FileMaker: databáze ve službách pre-pressu - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

6. května 2005, 00.00 | Populární databázový program FileMaker se v poslední době stále více profiluje coby
řešení pro kreativní profesionály. V rámci jeho dodávky najdeme databáze, určené pro
nasazení v oblasti publikování, a pozadu nezůstávají ani vývojáři řešení pro danou
platformu. Čím vším dnes může databáze posloužit publikačním provozům?

Jedním z prostředků, používaných různým způsobem v oblasti publikování, jsou i databáze resp. příslušné databázové systémy. V případě pre-pressu lze takto hovořit o databázovém publikování (tedy tvorbě publikací, jako jsou katalogy, seznamy či encyklopedie) nebo publikování personalizovaném (tiskoviny s variabilními údaji, například direct-maily), v oblasti webového publikování pak zase publikování dynamickém (webové stránky se skládají ze šablony a položek vybraných z databáze). Databáze pak začínají přicházet ke slovu (a to stále více i v menších provozech) rovněž při správě publikačních zdrojů - hovoříme zde o content managementu či digital asset managementu. Konečně se s databázemi můžeme setkat i v případě systémů pro management publikační produkce, kde dovolují sledovat čas či výdaje spojené s projekty, zajišťovat fakturaci, plánovat atp.

Možností nasazení databází v oblasti publikování je tedy celá řada, a odpovídá tomu i pestrá škála příslušných produktů, kterým se na Grafice snažíme průběžně věnovat. Dnes bychom se takto podívali rádi na řešení, které je přímo databázovým systémem, a to systémem dobře známým i v tuzemských podmínkách: hovoříme totiž o produktu FileMaker společnosti FileMaker, Inc. Výběr daného řešení není náhodný: koncepcí svého ovládání se FileMaker snaží v mnohém oslovit i kreativní profesionály, kteří nepatří ke specialistům na informační technologie. A co je ještě důležitější, s ohledem na zmíněnou cílovou skupinu poskytuje výrobce i řada dalších firem různé databázové aplikace pro FileMaker, využitelné na publikačních pracovištích. O konkrétnější přiblížení naznačených možností bychom se rádi pokusili v této recenzi.

Základní přiblížení

Pod souhrnným označením FileMaker můžeme v současnosti rozumět celou sadu produktů, stavějících na obdobném databázovém enginu. Klíčovým řešením, kterému se budeme v dalším výkladu výlučně věnovat, je desktopový databázový systém pro platformy Windows i Macintosh FileMaker Pro 7. Mimo něj jsou k dispozici FileMaker Server 7 a Server 7 Advanced, určené k síťovému nasazení, Developer pro tvorbu rozsáhlejších databázových aplikací, Mobile pro kapesní počítače (Palm OS a Pocket PC) a konečně i FileMaker 6 pro starší operační systémy.

Prostředí FileMakeru 7 Pro

Popisovat vlastnosti FileMakeru dopodrobna by na tomto místě bylo samoúčelné, neboť nám jde především o přiblížení aplikací tohoto produktu v rámci publikačních provozů. Přesto bychom měli říci, že se jedná o řešení pro tvorbu a správu relačních databází, tj. takových, které mají podobu jedné či více tabulek, sestávajících ze záznamů o jednom či více polích. Pole mohou být různých typů, mimo textu, čísel či časových údajů lze takto s odpovídajícími náhledy ukládat i soubory různých typů, včetně obrázků v různých formátech nebo PDF dokumentů - FileMaker je tedy možno využít k správě zdrojů, spojených s publikačními projekty, digitálních fotografií v ateliérech profesionálních fotografů atp.

Položky databáze je možno různým způsobem třídit a prohledávat, zobrazení databáze (na obrazovce či při tisku) lze zařídit různým způsobem pomocí tzv. layoutů či reportů - každá databáze může mít více těchto položek pro různé účely. Mezi jednotlivými záznamy či tabulkami lze vytvářet propojení, mimo jiné na bázi výpočtů. K datům je možno nastavit zabezpečený a privilegovaný přístup, k automatizovanému provádění různých úkonů lze využít skripty. Pro návrh databází disponuje FileMaker řadou užitečných pomůcek, jako jsou přednastavené šablony (tzv. Starter Solutions) či průvodci pro tvorbu layoutů a reportů.

Z hlediska tuzemského nasazení je potěšující fakt, že pro kódování textu je ve FileMakeru použit Unicode a produkt umí pracovat s různými formáty měn, jednotek apod. Vzhledem k existenci na platformách Mac i Windows se jedná o řešení zajímavé pro smíšené provozy. Produkt je, co se importu i exportu týče, dobře provázán s Microsoft Office, nabízí přitom možnost mail-merge ve Wordu, dále jej lze využít pro hromadné rozesílání e-mailů. K provázání s jinými systémy poskytuje FileMaker odpovídající prostředky pro import či export XML, ODBC či JDBC dat, možné je snadné načtení tabulek z Excelu.

Funkce Instant Web Publishing pak dovoluje obsah databáze zpřístupnit jiným uživatelům prostřednictvím Webu. Přístup k takovéto databázi je autorizovaný, možné jsou nejen prohlížení, ale i úpravy dat, k práci s takto vystavenými daty je zapotřebí pouze internetový prohlížeč. Jedná se tedy o poměrně silný nástroj, jak spolupracovat na datech projektu se spolupracovníky či klienty.

Dialog funkce Instant Web Publishing

Aplikace pro publikační pracoviště

Výše naznačené základní možnosti dovolují nasadit FileMaker coby silné a přitom zcela dle požadavků daného pracoviště konfigurovatelné řešení pro správu publikačních zdrojů. Tím ale možnosti nasazení produktu na publikačních resp. kreativních pracovištích nekončí. Nejlepší demonstrací tohoto tvrzení je FileMaker Creative Pro Starter Kit, sada databází dodávaných zdarma v rámci produktu. Jedná se o více či méně komplexní řešení (vytvořené nezávislými výrobci), které lze chápat spíše jako svébytné aplikace, než pouhé přednastavené tabulky s odpovídajícím layoutem.

Konkrétně je takto k dispozici Client Tracker, systém, dovolující spravovat informace spojené s klienty. Mimo kontaktních údajů lze takto vést záznamy o jednáních či projektech. Sledování projektů, úloh a klientů umožňuje aplikace Praesto Jr. V rámci projektů lze zaznamenat strávený čas či výdaje, u úloh je možné jejich sledování, plánování, přidělování jednotlivým pracovníkům atp., pro klienty se nabízí odpovídající správce kontaktů, provázaný s plánovačem projektů. Asset Tracker je řešení pro správu digitálních zdrojů (obrázky, video aj.), které se zdrojem dovoluje uložit údaje o klientovi, projektu, rozměrech, podmínkách užití atp. Zdroje mohou být vystaveny na Internetu ke schválení klientem. Job Time Tracker je řešením pro sledování času stráveného na zakázkách, které nabízí jak různé možnosti sledování, tak různé možnosti vypsání sebraných údajů. Obdobné zaměření má i JobCharge Timesheet, jedná se totiž o produkt, dovolující vést pracovní výkazy, které je možno různým způsobem sumarizovat.

Asset Tracker v akci

Uvedenými řešeními možnosti FileMakeru v dané oblasti nekončí. Odpovídající přehled na serveru výrobce dává tušit, že dnes existuje řada vývojářů, kteří vytvářejí obdobné produkty (lze počítat na desítky), určené pro kreativní či publikační provozy. Jedná se většinou o řešení, do kterých je třeba dále investovat, i nezávazné seznámení může být nicméně zajímavou inspirací pro tvorbu vlastních databázových aplikací daného typu.

Závěrem

FileMaker nám svou orientací na kreativní potažmo publikační pracoviště přijde jako velmi zajímavý produkt. Je totiž třeba si uvědomit, že se nejedná o jediné pevně dané řešení (jako jsou produkty pro správu zdrojů či management), ale spíše celou vývojovou platformu, na které si daný provoz může postavit různá řešení podle svých potřeb. Sáhnout přitom může po interních schopnostech samotného produktu či nástavbových aplikací jiných výrobců a nakonec se pokusit i o vývoj řešení vlastních - míra investicí a vynaloženého úsilí se dá přitom přizpůsobit nárokům a možnostem daného subjektu. Pořizovací cena FileMakeru Pro 7 - cca 9 000 Kč (bez DPH) - se nám z tohoto hlediska jeví jako adekvátní. Důležitý pro tuzemské provozy je pak fakt, že produkt má v tuzemsku distributora - společnost Antarea, který slibuje zajistit při vývoji takovýchto aplikací a vůbec využívání FileMakeru odpovídající podporu.