Adobe Acrobat 8 Professional zblízka: Formuláře - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

11. října 2006, 00.00 | Zajímavé možnosti nastavení rozšířeného užití formulářů v bezplatném Adobe Readeru, výrazná
vylepšení tvorby dokumentů s formuláři, včetně automatického převodu skenovaných
předloh, a komfortní možnosti rozesílání formulářů i jejich sběru po vyplnění. Taková
jsou hlavní vylepšení práce s formuláři v novém Acrobatu Professional, která blíže
představíme v našem článku.

Formuláře v PDF jsou velmi silnou technologií pro sběr informací prostřednictvím Internetu i jiných elektronických kanálů. Klíčovým prostředkem pro využití dané technologie je bezesporu Acrobat Professional. Ten byl v daném ohledu v nastupující verzi 8 významně rozšířen. Jak? To se dočtete v našem článku.

Tvorba formulářů

Stejně jako v Acrobatu 7 mají uživatelé Acrobatu Professional ve Windows k dispozici nejen poměrně bohatý aparát pro tvorbu formulářů přímo v Acrobatu, ale také samostatnou aplikaci Form Designer. Ta nabízí jednak širší možnosti návrhu formulářů (včetně třeba nadstandardní podpory čárových kódů), její hlavní síla pak spočívá v pokročilých možnostech nastavení tzv. business logiky formuláře tj. vlastností spojených se zpracováním formulářových prvků ve vazbě na další systémy a aplikace (XML schemata, databáze, webové služby). Novinkou je organičtější provázání daných aplikací, v různých situacích se uživatel dostane z Acrobatu do Designeru automaticky, "bez zbytečných řečí", což urychluje zpracování. Příkladem za všechny je postup při tvorbě nového formuláře, kdy uživatel vyvolá příslušného průvodce v prostředí Acrobatu, na základě volby se pak plynule naváže v Designeru. Na druhou stranu je dané spojení přeci jen poněkud násilné, v námi naznačeném postupu musí například uživatel vědět, že pro další zpracování v Acrobatu je třeba daný formulář uložit v PDF a nikoli ve formátu Designeru atd.

Formuláře lze v Designeru vytvářet z mnoha přednastavených šablon

Hodně zajímavou pomůcku představuje při tvorbě formulářů přímo v Acrobatu funkce Form Recognition. Jak již název naznačuje, jedná se zde vlastně o určitou obdobu OCR technologie, která dovolí v elektronickém dokumentu automaticky identifikovat potenciální formulářová pole. Obdélník je takto chápán jako pole textové, čtverečky či kolečka se berou coby pole zaškrtávací atp. Po rozpoznání má uživatel k dispozici podrobné informace o tom, co a jak bylo převedeno, takže může výsledek převodu dále doladit.

Daným způsobem lze zpracovat dokumenty vytvořené z různých zdrojů, mimo těch, co vznikly skenováním papírových předloh (zde je vhodné nejprve použít OCR funkci, která v současné verzi podporuje i češtinu a slovenštinu) to mohou být třeba dokumenty vytvořené v Microsoft Office, Adobe InDesignu či Illustratoru apod. I když výsledky nejsou obvykle úplně dokonalé, jedná se přesto o velmi zajímavou metodu tvorby formulářů, která ušetří mnoho práce.

Distribuce formulářů a zpracování po vyplnění

Velmi zajímavá je funkce pro distribuci a sběr formulářů navazující na obdobný prostředek Acrobatu 7. Hlavním rozdílem oproti minulosti je u ní především existence mechanismů, dovolujících po vyplnění zpětně přijímat a spravovat celé vyplněné formuláře, nikoli pouze uživatelem vložená data.

Distribuce s pomocí dané funkce začíná u odpovídajícího průvodce, který nejprve vyžaduje určit zpáteční e-mailovou adresu, na kterou mají být vraceny vyplněné formuláře, a datový soubor, do kterého budou vrácené formuláře uloženy (tzv. data collections file). Následně uživatel určí e-mailové adresy na které má být daný formulář zaslán, adresy lze přitom převzít z adresáře Outlooku, možné je pak i vytvoření vlastního seznamu adres výlučně pro daný účel. Dále lze v daném průvodci určit i podobu zprávy, připojené v e-mailu k danému formuláři. Po vyplnění všech potřebných voleb je formulář zaslán na zadané e-mailové adresy s pomocí výchozího poštovního klienta systému (fungovalo nám i Thunderbirdem).

Nastavení distribuce formulářů

Poté, co příjemce formulář vyplní, může stiskem odpovídajícího tlačítka ve formuláři zaslat vyplněný formulář e-mailem zpět na určenou adresu. Acrobat pak poté, co je takovýto formulářový dokument otevřen coby e-mailová příloha, provede automaticky jeho vložení do určeného datového souboru, který má podobu PDF balíčku (viz náš dřívější popis dané, opět nové, technologie). Pro formuláře doručené jinou cestou (na datovém nosiči, přes webovou službu atp.) pak lze k vložení do tohoto PDF balíčku použít funkci Acrobatu Compile Returned Forms. V PDF balíčku s formuláři sebranými naznačenými způsoby je k dispozici formou tabulkového seznamu přehled informací vyplněných v jednotlivých polích formulářů, uživatel si tedy může takto data nechat setřídit podle různých kritérií, k dispozici pak má nástroje pro odebírání či přidávání souborů v rámci balíčku atd. Poskytována je rovněž funkce pro sledování (tracking) zpracovaných formulářů, obdobná tomu, co je nabízeno pro komentáře.

PDF balíček se sebranými formuláři

Co je pak ovšem pro většinu uživatelů asi nejzajímavější, obsah formulářových polí je možno exportovat, a to buď v podobě CSV textového souboru s oddělovači nebo XML souboru. V prvním případě je tedy velmi snadné přenesení dat do tabulkového procesoru, ve kterém pak lze data různým způsobem vyhodnocovat, možný je rovněž import do databáze atp. XML forma pak především výhledově představuje silný prostředek pro další zpracování dat v různorodých aplikacích a systémech.

Formuláře a Reader

Velmi důležitá pro naznačené formulářové workflow je rozšířena podpora práv užití PDF dokumentů v bezplatném Readeru. Acrobat Professional takto nyní dovoluje povolit v Readeru ukládání vyplněných formulářů na disk a také vkládání elektronického podpisu. Dané možnosti jsou přitom použitelné i pro XFA formuláře vytvořené v Designeru. Přidáme-li k tomu dřívější podporu komentování (která je nyní také rozšířena, o tom nicméně více až v některém z příštích článků), naskýtá se pestrá škála využití PDF dokumentů bez nutnosti nákladného softwarového vybavení.

Určité omezení se zde nicméně stále vyskytuje: podle uživatelské licence je možno naznačené odemčení vlastností dokumentu (resp. nastavení tzv. rozšířených práv užití) využít legálně pouze pro 500 nasazení daného dokumentu, nad toto číslo je zapotřebí použít k nastavení uživatelských práv drahý Adobe LiveCycle Reader Extensions Server. Dané číslo ovšem nevidíme, zvláště v tuzemských podmínkách, jako nějakou zásadní překážku. Představitelné jsou takto třeba marketingové výzkumy u úzké skupiny zákazníků, komunikace či nabídka služeb například u realitních kanceláří či cestovních agentur, podávání přihlášek na konference atp.

Zploštění formulářových polí

Zajímavou novinkou spojenou s formuláři je dále i možnost provést tzv. zploštění formulářových polí vložených do dokumentu s pomocí odpovídající volby nástroje PDF Optimizer. Daná funkce převede vyplněný obsah polí (text, obrázky, políčka) na normální obsah, čímž dojde k odstranění logiky formulářů, a tím také obvykle dosti významnému snížení objemu dokumentu. Smysluplné použití dané funkce se zde naskýtá například při zasílání vyplněných formulářů k tisku, jejich vystavení na Webu apod. - úpravu naznačeného typu lze přitom provést i hromadně, neboť Optimizer je podporován v rámci dávkového aparátu Acrobatu.

Zploštění formulářů v Optimizeru

Závěrem

Změny v oblasti formulářů jsou v případě nového Acrobatu hodně znatelné. Adobe je evidentně výrazně zainteresována na větším prosazení Acrobatu ve formulářových workflow, potažmo kancelářích jako takových. PDF zde má nepochybně co nabídnout, ke slovu se nicméně tlačí různorodá konkurence, mj. Microsoft s podporou XML formulářů ve svých produktech, a i v případě PDF se nabízí různá konkurenční řešení, včetně těch, jež jsou zcela zdarma (OpenOffice.org, Scribus). Pro ty, kdo musí Acrobat Professional ve svých workflow i tak používat - týká se to především publikačních pracovišť - je nasazení daného produktu k uvedenému účelu každopádně asi tou nejlepší volbou.