Komentování PDF dokumentů v Adobe Readeru a Acrobatu 8 (3): Správa komentářů - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

9. února 2007, 00.00 | V další části našeho výkladu o komentování PDF dokumentů, postaveném na kombinaci Acrobat Professional-Reader, se dostaneme k nástrojům pro správu poznámek. Náš výklad bude přitom primárně zaměřen na použití v prostředí Adobe Readeru.

Poté, co jsme si v předchozích částech našeho seriálu vysvětlili, jak vlastně komentářový workflow v kombinaci Acrobat Professional/Reader funguje a jaké možnosti nabízí nástroje pro tvorbu komentářů, se nyní budeme věnovat prostředkům pro správu vytvořených komentářů. Náš výklad přitom zůstane primárně zaměřen na použití v prostředí Readeru, následující popis nicméně většinou platí i pro prostředí Acrobatu Professional či Standard.

Správa poznámek přímo na stránkách

Pro mnohého uživatele může být nejintuitivnější správa poznámek přímo na stránce. Problémem zde ovšem je, že takto musí být uživatel schopen všechny poznámky vizuálně rozpoznat, což někdy nemusí být zcela snadné – dokument může obsahovat zvýraznění či grafické symboly, které se podobají těm, jež poskytuje anotační aparát. V mnoha případech je ale takovýto typ úprav přijatelný.

Pokud chceme poznámku daným způsobem upravovat, máme na výběr v podstatě ze dvou postupů. Pro úpravu k ní přidruženého textu na ni poklepeme: tím se otevře příslušné rozbalovací okno s textem. Další vlastnosti poznámky pak umožňují měnit příkazy z kontextové nabídky poznámky (vyvoláme klepnutím na symbol poznámky stiskem pravého tlačítka myši).

Celkové nastavení zobrazení poznámek pak dovoluje kontrolovat příkazy z nabídky/nástrojového pruhu Zobrazit (viz Nástroje-Poznámky a označení-Zobrazit). S jejich pomocí lze především skrýt či zobrazit všechny poznámky na stránce (zde je dobré zapamatovat si klávesovou zkratku pro dané příkazy Ctrl+8) – výhodné například pokud potřebujeme celkový pohled na původní layout, umístění poznámek nám zakrývá pohled na určitý prvek apod.

Dále je možné selektivní zobrazení poznámek pouze určitých typů (lístky s poznámkou, textové úpravy, kreslená označení atp.). Pokud tedy například chceme pracovat s pouze textovými korekturami, vybereme příslušný typ filtrování. Dále lze zobrazit výlučně poznámky, které vytvořil určitý recenzent, poznámky mající určitý stav (o něm podrobněji dále) či poznámky zaškrtnuté/nezaškrtnuté (opět viz další výklad).

K dispozici je i možnost rozbalit si naráz všechna okna poznámek (viz příkaz Otevřít všechna rozbalovací okna; není k dispozici, je-li v danou chvíli zobrazen panel Poznámky). Jedná se o na první pohled zajímavou možnost, jak si rychle indikovat poznámky v daném úseku dokumentu, při větším počtu poznámek se ale zobrazení stává snadno nepřehledným. Často potom přijde vhod příkaz pro minimalizaci všech rozbalovacích oken (zkratka Ctrl+7).

Panel Poznámky

Panel Poznámky poskytuje komplexní přehled o všech poznámkách v dokumentu, tedy i těch, jež mohou být pouhým pohledem na stránku ne právě snadno odhalitelné, a dále dovoluje s těmito poznámkami rozmanitým způsobem pracovat. Daný panel aktivujeme nejsnáze klepnutím na jeho tlačítko na navigačním panelu v levém dolním rohu okna Readeru (hovoříme zde o výchozím nastavení, pokud je navigační panel skryt, zobrazíme ho klávesou F4). Výchozí umístění panelu Poznámky je horizontálně naspod okna dokumentu, možné je ale i umístění kamkoli na obrazovku tažením za ouško tohoto panelu. Pokud pak daným způsobem vytáhneme panel Poznámky nahoru nad původní pozici v oblasti navigačního panelu, bude umístěn stejně jako jiné panely na obrazovce vlevo a vertikálně – tato možnost dovolí dle našeho názoru mnohdy rychlejší navigaci v poznámkách bez zbytečného skrolování nežli výchozí umístění – ale záleží zde na tom, co preferuje uživatel a také jaké povahy poznámky jsou (pro úpravy textu v poznámkách je výhodnější horizontální zobrazení). Při vertikálním i horizontálním umístění lze velikost panelu změnit tažením za jeho okraj, dynamicky se tomu přizpůsobí velikost stránek .

Poznámky jsou na tomto panelu řazeny podle určených kritérií (výchozí jsou zde stránky) a seskupeny do stromové hierarchie. V hierarchickém řazení lze pohled na vybrané prvky (jednotlivé poznámky, všechny poznámky z určité stránky atp.) rozbalit či sbalit klepnutím na znaménko plus či mínus, odpovídající tlačítka v záhlaví panelu dovolují provést rozbalení či sbalení v celém dokumentu. Mimo řazení podle stránek lze použít také uspořádání podle typu, autora, data pořízení, barvy, stavu zaškrtnutí (o tom dále) a osob zúčastněných na recenzi. Povšimněme si takto, že barevné označení poznámek může být velmi účinným třídícím nástrojem, podobným známým visačkám. Pohled na poznámky lze dále filtrovat způsobem naznačeným výše (tj. jako u příkazů z nabídky Zobrazit podle typu poznámek, recenzenta apod.).

Nalezení poznámek obsahujících určitý textový řetězec dovoluje příslušná vyhledávací funkce. Po jejím spuštění se otevře panel Hledat, dovolující zadat hledaný řetězec a případná další hledací kritéria, výsledek hledání se zobrazí v podobě seznamu odkazů, odkud může uživatel přejít na požadovanou poznámku klepnutím na příslušný odkaz.

Pokud na panelu Poznámky klepneme na řádek poznámky, zobrazí se příslušná destinace s poznámkou v okně dokumentu. Poznámka je přitom vybrána, takže s ní lze na daném umístění manipulovat způsoby popsanými výše, dále jsou možné úpravy přímo na panelu Poznámky. Pohodlná je takto především editace textu připojeného k poznámkám. Poznámky lze dále na daném panelu odstraňovat, přes kontextovou nabídku lze otevřít dialog pro změnu jejich vlastností, dále je pak k dispozici sada příkazů, umožňující efektivní použití poznámek v týmu. O těch si nyní konečně povíme něco bližšího.

Skupinová editace poznámek

Podpora komentování v Acrobatu a Readeru myslí hodně na to, že se na recenzích bude podílet vícero osob a tyto budou chtít mezi sebou aktivně komunikovat v rámci sdílených či e-mailových recenzí. Nejlogičtějším způsobem komunikace zde přitom je odpovídání na poznámky. To lze nejsnáze provádět právě na panelu Poznámky – poté, co uživatel vybere určený řádek s poznámkou a zadá příslušný příkaz, může připsat svou odpověď. Daným způsobem je možno odpovídat v celé hierarchii, jedná se o stejný postup, jaký je znám například z diskusních fór (vlákna). Odpovídání na poznámky lze pak provádět i přímo v dokumentu, po zadání příslušného příkazu se odpovídá přímo v okně rozbalovací poznámky, daným způsobem lze nicméně pracovat pouze na jedné úrovni hierarchie. Ve většině případů bude tedy vhodnější odpovídat přímo z panelu Poznámky.

Jinou cestu práce s poznámkami nabízí nastavení stavu poznámky. Ten může být typu Žádný, Přijato, Zrušeno, Dokončeno a Zamítnuto. Význam těchto indikátorů je jasný a pokud se skupina recenzentů domluví na pravidlech používání, může se jednat o užitečnou pomůcku. Korektor takto může zapracovávat pouze poznámky se statusem Přijato, správce recenze odstranit poznámky se statusem Zrušeno atp. Připomeňme, že podle postupů naznačených výše lze poznámky podle statusu v dokumentu filtrovat.

Speciálním typem příznaku je zaškrtnutí. V tomto případě se jedná o indikátor, který je určen pouze pro aktuálního uživatele dokumentu, dalším uživatelům se zaškrtnutí u poznámek nezobrazí. Pomoci může zaškrtnutí, pokud si např. uživatel chce označit poznámky, které již přečetl apod. Účinný je daný prostředek v kombinaci s nastavením pohledu na pouze zaškrtnuté či nezaškrtnuté poznámky. Pokud si tedy uživatel takto "odškrtává" poznámky, které již na stránce přečetl, postupně mu ze stránky mizí. Kdykoliv se pak změnou pohledu (pouze zaškrtnuté) může na již přečtené poznámky znovu podívat.

Import a export poznámek

V Readeru se při práci s dokumenty nastavenými pro komentování nabízí i možnost importu či exportu poznámek (viz např. odpovídající příkazy v nabídce Dokument - Poznámky). Export takto dovoluje vytvořit soubor s popisem poznámek. Pokud je tento importován do PDF dokumentu, provede se odpovídající vytvoření poznámek. Daným způsobem lze tedy mezi komentátory téhož dokumentu vyměňovat pouze poznámky, nikoli celé komentované dokumenty. To výrazně šetří datovou zátěž, protože soubory s poznámkami jsou samozřejmě výrazně méně objemné nežli komentované dokumenty. Z praktického hlediska je ale daná metoda potřebná jen pro "ad hoc" workflow, tj. tam, kde iniciátor recenze pouze odemkne PDF dokument k recenzování v Readeru a tento pak pošle přímo, bez využití nástrojů pro sledované recenze. Ty totiž daný způsob přenosu dat používají automaticky.

Závěrem

Nástrojů pro správu a organizaci poznámek je celá řada a zvláště ze začátku je dobré začít s obezřetným užíváním, neboť uživatel by se mohl v nabídce snadno "utopit". Tam, kde je potřeba opakovaně odpovídat na poznámky, používat nastavení stavu apod., je pak vhodné, aby správce recenze stanovil jasná pravidla pro to, jak dané prvky používat, a rozeslal je všem účastníkům recenze (lze tak učinit při spuštění sledované recenze, blíže viz příště).

V prostředí Acrobatu 8 Professional jsou pro správu poznámek k dispozici i další nástroje, například pro tisk souhrnu poznámek či zapracování poznámek do prostředí Wordu. Podrobněji se k nim v našem výkladu dostaneme někdy příště.