Zoho Office: král online kancelářských balíků? - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

13. srpna 2007, 00.00 | Kancelářské aplikace online nejsou, zejména díky snažení společnosti Google, ničím neznámým a nedostupným. Zoho Office je balíkem daného zaměření, který kromě běžných aplikací nabízí třeba i kvalitní databázový systém, plánování projektů nebo customer relationship management. To vše buď zcela zdarma, nebo za velmi mírné ceny. Kdy má a kdy nemá smysl daný balík užívat?

I na stránkách Grafiky jsme v minulosti již věnovali pozornost online kancelářským aplikacím, známým dnes zejména díky odpovídajícím produktům společnosti Google. Jedná se o poměrně zajímavý typ softwaru, který se snaží prostřednictvím Webu poskytnout pro obvyklé "kancelářské" úkony nástroje, jež byly dosud doménou pouze desktopových aplikací. Konkrétně jsou takto k dispozici obdoby textových či tabulkových procesorů, editorů webových stránek, nástrojů pro plánování času (kalendář, seznam úkolů, správa projektů) či prostředků pro online komunikaci (email, online messaging, konference).

Z obecného hlediska mají dané prostředky značný potenciál (vše dostupné kdykoli online, bez nutnosti cokoli instalovat), na druhou stranu i mnoho záporů (dosud málo funkcí, bezpečnostní problémy, ne vždy dostupné kvalitní internetové připojení aj.). Svým způsobem se jedná o produkty v raném stádiu vývoje, které jsou zatím mnohdy použitelné jen občas, a to k ne právě náročným či důležitým úkolům.

Nicméně situace se může v poměrně dohledné době změnit, a to, co dnes vnímáme jako hříčku v permanentní "betaverzi", se může za čas stát seriózním, zcela běžně používaným prostředkem. Velmi dobrou ukázkou toho, k čemu všemu by mohla být zanedlouho řešení daného typu vhodná, je sada aplikací Zoho Office společnosti AdventNet, kterou bychom rádi představili v tomto článku.

Základní přiblížení

Zoho Office (resp. Zoho Office Suite) je stále se rozrůstající sadou online aplikací a utilit, naprogramovaných pro platformu AJAX. Podporovanými prohlížeči, ve kterých lze tyto prostředky podle výrobce bezproblémově provozovat, jsou Internet Explorer (5,5+), Firefox (1.5+), Netscape (7.0 ) a Mozilla (1.4; resp. dle našich zběžných testovacích zkušeností všechny "Mozilla" klony, tedy třeba i Camino v Mac OS X). Můžeme přitom potvrdit rychlý a bezproblémový chod těchto prostředků v případě, že uživatel disponuje dobrou internetovou linkou. Fakt, že dané produkty vznikají poměrně překotně, znamená, že jejich rozhraní je dosti odlišné a určitou integrační funkci zde dodává v podstatě pouze nabídka Switch To, dovolující snadno přecházet mezi většinou komponent Zoho Office.

Přístup k funkcím daných aplikací získá uživatel po bezplatné registraci. Na její bázi tak získá i odpovídající online úložiště provozované na prostředcích výrobce, do kterého se ukládají všechny dokumenty. Většina aplikací Zoho Office je v současnosti k dispozici zdarma a i ty placené lze v omezené míře či pro individuální účely používat bez poplatku. Platby jsou pak obvykle velmi mírné (viz dále).

Text, tabulky, prezentace, databáze, publikování

Základem Zoho Office jsou aplikace odpovídající vybavení výše již zmíněných desktopových balíků. Ke zpracování textu je zde tedy Writer, jedná se o textový procesor, jehož základním formátem je HTML a který disponuje bohatými importními (Word, SXW, TXT aj.) i exportními (RTF, Word, SXW, PDF, různé blogy aj.) možnostmi. Tuzemského uživatele zamrzí, že daný produkt v současnosti nabízí kontrolu pravopisu pouze pro angličtinu, jinak v něm ale s češtinou a vůbec zpracováním dokumentů, vybavených případně i obrázky, tabulkami apod., problémy nejsou. Na dobré úrovni je tabulkový procesor Sheet, disponující i grafy. Provázání Writeru a Sheetu s Microsoft Wordem a Excelem (pohodlné přecházení mezi online a offline editací) umožňuje odpovídající plugin.

K tvorbě a promítání prezentací přímo v prostředí prohlížeče slouží Show, do prostředí daného produktu lze importovat PowerPoint i OpenOffice prezentace či obrázky ze služby Flickr. Zajímavým novým nástrojem je Viewer, dovolující do podoby zobrazitelné v libovolném webovém prohlížeči konvertovat například dokumenty Microsoft Office či v PDF formátu: daná služba se hodí tam, kde nejsou instalovány příslušné aplikace, a též ke sdílení obsahu.

Oproti jiným balíkům daného typu je Zoho Office vybavena i v podstatě plnohodnotným databázovým programem Creator. Rozhraní tohoto programu funguje prostřednictvím snadno vytvořitelných formulářů, logiku pak databázím dovoluje přidat vlastní skriptovací jazyk. Databázové aplikace lze snadno zpřístupnit okolnímu světu, a to na bázi uživatelských oprávnění. Zvláště u tohoto programu vidíme poměrně dobré možnosti nasazení třeba i na publikačních pracovištích při sběru a využívání nepříliš složitě strukturovaných dat (informace o klientech, zakázkách apod., včetně sdílení v rámci pracoviště, s klientem, s okolním světem prostřednictvím Webu či blogu apod.), nicméně znovu je třeba zdůraznit problematičnost týkající se bezpečnosti dat uložených online na cizích prostředcích.

Určitou perličkou, ale bezesporu také důkazem, že výrobce umí opravdu vycházet vstříc trendům, je pak skutečnost, že všechny výše popsané aplikace lze díky nové službě iZoho používat i na Apple iPhonu. V nabídce Zoho Office je pak i Notebook určený ke kombinování obsahu z Writeru a Sheetu s dalším obsahem, včetně obrázků, videa a audia, či též webových stránek a RSS feeds. Dokument vytvořený Notebookem lze sdílet s jinými uživateli, přičemž se nabízí i systém poznámek a sledování verzí. Dále je k dispozici Wiki, určený k tvorbě a publikování Wiki webu.

Plánování

Zoho Office myslí i na plánování času. Základním nástrojem je zde značně jednoduchý Planner, poskytující prostředky k tvorbě HTML stránek s úkoly, poznámkami, přílohami a dalším obsahem. Mnohem zajímavější je aplikace Mail, jež má ambice být jakýmsi ústředním plánovacím (plánovací kalendář, úkoly aj.), komunikačním (email, chat, oznámení, přístup z mobilních zařízení přes WAP) a dokumentovým (dokumenty Writeru, Sheetu či Show, poznámky, odkazy, kontakty aj.) centrem pro jednotlivého uživatele a ještě více celé skupiny: při zběžném testování nám daný produkt přišel jako hodně ambiciózní. Předpokládá se pak zřejmě jeho zpoplatnění při skupinovém nasazení.

Hodně zajímavým nástrojem pro oblast plánování je pak Projects. S jeho pomocí lze spravovat projekty různých typů, přičemž k dispozici jsou nástroje pro plánování a sledování úloh či časové osy, online mítinky, sdílení souborů, správu členů projektu, reporting pomocí Ganttových grafů aj. Uživatel si může daný nástroj zkoušet zdarma na jediném projektu, rozšířený provoz je zpoplatněn na subskripční bázi, a to od přijatelných 5 USD měsíčně. Stejně jako v případě Creatoru či Mailu je zde opět nástroj, který by mohl zaujmout i publikační pracoviště (např. příprava magazínů, webových prezentací aj. v týmech).

Komunikace a CRM

Speciální skupinu nástrojů Zoho Office tvoří ty, jež jsou určeny ke komunikaci. Zmínili jsme takto již Mail, dále je zde Meeting pro online porady, webové konference, sdílení desktopu či vzdálenou asistenci. Prostředek Chat je pak určen spíše jen pro osobní chatování s přáteli.

Zřejmě největším "bonbónkem" v rámci Zoho Office je Zoho CRM, na webu založený systém pro Customer Realationship Management (CRM). Jedná se o dosti pokročilé řešení, nabízející mimo jiné realizaci kampaní, včetně jejich analýz, podporu zákazníků či správu produktů, cen, kontaktů, objednávek, faktur a mnoha dalších zdrojů, spojených s danou oblastí. I tento prostředek si lze vyzkoušet zdarma při nasazení u tří uživatelů, rozsáhlejší nasazení je pak zpoplatněno částkou 12 USD měsíčně.

Závěrem

Zoho Office nemá smysl přeceňovat, a to jak vzhledem ke skutečnostem naznačeným v úvodu tohoto článku, tak třeba i proto, že se zatím jedná o řešení, které nedisponuje (narozdíl od Google aplikací) českým rozhraním. Na druhou stranu jde o hodně zajímavý, inspirativní balík aplikací, který dobře naznačuje, jak různorodé a pestré může být nasazení prostředků, označovaných jako "kancelářské", v online prostředí. Pro tvůrce webových aplikací pak může být Zoho Office jistě zajímavou inspirací při tvorbě méně či více komplexnějších řešení obdobného typu.