Komentování PDF dokumentů v Adobe Readeru a Acrobatu 8 (4): E-mailové recenze - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

19. února 2007, 00.00 | Recenzní workflow zajištěný s pomocí e-mailu dovoluje sice jen jednodušší, ale o to snáze použitelnou cestu, jak vyměňovat poznámky k PDF dokumentům. Podrobněji se e-mailovými recenzemi zabýváme v tomto díle našeho seriálu.

V našem seriálu věnovaném komentování PDF dokumentů v kombinaci Adobe Reader/Acrobat 8 Professional jsme již probrali základní principy příslušných workflow, nástroje pro komentování a správu komentářů, věnovali jsme se pak i sdíleným recenzím. Nyní se dostáváme k e-mailovým recenzím, které lze výhodně používat zejména v jednodušších komentářových workflow.

K charakteristice e-mailové recenze

Jak jsme již několikrát v našem seriálu zmínili, e-mailová recenze je – obdobně jako recenze sdílená – formou recenze sledované – tj. nabízí možnosti, jak dokumenty ke komentování a do nich vložené poznámky distribuovat a shromažďovat s pomocí příslušných nástrojů koordinovaně. Na rozdíl od sdílených recenzí se přitom jedná o principiálně jednodušší prostředek – distribuce i sběr dat fungují s použitím běžného e-mailového klienta. To může být na jednu stranu výhoda – není zapotřebí složitějšího nastavování a provozování jako v případě sdílených (či na prohlížeči založených) recenzí, jež k výměně komentářů používají sdílený online prostor. E-mailové recenze pak podporují nejvíce verzí Acrobatu a Readeru: Reader může být ve verzi 7 nebo novější, Acrobat pak ve verzi 6 a novější.

Na straně druhé je e-mailové recenzování neobratné ve chvíli, kdy potřebujeme, aby všichni recenzenti měli možnost vidět poznámky recenzentů ostatních a dokázali na ně v rozumném čase reagovat – zde jsou sdílené a prohlížečové recenze mnohem flexibilnější (i když základní mechanismy pro výměnu komentářů mezi recenzenty se i u e-mailových recenzí nabízejí, viz další výklad). Sumárně se tedy e-mailové recenze hodí pro 1:1 komunikaci (typicky třeba výměna korektur, náhledů apod. mezi zhotovitelem a klientem) nebo pro workflow, ve kterém není zapotřebí, aby jednotliví recenzenti věděli o připomínkách těch ostatních – vyhodnocování, koordinace a zpětná vazba jsou tedy převážně na straně iniciátora recenze.

Spuštění e-mailové recenze

Ke spuštění e-mailové recenze se nabízí dvě možnosti. První představuje odeslání dokumentu rovnou z prostředí Acrobatu přes příkaz Poznámky-Přiložit pro e-mailovou recenzi. Druhou variantu představuje odeslání s použitím utility PDFMaker, jež kontroluje tvorbu PDF přes Acrobat z různých aplikací (Word, Excel, AutoCAD aj.) – zde je třeba zadat příkaz Adobe PDF-Převést do Adobe PDF a poslat k recenzi. Tento příkaz nejprve zajistí převod do PDF a poté daný PDF otevře v Acrobatu, následně se otevře dialog stejného průvodce jako v prvním případě.

Pokud dosud iniciátor recenze nevyplnil v Acrobatu své identifikační údaje (jméno, titul, e-mail), vyzve jej daný průvodce nejprve, aby tak učinil. V samotném prvním kroku pak uživatel určuje PDF dokument, který má být zaslán ke komentování, obvykle takto odsouhlasí nabízený dokument (kterým je aktivní otevřený dokument v Acrobatu).

V druhém kroku se především zadávají e-mailové adresy osob, kterým se mají dokumenty k recenzování poslat. Tyto lze přebrat i z adresáře Outlooku či Lotus Notes, v seznamu se oddělují středníkem nebo znakem konce řádku. Tlačítko Přizpůsobit volby recenze pak dovoluje určit další e-mailové adresy, na které se mají posílat komentované dokumenty – tj. mimo iniciátora mohou poznámky přijmout i další účastníci. Nabízí se zde tedy přece jen určitá omezená možnost, jak zajistit poměrně rychlou výměnu komentářů mezi účastníky recenze. Jinak se v daném dialogu nastavuje i odemčení možnosti komentování v Adobe Readeru (ale výchozí volba je zapnuto, tj. daný dialog je nutný spíše k případnému vypnutí daného nastavení).

Konečně je zde poslední krok. V něm lze upravit podobu předmětu a zprávy rozesílaného e-mailu. Po odsouhlasení provede Acrobat rozeslání daného dokumentu pomocí výchozího e-mailového klienta systému (předtím, než uživatel Acrobatu začne e-mailové recenze používat, by měl zkontrolovat, zda nastavení parametrů poštovního klienta odpovídají parametrům popsaným v nápovědě Acrobatu). Podle toho, jak je tento klient konfigurován a také jak jsou celkově určeny například bezpečnostní podmínky apod., může být uživatel vyzván, aby příkaz k odeslání zadal v prostředí daného programu ručně nebo provedl jiné akce.

Recenze na straně příjemce

Poté, co recenzent obdrží daný dokument, může jej ve svém počítači s pomocí Readeru či Acrobatu otevřít a následně komentovat pomocí nástrojů popsaných v předchozích dílech tohoto seriálu. Vhodné je přitom uložit si daný dokument lokálně na disk, do vyhrazené složky: snazší pak bude jeho zálohování, dohledání apod. nežli v případě schraňování pouze ve složce došlé pošty. Po otevření je speciální status daného dokumentu indikován pomocí pruhu zpráv dokumentu, zobrazeného v horní části okna dokumentu. Komentovaný dokument je pak možno kdykoli odeslat zpět (a také případným dalším recenzentům, kteří byli zadáni iniciátorem recenze – viz popis výše) přes tlačítko Poslat poznámky, které se nachází jak v pruhu nástrojů Poznámky a označení, tak i v pruhu zpráv dokumentu. Pokud z jakéhokoli důvodu dokument daným způsobem odeslat nelze (např. z důvodu nevyhovující konfigurace e-mailového klienta), může uživatel iniciátorovi či jinému uživateli zaslat dokument či pouze poznámky (exportované příkazem Dokument-Poznámky-Exportovat poznámky do datového souboru) manuálně. Pokud se zasílají pouze poznámky, značně se šetří přenosové linky, neboť soubory poznámek jsou obvykle řádově menší nežli samotné komentované dokumenty.

Recenze na straně iniciátora

Iniciátor recenze dostává postupně e-mailem poznámky zaslané recenzenty postupy popsanými výše. Okomentovaný dokument či soubor poznámek pak otevře v Acrobatu: tento buď přímo otevře původní dokument, ke kterému poznámky patří – tzv. základní dokument, nebo uživatele vyzve, aby daný dokument dohledal (pokud byl tento například přejmenován, odsunut na jinou destinaci apod.). Následně je možné provést tzv. sloučení poznámek, tj. začlenění přijatých poznámek do základního dokumentu. Uživatel zde přitom může zvolit, zda se má přímo provést sloučení, nebo zda se nejprve zobrazí dokument pouze s danými poznámkami, přičemž případné následné sloučení je možné příkazem Poznámky-Sloučit poznámky do základního PDF.

Další možnosti

I u e-mailových recenzí lze využít nástroj Sledování recenzí (Poznámky-Sledování recenzí). Recenzent může jeho prostřednictvím rozesílat e-maily všem recenzentům nebo iniciátorovi (s upozorněními, doplňujícími informacemi atp.), iniciátor může pomocí daného nástroje přidat i další recenzenty kdykoliv v průběhu recenze.

Poznámková výměna pak nemusí probíhat pouze mezi recenzentem a iniciátorem recenze, ale i mezi vybranými recenzenty, a to i opakovaně (tj. jsou možná vícenásobná přidání a výměna poznámek). Postupy byly již naznačeny výše: po počátečním či novém okomentování lze zaslat komentovaný dokument či jeho poznámky v podstatě na libovolnou e-mailovou adresu, nejen tedy ty, jež byly určeny při iniciaci recenze. Příjemce si pak zapracování poznámek do svého dokumentu provede pomocí příkazu Sloučit poznámky do základního PDF. Otázkou je každopádně přehlednost celého procesu, největší potenciál mají dle našeho názoru e-mailové recenze spíše u workflow, ve kterých výměna poznámek proběhne jen jednorázově a poznámky jsou kumulovány a dále zpracovány iniciátorem, který pak může předložit opravenou verzi dokumentu k novému reviznímu cyklu.