Nástroje pro management pre-pressové produkce - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

technologie tabletpc

technologie tabletpc

28. května 2004, 00.00 | Hledáte softwarový prostředek pro sledování času, stráveného na zakázkách, spojený s
možností tvorby faktur či kalkulace nákladů? Nebo byste dokonce rádi svěřili správu
svých publikačních projektů počítači? V takovýchto případech nahlédněte do tohoto našeho
přehledu odpovídajících řešení.

I když je práce v pre-pressových provozech zcela regulérní činností, má svá specifika: Platí to zejména o způsobech tarifikace, jakými studia, agentury, designéři i jiné subjekty, působící v pre-pressu, sledují a ohodnocují odvedenou práci. I když je zde snaha o vyčíslení například prostřednictvím hodinové sazby, stanovením plateb za určitý typ úkonu apod., bývá celková suma obvykle výslednicí pouze přibližného odhadu. Něco podobného platí rovněž v případě řízení publikačních projektů: I subjekt, vybavený nejvýkonnější počítačovou technikou, sahá při plánování své činnosti nebo řízení pracovníků po prostředcích typu papírového diáře nebo se dokonce spoléhá pouze na paměť a intuici.

Na naznačeném neblahém stavu se ve značné míře podepisuje absence vhodných softwarových nástrojů, kterým by bylo možno sledování, tarifikaci či plánování publikačních projektů přenechat. Tím ovšem nelze říct, že prostředky uvedeného typu neexistují. Je jich dokonce celá řada, a i když prakticky všechny vznikly v zahraničí a nenajdeme mezi nimi žádný, který by byl lokalizován pro tuzemské prostředí (pomíjíme zde proprietární systémy, vyvíjené například pro potřeby tiskáren), stojí určitě za povšimnutí. Na Grafice jsme se již postupně snažili několik prostředků uvedeného typu přiblížit. V tomto článku bychom rádi naše dosavadní recenze sumarizovali a doplnili i o stručnou charakteristiku dalších řešení. Věříme, že se tak podaří našim čtenářům nabídnout přehled, ve kterém si každý najde aplikaci, vyhovující jeho požadavkům.

Přehled řadíme přibližně podle výkonnosti produktů, i když takovéto řazení je samozřejmě, vzhledem k různorodosti popisovaných řešení, značně ošidné. Řešení uvedená v závěru přehledu (ProWorkflow, Creative Manager) už patří mezi skutečně komplexní, přesto ale cenově relativně dostupná. Mimo nich pak existují ještě výkonnější systémy, nabízené například v rámci řešení Printable či PrintCafe, ty už se ale svými nároky i zaměřením týkají spíše komplexního řízení velkých polygrafických provozů, a proto je v našem přehledu opomíjíme.

I když jsme se snažili do přehledu zahrnout skutečně všechna nám známá řešení, nevyhrazujeme si samozřejmě právo na úplnost. Uvítáme tedy, pokud případně některý z čtenářů upozorní v diskusním fóru tohoto článku na řešení v přehledu nezahrnuté. Stejně tak budeme rádi, pokud se naši čtenáři uvedenou cestou podělí o své konkrétní zkušenosti s využíváním některého z dále přiblížených produktů.

Tick Tock
Triple Triangle, 59 USD, Mac/Win - InDesign (Článek na Grafice zde)

Uživatelé, kteří potřebují sledovat čas, strávený nad zakázkou v prostředí InDesignu, mají k dispozici plugin Tick Tock. Jeho pomocí lze zaznamenat datum, čas a dobu práce, spojené s jednotlivými zakázkami. Měření probíhá s pomocí virtuálních stopek, přičemž je možno různým způsobem využít pauzu (při minimalizaci dokumentu, po určený čas apod.). Určit lze rovněž druh zaznamenané aktivity (stránková montáž, korektury apod.), v rámci sledování je možno mezi jednotlivými aktivitami přepínat. Ke každé aktivitě lze připojit poznámku. Záznamy aktivit je možno prohlížet, upravovat a exportovat do textového souboru s oddělovači pro zpracování v jiných aplikacích (tabulkový procesor, databáze aj.).

TimeEqualsMoney
Stone Design, 49 USD, Mac OS X (Článek na Grafice zde)

Aplikace, vytvořená pro sledování, vyčíslení a fakturování času, stráveného různými činnostmi. K zaznamenání času jsou určeny tzv. time cards, které umožňují členit záznamy podle klienta, statusu a dalších kritérií. Uplynulý čas lze měřit pomocí stopek nebo zadat ručně. U každé položky je možno zaznamenat i údaje finanční povahy, jako je hodinová sazba či daň, vkládat lze i další výdaje, nespojené s časem. Každá karta pak zobrazuje automaticky kalkulované údaje, jako je například celkově strávený čas, celkové výdaje, částka k proplacení aj. Na základě záznamů lze generovat faktury či podrobné protokoly v textovém či RTF formátu, jež je možno přímo z prostředí programu zaslat na zvolenou e-mailovou adresu.

Iwork
IGG Software, 29,99 USD, Mac OS X

Jednodušší řešení pro sledování a fakturování kreativní práce. S projektem lze spojit určené soubory, úkoly a klienty. Využívá integraci se systémovými aplikacemi Maca iCal a Adress Book. Sledování času je možné s pomocí stopek. Strávený čas lze znázornit v grafickém přehledu podle dnů. Funkce pro tvorbu grafických reportů a faktur, založených na údajích z jednotlivých projektů. Možné je i serverové nasazení produktu (iWork Server - 74,99 USD).

Vakcer Project Tracker
Vakcer, 39,95 USD, Win (Článek na Grafice zde)

Aplikace, dovolující monitorovat činnost uživatelů ve zvolených aplikacích systému Windows, přičemž jsou zohledněny i požadavky kreativních pracovišť. Monitorování je založeno na tzv. projektech (sada parametrů typu klient, seznam sledovaných aplikací, hodinové sazby pro práci v jednotlivých aplikacích aj.). K dispozici jsou pak i nástroje pro zaznamenání nepočítačových aktivit a výdajů. Nástroj Message Board upozorňuje na nejrůznější události, jež nastaly v rámci monitorovaných činností, Project Budget dovoluje sledovat časový nebo finanční limit, stanovený pro daný projekt. V rámci projektu lze poznamenat, jakým způsobem má být řešena distribuce zakázky, na jakých médiích byly dodány podklady, jaké jsou požadavky na náhledy či dokončovací zpracování aj.

Sledování naměřených údajů je možné pomocí obrazovkových statistik či plně konfigurovatelných, na šablonách založených HTML reportů, které lze použít pro interní výpisy, fakturaci apod. Shromážděné údaje je rovněž možno exportovat do textových souborů s oddělovači.

Silnou vlastností Project Trackeru je možnost rozšiřování jeho funkcí pomocí nejrůznějších pluginů. Z těch, které nabízí samotný výrobce, zaslouží nejvíc pozornosti dvojice pluginů Network Support, umožňující nasazení Trackeru v síti. Další nabízené pluginy poskytují například rychlejší ovládání Trackeru, rozšiřují funkce pro práce s projekty a umožňují vyměňovat informace mezi Trackerem a aplikacemi Microsoftu (Excel, Outlook, MS Project). Pro vývojáře pak výrobce poskytuje informace, umožňující jim vývoj pluginů vlastních.

Studio Boss Lite/Deluxe/FM
Dennis Best Design, free/45 USD/99 USD, Mac 9 & OS X (Win pro FM verzi)

Produkt pro sledování a účtování kreativních projektů, vytvořený vlastníkem pre-pressového studia, který nebyl spokojen se stávající softwarovou nabídkou příslušných produktů. Základní, zdarma dostupná verze produktu, umožňuje sledování času a dalších údajů (klienti, úkoly, výdaje, soubory) spojených s projekty. K dispozici jsou zde funkce pro prohledávání, zálohování a archivování projektů. Deluxe verze přidává možnost tvorby reportů a faktur ve formátu HTML či PDF (prostřednictvím Acrobatu), podporována je rovněž možnost sledování času na PDA s Palm OS. Údaje lze exportovat do jiných aplikací, například Microsoft Excelu. FM verze poskytuje všechny výše uvedené funkce v podobě kódu pro databázovou aplikaci FrameMaker, což dovoluje vlastnosti produktu dále upravovat podle potřeb daného provozu a rovněž využívat v síťovém prostředí.

JobCapture
CaptureWorks, 199 USD, Mac/Win (Článek na Grafice zde)

JobCapture je řešení, fungující na bázi klient-server, určené ke sledování práce, prováděné v různých počítačových aplikacích, a rovněž nepočítačových činností (telefonování, konzultace aj.), souvisejících se zakázkou. Záznam o stráveném čase se vede formou tzv. JobJacketu, jehož některé údaje vkládá uživatel sám, jiné se vyplňují automaticky. Údaje z JobJacketů jsou schraňovány v serverové databázi. Odtud si je lze vylistovat v podobě různých přehledů, včetně grafických. Údaje databáze je možno exportovat v textovém či XML formátu do jiných aplikací a systémů, importní funkce naopak dovoluje přebírání informací. Pro sledování okamžitých aktivit na počítačích, spravovaných JobCapture, lze využít funkci "Live Picture" či pokročilejší volitelný modul AppliTrack. Systém pracuje s využitím protokolu TCP/IP, což umožňuje jeho nasazení jak v rámci lokálního intranetu, tak globálně, prostřednictvím Internetu. V současné nabídce CaptureWorks je modul Web Server, nabízející jak vzdálené vkládání Job Jacketů, tak vzdálené monitorování databáze prostřednictvím webovského browseru. Možná je také integrace CaptureWorks s pokročilými databázovými systémy, postavenými například na technologiích SQL, mySQL či ODBC.

Pro ty, kdo mají hlouběji do kapsy, nabízí výrobce odlehčenou, pouze lokálně fungující verzi svého produktu, kterou je TaskCapture (49 USD). K dispozici je rovněž aplikace pro sledování nákladů, spojený s provozem stolních tiskáren PrintCapture (99 USD), kterou lze provázat s JobCapture.

P3Expeditor
P3Software, 199 USD a více (roční subskripce odlišující se počtem funkcí), Mac/Win (Článek na Grafice zde)

I když je řešení P3Expeditor určeno především k dražbě polygrafických zakázek pomocí Internetu (tzv. RFQ systém), umožňuje rovněž jednodušší správu projektů. Konkrétně je zde k dispozici Scheduler, tedy nástroj dovolující sledovat průběh všech rozpracovaných projektů v prostředí kalendáře. Zobrazení zde lze měnit různým způsobem, například je možno vypsat všechny zakázky, které jsou v běhu k určitému datu, zakázky spojené s určitým projektem atp. Z prostředí Scheduleru lze kdykoli přejít na specifikaci zakázky, případně je odsud možno začít vytvářet specifikaci novou. Jinou cestu, jak získat představu o projektech, nabízí Project List Screen. Ten vypisuje zvolené zakázky v podobě seznamu, který lze třídit podle nejrůznějších parametrů.

ProWorkflow
ProActive Software 199 USD a výše (podle počtu uživatelů, dále je k dispozici i subskripční model), ColdFusion Server (Článek na Grafice zde)

Komplexní serverový systém pro sledování a řízení projektů, využitelný i na pre-pressových pracovištích. Uživatelé pracují v tomto systému (autorizovaný přístup) prostřednictvím webovského prohlížeče. Klíčovým pojmem v rámci ProWorkflow je zakázka (Job), složená z jednoho nebo více úkolů (Job Task). Pro každou zakázku lze definovat a sledovat především údaje, spojené s časem (datum zahájení/ukončení atp.): možné je například upozornění na překročení termínu, detailní vypsání všech činností na projektu den po dni a mnoho dalšího.

Každé vytvořené zakázce lze přiřadit různé kategorie, jako jsou stav (v běhu, vyřízeno, před startem), klient, zodpovědný pracovník apod.: Na základě této klasifikace je možno snadno zobrazit všechny zakázky, spojené s daným klientem, zakázky vyřízené apod. Nastavit a sledovat lze dále informace obchodní povahy, jako jsou předpokládaná a skutečně fakturovaná cena, daňové zatížení a také skutečnost, zda zakázka již byla uhrazena. Rovněž lze k zakázce připojit různé zdroje, tj. soubory, nahrané do depositáře systému: Uvedeným způsobem je možno sdílet například podkladové soubory, náhledy, objednávky, job tikety a mnoho dalšího. Efektivním nástrojem pro komunikaci mezi uživateli systému jsou textové poznámky.

Velmi propracované jsou funkce tzv. reportů, sloužící k sumárnímu výpisu a vytištění informací o všech zakázkách či úkolech různého typu (všechny, fakturované, zaplacené, spojené s danou osobou apod.). Dále lze vést velmi podrobnou databázi kontaktů pro všechny osoby, zainteresované na zakázkách.

CreativeManager Pro
Creative Manager, Inc subskripční model (od 35 USD měsíčně za jednoho uživatele), Internet

Internetový systém pro správu projektů, vytvořený speciálně pro kreativní provozy. Uživatelé využívají funkcí systému prostřednictvím webovského prohlížeče, provoz je možný na zařízeních výrobce nebo vlastních prostředcích. Základním pojmem, od kterého se odvíjí činnost Manageru, je projekt (parametry, jako jsou název projektu, typ, zákazník, kontakty, přidělení zaměstnanci a mnoho dalšího). U pre-pressových projektů je možná poměrně detailní specifikace tiskových úloh (určení formátu tiskoviny, nároků na barvu, dokončovací zpracování atp.). Každý projekt je chápán jako posloupnost dílčích úkolů, u kterých si lze poznamenat například jeho typ, dobu provádění, zaměstnance atp. Úkoly pak lze přehledně prohlížet, reorganizovat apod. K dispozici jsou dále pokročilé nástroje pro organizaci času jednotlivých uživatelů (osobní či sdílené kalendáře) a správu kontaktů.

V rámci Manageru je možná různorodá výměna informací mezi jednotlivými zúčastněnými stranami. K dispozici zde jsou prostředky pro sdílení a on-line anotování podkladových souborů, provoz systému správy obsahu a systém sdílení znalostí. Dále se nabízí velmi bohaté možnosti tvorby nejrůznějších statistik, spojených s projekty (výdaje, strávený čas, provedené či rozpracované úkoly, spotřebovaný materiál apod.) a výměny dat s jinými aplikacemi či systémy.

Silné jsou prostředky pro práci s údaji ekonomické povahy. Podrobná je evidence nákladů a výdajů (strávený čas, externí honoráře, materiál apod.), k dispozici jsou rovněž prostředky pro sledování a zohlednění došlých faktur a (na základě údajů ze systému automatizované) vystavování faktur vlastních. Dále je poskytován systém pro dražbu zakázek.