Virtual Ticket a Job Manager: výkonná řešení pro management polygrafické produkce - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

technologie tabletpc

technologie tabletpc

23. června 2004, 00.00 | Správu a účtování publikačních zakázek lze zajistit různě. Málokdy ale tak kvalitně a
výkonně, jako s pomocí dvojice produktů společnosti MetaCommunications, o jejichž
přiblížení se pokoušíme v této recenzi.

Důsledně prováděná správa polygrafické produkce, řešená s pomocí softwarových nástrojů, může přinést výrobní efektivitu a s ní související úspory času i financí. Prostředků, použitelných k uvedenému účelu, je přitom celá řada, přičemž rozdíly v jejich zaměření, výkonnosti a samozřejmě i ceně mohou být diametrální - naši čtenáři se o tom nejlépe mohli přesvědčit v příslušném přehledu, který jsme před nedávnem publikovali na Grafice. Řešením, které jsme v jeho rámci opomenuli, i když si pozornost určitě zaslouží, je tvořeno dvojicí produktů Virtual Ticket a Job Manager společnosti MetaCommunications. O jeho přiblížení bychom se proto rádi pokusili v této recenzi.

Virtual Ticket

Produkt Virtual Ticket je řešením, založeným na architektuře klient-server (pro intranet nebo Internet), použitelným na platformách Macintosh a Windows. Jeho posláním je zajistit správu zakázek a k nim přidružených zdrojů v prostředí kreativních provozů, reklamních agentur, vydavatelství a dalších subjektů, působících v oblasti polygrafie. Ústředním prostředkem v tomto systému jsou jobtikety, mající podobu elektronických formulářů. K návrhu a vyplňování formulářů uvedeného typu slouží odpovídající klientská aplikace. Uživatel (manažer projektů, administrátor systému aj.) může s její pomocí vytvářet buďto zcela nové formuláře nebo takové, které odpovídají jeho stávajícím papírovým prostředkům, používaným pro zpracování zakázek. V rámci zmíněných tiketů lze takto popsat všechna specifika zakázky, jako jsou například klient, číslo zakázky, výrobní požadavky (materiál, barvy, preflight, dokončovací zpracování aj.), záznamy telefonické komunikace s klientem a mnoho dalšího.

Jobtiket v prostředí aplikace Virtual Ticket

S každým tiketem je dále možno sdružit odkazy na odpovídající digitální zdroje, umístěné buďto na lokálních počítačích nebo na serveru. Odpovídající funkce pak dovolují snadnou manipulaci s těmito zdroji, takže uživatel, pracující na určitém projektu má díky tiketu vždy rychle po ruce požadované dokumenty bez nutnosti jejich pracného vyhledávání. Výhodná je samozřejmě i opačná možnost, tj. zobrazení produkčních informací, spojených s daným zdrojem, obsažených v jobtiketu. K dispozici jsou dále pokročilé možnosti prohledávání sdílených zdrojů na základě metadat nebo obsahu (například textové informace v dokumentech QuarkXPressu či Illustratoru) a katalogizování, spojené s automatickým přiřazením metadat a generováním náhledů. Propracované jsou možnosti archivace zdrojů: možné je automatické ukládání dat na základě informací z tiketu. Zaznamenáno je úložiště archivovaných souborů (CD/DVD, páska, server aj.), takže uživatel může kdykoli v budoucnu snadno vyhledat požadovaný zdroj.

Vytvořené tikety jsou centrálně sdíleny a spravovány prostřednictvím serveru. Přístup je samozřejmě autorizován, takže lze přesně definovat přístup k jednotlivým informacím (uživatelské skupiny podle jednotlivých projektů). Uvedeným způsobem lze tedy vyměňovat informace nejen v rámci daného provozu, ale také se zákazníky. Příslušné rozšíření systému (WebServer) dále dovoluje prostřednictvím Webu sdílet i zdroje, spojené se zakázkou.

Velmi důležitá pro nasazení jobtiketů ve workflow je skutečnost, že lze zaznamenat a využít historii jejich úprav (mazání, vkládání, doplňování údajů). Mimo to je k dispozici propracovaný systém pro automatická upozornění na úpravy jednotlivých jobtiketů a k nim přidružených zdrojů. Uživatelé pracující ve skupinách mají tedy v podobě jobtiketu k dispozici prostředek, který je vlastně jakýmsi informačním uzlem, jež dokáže kdykoli poskytnout rychlý, globální a aktuální přístup ke všem informacím, spojeným se zakázkou, ať už se to týká jejich zdrojů, historie, současného stavu i dalšího směřování.

S každým jobtiketem lze spojit libovolný počet digitálních zdrojů

Volitelné rozšíření systému dovoluje využít jobtikety k plánování zakázky. K dispozici zde jsou prostředky typu sdílených kalendářů a seznamů úkolů, záznamů o provedených operacích a další. Systém lze dále podle potřeb rozšiřovat a automatizovat s využitím skriptovacích prostředků, přičemž podporováno je nasazení jazyků MetaScript a AppleScript. Skripty lze opět sdílet a spravovat prostřednictvím serveru. Odpovídající moduly také umožňují úzkou integraci Virtual Ticketu s různými pre-pressovými (aplikace Adobe, QuarkXPress aj.) či kancelářskými (Microsoft Office) aplikacemi stejně dobře, jako databázovými systémy (Microsoft SQL server).

Job Manager

Samostatně, ale ještě lépe v kombinaci s Virtual Ticketem, lze použít produkt Job Manager. Jedná se o nástroj, dovolující sledovat čas a výdaje, vložené do zakázek, spravovat objednávky a vystavovat faktury. Sledování času a výdajů je prováděno na dvou úrovních, úrovni zaměstnance a úrovni managera projektu. Zaměstnanci pomocí elektronických hodin a dalších prostředků zaznamenávají čas, věnovaný zvolenému úkolu, a dále příslušné výdaje - aktuální aktivity zaměstnance lze přitom v reálném čase sledovat prostřednictvím sítě. Všechny takto shromážděné údaje má k dispozici manager zakázky, který si je může vypsat různým způsobem, například podle projektu, jednotlivých pracovníků, pracovních dnů, typu údajů apod. Pro manažerskou práci jsou dále k dispozici nástroje monitorování zakázky: Ty dovolují pomocí přehledných diagramů modelovat workflow toky a pak snadno sledovat stav vyřízení, přidělené zaměstnance apod.

Job Manager

Odpovídající prostředky dovolují kdykoli v průběhu zakázky sestavit částečnou či úplnou fakturu, jejíž údaje jsou automaticky kalkulovány z údajů, zaznamenaných v systému. Příslušné nástroje pak dovolují provádět analýzu profitu podle různých kritérií (zákazník, prodejce apod.). K dispozici jsou i další funkce pro podrobnou analýzu produkce, workflow a efektivity pomocí uživatelských reportů. Informace ze systému pak lze vyměňovat s jinými prostředky pro správu klientských kontaktů, materiálu a financí. Již zmíněná integrace s Virtual Ticketem funguje na možnosti výměny informací se zmíněným systémem a přímého využití jeho funkcí z prostředí Job Managera.

Závěrem

Produkty Meta Communications jsou ukázkou high-end řešení pro správu zakázek v publikačním průmyslu. Zvlášť Virtual Ticket přitom považujeme za koncepčně velmi zajímavý produkt ukazující, jak elegantně lze spojit správu zdrojů a plánování zakázek v jediný celek, ve kterém je většina manuálních, náročných a k chybám náchylných operací nahrazena automatizovaným zpracováním. Klíčová je samozřejmě cena řešení: Výrobce zde používá cenový model, který vyžaduje jednak zakoupení základní licence pro určený počet uživatelů (cena od 1000 USD) a pak licenci za každého uživatele (cena od 429 USD). Investice pak samozřejmě úměrně rostou s počtem uživatelů systému, lze ale počítat s množstevními slevami. Cena webovské nástavby (WebServer) začíná na 3995 USD, obdobně vysoké jsou investice do jiných serverových rozšíření. Celková cena za instalaci v daném provozu je každopádně otázkou individuální kalkulace, pro kterou je zapotřebí kontaktovat výrobce. Těm, kdo by se rádi s oběma řešeními seznámili blíže, je k dispozici odpovídající bezplatné demo.