DocMoto: zajímavé řešení pro skupinovou spolupráci online - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

27. května 2005, 00.00 | Sdílení dokumentů v síti s možností sledování verzí a autorizovaného přístupu dnes
dovoluje řada řešení. Málokteré ale nabízí tak zajímavý poměr cena-výkon při současně
velmi snadné instalaci jako nastupující systém DocMoto. Ostatně přesvědčete se sami v
naší recenzi.

S tím, jak se výkonné síťové, resp. internetové připojení stává stále dostupnějším, přibývá možností jeho aplikací v prostředí publikačního průmyslu. Jednou z těch nejzajímavějších je skupinová spolupráce nad soubory: zajištěna online dovoluje zpracovávat publikační podklady (návrh, korektury, schvalování apod.) na prakticky libovolnou vzdálenost v menších i větších týmech s možnostmi rychlé komunikace mezi členy týmu, sledování prováděných změn či autorizace. V poslední době proto narážíme stále častěji na řešení, určená pro uvedenou oblast. Příkladem za všechny nám mohou být podpora online anotací v Adobe Acrobatu či možnost síťového sdílení podkladů v Adobe Creative Suite prostřednictvím aplikace Version Cue.

Hodlá-li dnes na trh s produkty daného typu vstoupit novinka, musí toho nabídnout poměrně hodně, aby dokázala v publikačním průmyslu zaujmout například ty, kdo neumí využívat ani výše zmíněné nástroje, které Adobe nabízí jaksi gratis ke svým nástrojům. Nedávno se takovýto ambiciózní nový produkt objevil: jde o řešení DocMoto společnosti CHL Software, která již před časem dokázala u uživatelů zabodovat svým systémem pro automatizované online publikování PDF dokumentů PDFMoto . V naší recenzi bychom se na DocMoto pro jeho nespornou zajímavost a inovativnost podívali rádi trochu blíže.

Základní přiblížení

DocMoto je multiuživatelská aplikace pro sdílení souborů, fungující metodou klient-server na platformě Windows. Serverová komponenta zde slouží k správě úložiště souborů, k jehož obsahu lze přistupovat z jednoho či více počítačů současně pomocí komponenty klientské. Z technického hlediska je DocMoto Server systémovou službou Windows, sdílení souborů je zajištěno pomocí dobře známé technologie WebDAV, kterou lze využít jak na Internetu, tak i intranetu, fungujícím na bázi protokolu TCP/IP.

Prostředí klientské aplikace DocMoto

Mimo prostého nahrávání souborů do úložiště lze zajistit rovněž základní organizaci do složek. Produkt dále nabízí funkci uzamčení souborů (check-in check-out), která zabraňuje tomu, aby na tomtéž podkladu pracovalo více uživatelů současně (došlo by tím k vzájemnému přepisování či nezaznamenání změn apod.). Poté, co autorizovaný uživatel zvolí soubor k úpravám, stáhne se tento do jeho počítače a jiní uživatelé nemohou s tímto souborem pracovat. Po provedení změn je soubor nahrán zpět na server a opět odemčen ke zpracování jinými uživateli.

Další zajímavou verzí produktu je tzv. versioning. Ten spočívá v tom, že po každém novém nahrání dokumentu je uchována jeho předchozí verze. K dispozici se tak naskýtá jednoduchý, ale účinný mechanizmus, dovolující zamezit chybám, daným nechtěnými úpravami, a také vrátit se do určitého stavu zpracování dokumentu. Pro snazší orientaci o provedených změnách lze přitom ke každému ukládanému souboru připojit krátký komentář. Vymazané soubory jsou ukládány do koše a možná je tedy jejich obnova při nechtěném smazání. Přehled v souborech dále nabízí (v současnosti jen základní) prohledávací funkce, dovolující vyhledávat podle názvu dokumentu.

Jak to vše funguje?

Bez zajímavosti není přiblížení způsobu, jakým DocMoto funguje. Základem je instalace serverové aplikace, která vyžaduje diskový prostor 20 MB a nejméně 64 MB paměti. Zprovoznění je otázkou cca pěti minut: v podstatě jen stačí určit složku, do které se mají ukládat soubory, nastavit administrátorské heslo a určit port, přes který je realizováno připojení. Server pak lze spouštět manuálně nebo automaticky při startu Windows. Odpovídající nástroj dovoluje konfigurovat uživatele a jejich přístupová práva, možné je přitom rozdělení uživatelů do skupin. Každá skupina může mít rozdílně nastavena práva pro práci se soubory a složkami (čtení, mazání, změny atd.).

Obdobně jednoduchá a přehledná je práce v klientské aplikaci. Ta poskytuje rozhraní, jehož prostřednictvím lze po přihlášení na požadovaný server nahrávat dokumenty, vytvářet nové složky, otevírat dokumenty k úpravám, provádět vyhledávání atp. - záleží samozřejmě na příslušných uživatelských oprávněních.

Nastavení uživatelských oprávnění

K čemu je to dobré?

DocMoto lze použít všude tam, kde je zapotřebí vyměňovat dokumenty mezi více uživateli. Výrobce přitom na serveru produktu nabízí několik ukázkových scénářů nasazení. Zmíněna jsou takto i kreativní pracoviště, která mohou systém využívat jak k interní spolupráci, tak výměně podkladů s klienty. Scénář zde předpokládá, že každý designér na pracovišti i klient má k dispozici svou složku a odpovídající přístupová práva. Administrace takovéhoto systému je velmi jednoduchá, výhod oproti běžným postupům (například výměna pomocí e-mailu) více než dost: odstranění limitu přenášených souborů, zaznamenání verzí, možnost obnovení omylem smazaného dokumentu atp. Obdobné scénáře se naskýtají i pro pracoviště webdesignu, své místo si pak může systém najít i v kancelářích, podnicích či dokonce domácnostech. Zcela bez problémů je nasazení systému v rámci intranetu, internetové nasazení ovšem podle nás předpokládá promyšlenější zabezpečení, postavené především na firewallu.

Závěrem

Již zmíněný PDFMoto byl pro nás produktem, u kterého jsme si museli vzpomenout na slogan "V jednoduchosti je síla". DocMoto pracuje ve zcela obdobném duchu. Porovnáme-li tento systém například s Version Cue, poskytované k obdobnému účelu v rámci Creative Suite, musíme konstatovat, že DocMoto je výrazně jednodušším, přehlednějším, univerzálnějším (je úplně jedno, jaké typy dokumentů v jeho úložištích spravujeme) a pro většinu běžných aplikací přitom zcela dostačujícím systémem. Poměrně příjemným překvapením jsou i cenové podmínky, za kterých lze řešení pořídit: základní instalace, podporující 5 uživatelů, je nabízena za 500 britských liber. Odpovídající demoverze je po jednoduché registraci ke stažení na serveru výrobce, bez omezení ji lze používat po celých 120 dní, což na posouzení výhod řešení určitě postačí.