Komentování PDF dokumentů v Adobe Readeru a Acrobatu 8 (1): Principy a možnosti - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

26. ledna 2007, 00.00 | Dneškem startujeme na Grafice nový seriál, věnovaný nadmíru atraktivnímu tématu: skupinovému komentování PDF dokumentů (nastavených pomocí Acrobatu Professional) prostřednictvím Internetu a s využitím Adobe Readeru 8. Dnes se budeme věnovat základnímu nastínění takovéhoto komentářového workflow.

Společnost Adobe již v Acrobatu 7 Professional přišla se zajímavou možností nastavení uživatelských práv PDF dokumentů tak, aby takovéto dokumenty bylo možno komentovat (v terminologii české lokalizace Acrobatu recenzovat, v následujícím výkladu budeme dané pojmy používat jako synonymní) i v bezplatném prohlížeči PDF dokumentů Adobe Reader, a to přitom s pomocí prakticky stejně výkonného aparátu, jaký se nabízí v komerčním Acrobatu (Standard nebo Professional). Uvedenou schopnost si zachoval i nedávno uvedený Reader 8, jehož možnosti přitom adekvátně posílily s rozšířením příslušných prostředků v osmé verzi Acrobatu Professional.

S pomocí jediné instalace Acrobatu Professional a prakticky neomezeného počtu instalací Adobe Readeru lze tedy nyní provozovat velmi pokročilé komentářové workflow, které přitom (vzhledem k tomu, že Reader je k dispozici zdarma) stojí obvykle jen zlomek ceny jiných obdobných řešení. To dokáží ocenit jak publikační provozy, tak i kancelářská pracoviště, potažmo pak vlastně jakékoli subjekty, které potřebují spolupracovat nad dokumenty. Vzhledem k vysoké atraktivnosti daných prostředků jsme se rozhodli přiblížit komentářový workflow v kombinaci Acrobat-Reader podrobněji formou seriálu. V této jeho první části se podíváme na základní principy daného procesu.

Komentování PDF dokumentu v Adobe Readeru 8

Jak to celé funguje?

Recenzování je v terminologii Adobe PDF workflow proces, ve kterém uživatel - tzv. iniciátor recenze - předá z prostředí Acrobatu PDF dokument jiným uživatelům (třeba i jen jedinému uživateli) k připomínkám. Tito uživatelé - recenzenti - pak mohou (v Acrobatu či Readeru) do daného dokumentu zapracovat své poznámky s pomocí sady anotačních nástrojů. Nabídka je zde značně bohatá a zahrnuje například nalepovací poznámky, zvýraznění textu, vyznačení textových korektur, razítkování, kreslené objekty či zvukové anotace nebo různorodé přílohy (podrobněji se těmto nástrojům budeme věnovat v příštím díle našeho výkladu). Co je ovšem třeba zdůraznit, že daným způsobem se nikdy nemění původní obsah daného dokumentu. Odpovídající nástroje pak dovolují jednak výměnu poznámek mezi jednotlivými recenzenty a dále kumulování všech poznámek u iniciátora recenze. Ten na jejich základě může provést nejrůznější akce, typicky zapracování připomínek do podkladů, z kterých byl PDF dokument generován. Následně je možno vytvořit nový PDF dokument, a ten opět nechat skupinově komentovat atp.

Využití

Využití je zde nasnadě, uveďme jen několik triviálních příkladů z oblasti pre-pressu. Takto třeba studio či samostatný designér vytvoří (například z dokumentu Adobe InDesignu či QuarkXPressu) Acrobatem Professional PDF náhled publikace, který zašle e-mailem klientovi. Ten do něj zapracuje v prostředí Readeru své připomínky (k textu, rozvržení návrhu, podání barev atp.) a komentáře předá opět e-mailem zpět. Designér připomínky zapracuje do předloh, případně se celý cyklus několikrát opakuje, ve finále je takto schválen podklad určený k tisku. Obdobně se může odehrávat spolupráce například mezi periodikem a zadavatelem inzerce, sazečem, redaktory a autory vydavatelství atp. Najít pak lze nepřeberně mnoho dalších příkladů v oblasti kancelářského zpracování dokumentů, technické grafiky či dokonce 3-D modelování (i pro to disponuje PDF workflow příslušnými prostředky díky Acrobatu 3D).

Zdůrazněme na tomto místě ještě jednou ekonomičnost a také jednoduchost celého procesu. Komerční Acrobat Professional je zapotřebí pouze na straně iniciátora recenze, všichni ostatní recenzenti si vystačí s bezplatným Readerem. Ten si přitom mohou snadno sami stáhnout a instalovat z Internetu. V rámci této aplikace pak mají podrobnou nápovědu, i Reader 8 je již k dispozici plně česky (ovšem zatím pouze na platformě Windows) - hovoříme zde zdánlivě o trivialitách, ale je třeba si uvědomit, jak moc se jedná o přimočařejší a snazší řešení, nežli v případě nějakých obvyklých "ad hoc" přístupů (zasílání podkladů faxem, osobní návštěvy klienta ve studiu či tiskárně, ruční korektury v papírovém náhledu, zasílání připomínek e-mailem či jejich zapracování přes telefon aj.).

Recenzní worklfow s použitím Readeru

Již bylo naznačeno, že k použití recenzování v Readeru daným způsobem je zapotřebí odpovídajícím způsobem nastavit u PDF dokumentu jeho tzv. rozšířená práva užití s pomocí Acrobatu Professional (dále v tomto článku jen Acrobat). "Oprávněný" dokument lze předat uživateli ke komentování obvyklými kanály, tj. třeba zaslat mu jej e-mailem, nahrát do síťové složky či na FTP server nebo poskytnout na paměťovém médiu bez jakékoli další účasti Acrobatu. Následně pak uživatel po vložení svých poznámek v prostředí Readeru pošle dokument zpět odesilateli. K nastavení PDF dokumentu pro recenzování takovýmto triviálním způsobem lze v Acrobatu použít příkaz Poznámky-Povolit přidávání poznámek v Adobe Readeru.

Mnohem elegantnější možnosti ovšem nabízejí odpovídající nástroje, které dovolují provádět tzv. sledované recenze: díky nim lze zajistit nejen nastavení oprávnění, ale i řízený způsob distribuce takto nastavených dokumentů v rámci určené uživatelské skupiny, zpětný příjem komentářů, jejich kumulování atp.

Sledované recenze jsou v Acrobatu 8 Professional tří typů, konkrétně sdílené, e-mailové a v prohlížeči. Recenze v prohlížeči ovšem nelze v Acrobatu pro Reader odemknout (je to možné jen v podstatně drazších serverových řešeních Adobe), a proto se jimi nebudeme v dalším výkladu zabývat (zájemce můžeme každopádně odkázat na naše starší články na dané téma).

Schéma naznačující způsob fungování sdílených recenzí

V případě sdílených recenzí (jedná se o novinku zavedenou právě v rámci Acrobatu 8; v Acrobatu spustíme příkazem Poznámky-Odeslat ke sdílené recenzi) se jedná o metodu, která vychází z toho, že poznámky vložené do dokumentu jednotlivými recenzenty jsou schraňovány na jediném, sdíleném úložišti. Tím může být například obyčejná síťová složka a dále různé speciálně provozované virtuální prostory (např. WebDAV server, SharePoint workspace aj.). Samotný dokument pak může být distribuován různými kanály (tedy třeba e-mailem, přes FTP apod.), v sobě si nese odkazy na příslušné úložiště poznámek. S tímto úložištěm pak odpovídající nástroje Readeru či Acrobatu provádí synchronizaci, při samotném komentování tedy uživatel nemusí být online. Po připojení má nicméně nejen možnost uploadovat na server poznámky své, ale též si do svého dokumentu stáhnout poznámky ostatních uživatelů (upload i download jsou možné i automaticky). Na ty pak může odpovídajícím způsobem v rámci poznámkového aparátu reagovat, jeho reakce se opět synchronizují se sdíleným úložištěm atd.

K plnému využití sdílených recenzí je zapotřebí Acrobat nebo Reader 8, uživatelé s Acrobatem 6 nebo 7 mohou vyměňovat poznámky pouze e-mailem. Daný typ komentování pak nepodporuje práci s 3D obsahem (vytvořitelný v PDF s pomocí Acrobatu 3D). Teoreticky mohou daný způsob spolupráce využít třeba i jen dvě osoby, prakticky se ale jedná o řešení pro větší skupiny uživatelů, typicky spolupracujících v rámci místní sítě (ale nic nebrání ani spolupráci přes Internet). V pre-pressu to tedy může být třeba skupina spolupracujících designérů a sazečů nebo také autorů a redaktorů.

V případě e-mailových recenzí (spouští se příkazem Poznámky-Přiložit pro e-mailovou recenzi) se dokument k recenzování zasílá e-mailem. Komentáře pořízené v těchto dokumentech pak nejsou nijak sdíleny a musí být iniciátorovi (nebo jiné osobě) zaslány opět elektronickou poštou, využít lze k tomu odpovídající specializované nástroje. Daný typ recenzování se hodí zejména pro komunikaci typu 1:1, resp. všude tam, kde buďto není k dispozici sdílené úložiště nebo se jeho provozování jeví z hlediska daného projektu zbytečně náročným. V případě pre-pressu to může být typicky komunikace zadavatel-studio nebo dílčí výměna poznámek k dokumentu mezi jednotlivými pracovníky. K danému typu recenzí lze používat Acrobat od verze 6 a Reader od verze 7.

Závěrem

Tolik obecné nastínění principů recenzních workflow v Acrobatu a Readeru. V příští části našeho výkladu se budeme podrobněji věnovat nástrojům Readeru, s jejichž pomocí lze PDF dokumenty komentovat bez ohledu na workflow, ve kterém jsou nasazeny.