotlivé anotační prostředky podívat blíže.

Lístek s poznámkou

Lístek s poznámkou, virtuální obdoba tzv. stick-notes, patří k nejoblíbenějším poznámkovým prostředkům vůbec. Použití v Readeru/Acrobatu je poměrně triviální, po aktivaci příslušného nástroje klepne uživatel na požadované místo v dokumentu a zde se umístí symbol lístečku. Zároveň se otevře samotné okno poznámky (jehož pozici vůči symbolu lze měnit), do kterého může uživatel zadat požadovaný text. Příští uživatelé dokumentu si pak text dané lístečkové poznámky mohou nejsnáze zobrazit přesunutím kurzoru nad její symbol, k úpravám je na symbol zapotřebí poklepat, možné jsou pak i další cesty prohlížení a zpracování, o kterých budeme blíže hovořit příště.

Zajímavé možnosti nabízí u daného typu poznámek panel Vzhled (nejsnáze vyvoláme nad symbolem lístečku přes kontextový příkaz Vlastnosti). S jeho pomocí lze přiřazený výchozí symbol (bublina) změnit pro jednotlivé poznámky např. na dřívější symbol nalepovacího lístečku, ale dále také třeba symbol zaškrtnutí, kroužku, otazníku, konce odstavce apod. Vypadá to jako trivialita, ale tam, kde je v dokumentu lístků s poznámkou hodně, může používání různých symbolů výrazně usnadnit orientaci v daném typu obsahu. S pomocí stejného panelu pak lze nastavit i barvu symbolu a také jeho průhlednost. Aktuální nastavení je možné zapnout jako výchozí pro všechny další vložené poznámky daného typu, naznačený postup pak obecně platí i pro většinu dále popisovaných anotačních nástrojů.

Vyznačení úprav textu

Velmi užitečné mohou být nástroje sdružené v nabídce Úpravy textu zejména pro ty, kteří provádějí textové korektury. (Název Úpravy textu je mimochodem poněkud zavádějící – danými prostředky neměníme text daného PDF, ale pouze určujeme, jakým způsobem by se tento měl změnit v předloze). Možností je zde přitom tolik, že Adobe považovala za vhodné zobrazit po invokaci dané sady nástrojů dialogové okno, ve kterém se vypíše základní nápověda ohledně použití těchto prostředků. Pokud tuto nápovědu nepotřebujete, stačí zaškrtnout okénko Příště nezobrazovat v daném dialogu.

Nejzajímavější jsou v dané skupině nástrojů prostředky Nahradit vybraný text, Vložit text v místě kurzoru a Přeškrtnout text pro vymazání. V případě prvního příkazu se po jeho zadání nad textem vybraným v dokumentu otevře okno odpovídající poznámky, do kterého uživatel napíše text pro náhradu. Stejného efektu, nicméně rychleji, dosáhneme, pokud s aktivovaným nástrojem Úpravy textu označíme požadovaný textový úsek a poté začneme rovnou psát text náhrady. V obou případech se text přeškrtne a připojí se k němu příslušná značka a dále poznámka se zadaným textem.

Rychlé použití nabízejí i další dva výše zmíněné nástroje: vyznačení textu pro vložení dosáhneme nejrychleji tak, že umístíme kurzor na požadovanou pozici v textu a pak začneme rovnou psát text, který se má na tuto pozici vložit. Obdobně pak pro vyznačení k vymazání stačí po vybrání daného textu zmáčknout klávesu Backspace či Delete: vybraný text se přeškrtne.

K dalším možnostem vyznačení textu patří zvýraznění, podtržení či připojení lístečkové poznámky k danému textovému úseku. Dané možnosti lze – poněkud schizofrenně – v některých případech realizovat nejen s pomocí odpovídajících nástrojů ze skupiny Úpravy textu, ale i s pomocí příslušných samostatných nástrojů (Nástroj zvýraznění textu, Nástroj podtržení textu, navíc je duplicitně k dispozici i Nástroj přeškrtnutí textu, obdobný jako nástroj Přeškrtnout text pro vymazání).

Psací stroj

Specifickým prostředkem pro textový obsah je nástroj Psací stroj. Použití daného nástroje je vhodné zejména tam, kde chceme umístit text na bílé či jiné dobře čitelné pozadí (třeba "vypsat" naskenovaný formulář, jež nemá "živé" textové pole pro vkládání textu): Psací stroj totiž dovoluje vkládat pouze černý text, který má na rozdíl od jiných typů poznámek přiřazen typ písma Times. Odpovídající nástroje na pruhu daného prostředku dovolují měnit velikost vloženého textu a také jeho meziřádkový proklad.

Razítka

Dalším nabízeným nástrojem jsou razítka. Jak již název naznačuje, dovoluje daný prostředek (disponující i vlastní paletou) umístit do dokumentu na aktuální pozici virtuální razítko, tj. v podstatě obrázek doplněný případně textem. V základní nabídce je sada předdefinovaných razítek, rozdělených do skupin. Mimo jiné je takto k dispozici skupina razítek dynamických, tedy takových, jejichž textový obsah se mění podle aktuální situace – konkrétně lze takto vložit razítka s aktuálním datem a časem či jménem aktuálně přihlášeného uživatele. Uživatel si dále může vytvářet razítka vlastní, a to ze zvoleného obrázku, kterým může být zvolená stránka jiného PDF dokumentu nebo soubor v podporovaných formátech (JPEG, TIFF apod.), dále lze na razítko přetvořit i obrázek aktuálně vložený do schránky.

Grafické objekty

Reader (a Acrobat) disponuje širokou sadu prostředků pro přidávání různých grafických objektů do dokumentu – v terminologii programu se o těchto prostředcích hovoří jako o nástrojích pro kreslená označení. Nejvíce nasnadě může být pro mnoho uživatelů nástroj Tužka. Ten dovoluje kreslit v dokumentu od ruky, ve vlastnostech tohoto nástroje lze určit tloušťku, barvu a krytí čáry. Umazání určitého úseku takto vytvořené kresby pak dovoluje nástroj Mazací tužka. Stejně jako s jinými kresbami lze po vložení s kreslenou poznámkou dále manipulovat: klepnutím ji aktivujeme a poté můžeme tažením změnit její pozici, tažením za zvýrazněné rohy je pak možné měnit velikost daného objektu. A obdobně jako u všech jiných poznámkových objektů lze i ke kresleným poznámkám připojit textový obsah (přes kontextovou nabídku zvolíme příkaz Otevřít rozbalovací poznámku).

K čemu slouží nástroje Obdélník a Elipsa asi nemusíme příliš vysvětlovat – pokud s těmito nástroji kreslíme při stisknuté klávese Shift, vytváříme čtverce, resp. kružnice. Ve vlastnostech daných nástrojů lze vyladit styl, barvu a tloušťku tahu, dále je možno kontrolovat barvu výplně a průhlednost. Obdobné, vzhledově méně fádní možnosti orámování úseku stránky pak nabízí nástroj Obláček a dále nástroje Mnohoúhelník a Mnohoúhelníková čára (vytváření objektu ukončíme u těchto nástrojů poklepáním).

Dále jsou k dispozici nástroje pro vkládání čar a šipek – v podstatě se jedná o identický nástroj, neboť vyladěním na panelu Vlastnosti lze z čáry vytvořit šipku a opačně, změnu zde nastavují vlastnosti Začátek a Konec. Vedle obvyklých vlastností pak můžeme dále kontrolovat styl čáry (různé druhy přerušení). V kontextové nabídce objektů daného typu je příkaz Obrátit řádek, dovolující například rychle změnit směr, kterým šipka ukazuje.

Kombinaci textu a grafiky nabízí nástroj Popisek. Jedná se vlastně o textový rámeček doplněný šipkou, kterou můžeme ukázat na místo v dokumentu, ke kterému se popisek vztahuje. Při umisťování popisku pomocí tohoto nástroje nejprve klepněte na místo, na které má šipka ukazovat, a poté táhněte myší rámeček popisku do požadované pozice. Následně lze vepsat příslušný text, ve vlastnostech daného nástroje/vytvořeného objektu měníme např. tvar šipky, styl použité čáry nebo barvu výplně. Zjednodušenou formu Popisku představuje nástroj Textový rámeček, dovolující umístit na zvolenou pozici textový rámeček (opět lze kontrolovat orámování i výplň).

Práce se souborovými přílohami a zvukovými poznámkami

Mimo nástrojů pro text, razítka a kresby je v Readeru k dispozici i nástroj pro souborové přílohy. Tento dovoluje na libovolnou pozici na stránce "připíchnout" symbol (různé možnosti vzhledu), pod kterým se skrývá určitý přiřazený soubor. Daným způsobem tedy můžeme pro příjemce například přiložit obrázek, kterým chceme nahradit obrázek stávající, obdobně třeba novou verzi textu, video soubor pro webovou prezentaci atp. Při práci s přílohami je třeba dávat pozor na rostoucí objem daného dokumentu!

Pro správu příloh je k dispozici samostatný panel Přílohy, umístěný ve spodní části okna Leaderu – aktivuje se klepnutím na odpovídající ikonu sponky. Na daném panelu lze přílohu ihned vymazat, tím se z dokumentu ztratí i příslušná ikona. V souvislosti s přílohami v PDF dokumentech, jejichž použití vydá na zvláštní výklad, si pak ještě dovolujeme poukázat na technologii tzv. PDF balíčku (PDF Package), která přišla s Acrobatem 8.

Poznámkový aparát dovoluje rovněž připojovat zvukové poznámky, a to s pomocí nástroje Nahrát zvukovou poznámku. Možné je takto buď přímé nahrání (vyžaduje příslušně vybavený počítač, tj. instalovaný mikrofon), nebo připojení existujícího zvukového souboru. Vzhledem k objemu souborů, které zvukové poznámky vyžadují, nepovažujeme tento typ komentování až na výjimky za příliš vhodný.

Nástroje měření

Ve výkladu o poznámkovém aparátu nemůžeme opomenout ani sadu nástrojů Měření, disponující vlastním nástrojovým pruhem. Dané nástroje jsou primárně vhodné pro oblast technické grafiky (proměřování výkresů, plánů apod.) a dále 3D objektů (práce s prostorovými modely, součástkami apod.), své místo ale najdou i v publikačních provozech, například při popisu layoutu stránky, obrázků apod., rekonstrukci layoutu ze skenovaného dokumentu aj.

Prvním nástrojem daného typu je nástroj Vzdálenost pro měření vzdálenosti mezi dvěma body. Počáteční bod se určuje klepnutím, koncový poklepáním, mezi body se tímto umístí kóta s údajem o naměřené vzdálenosti (tento se vloží i do připojené textové poznámky) a zadaným popiskem. Měřítko zobrazení a vzhled popisku určuje uživatel na odpovídajícím panelu. Obdobným způsobem fungují nástroje pro měření obvodu a plochy – měřený obvod/plocha se zde ohraničí čárou zvolené barvy a tloušťky, naměřená hodnota se připojí jako lísteček s poznámkou. Ohraničovat lze takto i oválné či nepravidelné plochy umístěním dostatečného počtu bodů.

Volby daných nástrojů umožňují např. zapnout v prostředí Readeru pravítka, přitahovat vkládané čáry na 2D či 3D objekty nebo exportovat výsledky měření do CSV souboru, použitelného například pro export do tabulky v Microsoft Excelu. Podrobnější doladění chování daných nástrojů dovolují odpovídající předvolby (Měření /2D/, Měření /3D/)

Text v poznámkách

Text lze, jak jsme naznačili výše, připojit prakticky ke všem typům poznámek. Aparát Readeru přitom pro daný typ obsahu nabízí různé zajímavé funkce. První – a pro mnohé jistě zásadní – je zde kontrola pravopisu, dovolující odhalit výrazy, které neodpovídají výrazům obsaženým v kontrolních slovnících; tato kontrola je mimochodem k dispozici i v případě vyplňování formulářů. Používat kontrolu pravopisu má svůj význam především v případě, že poznámky budou přímo přenášeny do předloh – třeba přes schránku sazečem v InDesignu, nebo pomocí nástrojů Acrobatu přímo zapracovány do předlohového dokumentu Microsoft Wordu.

Zásadní je, že podporován je i kontrolní slovník pro češtinu. Chování kontroly pravopisu lze ovlivnit v odpovídajících předvolbách (Úpravy-Předvolby-Kontrola pravopisu). Hlavní je zde především možnost zapnout kontrolu pravopisu v průběhu psaní (druhý možný typ kontroly, při kterém se provádí procházení daného textu krok za krokem, je skutečně nepraktický), při ní jsou neznámé výrazy podtrženy zvolenou barvou. Dále je nutno určit kontrolní slovníky, zde je samozřejmě žádoucí zaškrtnout češtinu, a je-li slovníků více, měli bychom češtinu s pomocí odpovídajících ovládacích prvků daného panelu dát na první místo.

Jinou zajímavou vlastností je nastavení zvýraznění textu v poznámkách – vhodné zejména u delších textových poznámek a všude tam, kde nechceme, aby určitá část poznámky byla přehlédnuta. Zvýraznění lze provést přes odpovídající kontextovou nabídku (viz skupina příkazů Styl textu) nebo klávesovou zkratku – druhá možnost je samozřejmě efektivnější. Nastavit lze takto písmo tučné (zkratka Ctrl+B), kurzívu (Ctrl+I), podtržené (Ctr+U), horní index (Shift+Ctrl+Plus) a dolní index (Ctrl+=). Užitečný pak může být i kontextový příkaz dovolující pro označený text veškeré formátování odvolat.

Ukládání dokumentů

Během komentování je vhodné výsledky práce průběžně ukládat, aby nedošlo ke ztrátě pracně vytvořených poznámek kvůli havárii počítače či systému. Nejrychlejší je samozřejmě použití klávesové zkratky Ctrl+S (případně Shift+Ctrl+S pro uložení pod jiným názvem). K dispozici je pak i automatické ukládání ve stanoveném časovém intervalu, za tímto účelem je potřeba provést odpovídající nastavení v předvolbách Readeru (Úpravy-Předvolby-Dokumenty-Nastavení ukládání).

Poznámka: V prostředí Acrobatu 8 Professional funguje poznámkový aparát výše naznačeným způsobem, identické jsou označení příkazů (viz nabídka Nástroje) i pruhů nástrojů atp. K dispozici je nicméně i sada dalších prostředků pro práci s anotacemi, nacházející se ve speciální skupině Poznámky.