Google Docs & Spreadsheets: tvorba, sdílení a publikování dokumentů online - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

17. ledna 2007, 00.00 | Společnost Google nabízí v rámci svých online služeb i bezplatný textový a tabulkový
procesor, použitelný plně z prostředí webového prohlížeče. Možnosti skupinového sdílení
a publikování dokumentů činí přitom z daného softwaru i poměrně zajímavý prostředek pro
publikační pracoviště. Více již v naší recenzi.

S tím, jak roste dostupnost kvalitního internetového připojení, přibývá rovněž webových služeb, které se svou podobou a posláním blíží desktopovým aplikacím. K nejzajímavějším službám daného typu patří přitom ty, jež poskytují funkce kancelářského softwaru pro tvorbu obsahu. Zajímavou kombinaci textového a tabulkového procesoru zde mimo jiných výrobců nabízí rovněž společnost Google v rámci bezplatně dostupné služby Google Docs & Spreadsheets. Pozoruhodné na této službě, která je zatím stále ve fázi beta, jsou přitom jak základní funkce pro tvorbu dokumentů, tak možnosti online spolupráce či publikování vytvořeného obsahu. Podrobněji jsme se proto danou službu rozhodli přiblížit v této recenzi.

Základní popis

Google Docs & Spreadsheets funguje z prostředí Internet Exploreru, Firefoxu, Mozilly a Netscape (technické podrobnosti k podporovaným verzím lze dohledat na stránkách služby) na platformách Windows a Mac, uživatelé Maců tedy nemohou použít Safari, zkrátka zatím podle všeho zůstanou i příznivci Opery (jsou nicméně referována úspěšná spuštění služby v daném prohlížeči). K provozu potřebují Docs bezplatnou registraci - Google Account, po které jsou uživateli dostupné i další služby Google.

Prostředí Docs se po přihlášení uživatele otevře ve správci dokumentů. Zde lze dokument otevřít k editaci, vytvořit nový dokument, nahrát soubor v podporovaném formátu (zajímavá je možnost uploadu dokumentu jeho zasláním na určitou e-mailovou adresu), dokument odstranit či archivovat apod. Dokumenty sice nelze členit do složek, ale k dispozici je systém třídění, tagů a hvězdiček, dovolující – spolu s možností zobrazení pouze nedávno editovaných dokumentů a vyhledávací funkcí – snadno najít požadovaný dokument.

Správa dokumentů

Textový procesor

Textový procesor obsažený v Docs navazuje na dřívější produkt Writely, který společnost Google získala akvizicí. Jedná se o poměrně dobře vybavený nástroj pro tvorbu strukturovaných dokumentů, přičemž výchozím formátem je zde HTML, čemuž odpovídá zaměření produktu: nelze vytvářet něco jako je layout tištěné stránky, dokument je formátován v rámci okna prohlížeče, takto jej lze i vytisknout. K dispozici jsou běžné formátovací nástroje, mimo nastavení typu, velikosti, řezu, barvy či zvýraznění písma lze použít i několik základních odstavcových stylů, kontrolu zarovnání či řádkového prokladu, výčty, odkazy, záložky, obrázky, tabulky, příkazy pro vložení zalomení stránky či horizontální čáry aj. Příjemným překvapením pro nás byl dynamický spell-checker, u kterého v bohaté nabídce jazyků nechybí ani čeština. Editor disponuje vícenásobnou funkcí undo/redo a k dispozici je také poměrně propracovaný systém práce s revizemi, který popisujeme dále. Možná je přímá editace HTML kódu dokumentů.

Procesor zvládá import HTML, TXT, DOC, RTF, OpenDocument Text (.odt) a StarOffice (.sxw) formátů – samozřejmě nelze u složitějších dokumentů čekat nějaký stoprocentně věrný převod, ale celkově jsme byli s kvalitou spíše spokojeni; možný je i přenos textu přes schránku. Do HTML, RTF, DOC a OpenOffice formátu lze provést export, dále je k dispozici i převod do PDF (čeština se převedla korektně).

Editace textu

Velmi silné jsou možnosti skupinové práce nad dokumenty. Mimo pouhého rozesílání e-mailem lze takto využít sdílení dokumentu, přičemž uživatel přistupující k dokumentu může mít status collabotor (prohlížení i editace) nebo viewer (pouze prohlížení) – zde jsme mimochodem při našich testech narazili na problém, když daná funkce (resp. iniciování skupinové spolupráce) fungovala korektně pouze s dokumenty tabulkového procesoru (nicméně i tak lze skupinovou spolupráci nad dokumenty textového procesoru provozovat, například vytvořením sdíleného účtu, a navíc doufáme, že daný problém bude vyřešen). K dispozici je systém sledování revizí (s vyznačením změn a možností jejich odvolání, změny v dokumentu lze monitorovat i přes RSS feeds), dále lze používat poznámek vkládaných přímo do těla dokumentu. Dokument lze publikovat, a to buďto jako HTM stránku vystavenou na docs.google.com, nebo prostřednictvím blogu (mimo Blogger.com Google jsou podporovány mnohé další služby daného typu).

Sledování verzí

Tabulkový procesor

Tabulkový procesor poskytuje řadu nástrojů obvyklých pro produkty daného typu – nabízeny jsou různorodé funkce, včetně specifických pro Google (Google Finance - online burzovní informace a Google Lookup - různé informace týkající se užití Internetu, geografie apod.), k dispozici jsou prostředky pro formátování či třídění obsahu buněk, úpravy řádků a sloupců, podporováno je vícero listů v jedné tabulce atp. Skupinová spolupráce dovoluje opět využít sdílení a revize způsoby popsanými výše, navíc je k dispozici i funkce chatu pro online diskusi nad dokumenty. Procesor si poradí s CSV, Microsoft Excel a OpenDocument formáty na vstupu i při výstupu, export je dále možný i do HTML a PDF. Z funkcí oblíbených u daného typu softwaru pak výrazně chybí zejména podpora grafů.

Prostředí tabulkového procesoru

Závěrem

Google Docs & Spreadsheets není plnohodnotnou náhradou kancelářského balíku typu Microsoft Office či OpenOffice. Elegance daného řešení je nicméně dána především jeho online povahou: dokumenty jsou přístupné odkudkoliv a bez potřeby speciálního softwaru, stačí webový prohlížeč. Z hlediska publikačních pracovišť (redakční workflow vydavatelství, výměna podkladů mezi zadavatelem a studiem, pracoviště korporátního designu aj.) jsou zajímavé možnosti skupinové spolupráce, a to i přes problémy, o kterých jsme referovali výše, a snad i přesto, že online úložiště dokumentů znamená potenciální bezpečnostní rizika či nebezpečí ztráty dat. Zajímavě vypadají publikační možnosti, které lze využít třeba k doplnění vlastní webové prezentace subjektu (rychlé publikování aktuálních přechodných informací prostřednictvím blogu apod.). V potaz je pak třeba brát i existenci dalších zajímavých bezplatných služeb Google (např. Notebook pro poznámky, Blogger pro blogování, Calendar pro plánování aj.), i když tyto nejsou (zatím?) s Docs & Spreadsheets nějak úzce provázány.

Současná podoba Docs & Spreadsheets je zkrátka pěknou, nicméně dosud poněkud nehotovou ukázkou potenciálu online aplikací pro tvorbu, sdílení a publikování dokumentů. A i kdyby daná služba nakonec úspěšná nebyla, je jisté, že se najdou určitě takové, které úspěch u uživatelů mít budou.