Basecamp: výborné řešení pro správu projektů online - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

14. října 2005, 00.00 | Chtěli byste ve vašem publikačním provozu dostat více pod kontrolu skupinovou spolupráci
na projektech? Pokud disponujete internetovým připojením, mohl by pro vás být tím pravým
nástrojem systém Basecamp. Možná i proto, že jej lze využívat zcela zdarma a bez
nutnosti instalovat jakýkoli software.

Opomíjená, ale velmi žádoucí: tak nějak bychom mohli charakterizovat správu publikačních projektů. Uživatelé se v daném případě spokojí obvykle s ad-hoc metodami, stále častěji je ale zřejmé, že nasazení vhodného softwarového nástroje by mohlo ušetřit hodně času, úsilí a potažmo i financí. Na Grafice se řešením daného typu věnujeme průběžně, stačí, když takto připomeneme recenze produktů jako je Creative Manager Pro či ProWorkflow. Nedávno jsme pak objevili jiné řešení daného typu, systém Basecamp společnosti 37signals. Jedná se o produkt víc jak zajímavý jak koncepcí, tak cenovým modelem. Není tudíž divu, že jsme se jej rozhodli blíže přiblížit v této recenzi.

Základní charakteristiky

Basecamp je online službou pro správu projektů, hostovanou na prostředcích výrobce (v současnosti výrobce neplánuje možnost prodeje řešení určeného k provozu na prostředcích klienta). To znamená, že uživatel nemusí k jejímu provozování disponovat žádným specializovaným softwarem - vše se ovládá z prostředí běžného webového prohlížeče, přičemž podporován je Internet Explorer, Firefox i Safari, takže jde o řešení provozovatelné ve Windows, na Macovi i v Linuxu. Odpadá tedy potřeba cokoli instalovat či upgradovat, což je právě u řešení pro skupinovou spolupráci, používaných například v rámci podnikových sítí, značně náročný úkol. Hlavní kouzlo řešení je pak dáno online povahou dané služby: možností Basecampu mohou využívat uživatelé z libovolného počítače připojeného k Internetu a to 24 hodin denně. Dále je pak samozřejmě důležitý samotný rozsah služeb, na který se nyní podíváme blíže.

Dashboard

Dashboard: centrum pro práci na projektech

Systém vyžaduje, aby se v něm nejprve uživatel (jednotlivec, firma, podnik aj.) registroval. Tím se získá prostor na serveru služby, k jehož datům a službám je autorizovaný přístup. Po přihlášení z webového prohlížeče se uživatel dostává na tzv. dashboard, tedy jakousi pracovní plochu, v které lze pracovat způsobem obdobným užívání normální samostatné softwarové aplikace. Podoba dashboardu je do značné míry konfigurovatelná (barva textu, typ písma aj.), mimo jiné je takto možná personalizace odpovídající korporátní identitě (například logo společnosti), dále lze administrovat uživatelská práva aj. S pomocí dashboardu se nabízí možnost vytvářet rozvrh pro jeden či více projektů a tento pak sdílet s jinými uživateli za účelem koordinace činnosti, sdílení zdrojů a připomínek či změn v projektu (každý uživatel má jiná uživatelská práva a může na dashboardu například vidět pouze vybraný projekt aj.). Dashboard pak dovoluje sledovat stav projektů, informace o klientech, sdělení zaslaná jinými uživateli a mnoho dalšího, to vše setříděno a zobrazeno podle různých kritérií.

Projekty

Jak již bylo řečeno výše, základem všeho je tzv. projekt. Basecamp poskytuje prostředky k vytváření projektů, tj. popisu série úkonů, spojených s odpovídajícími časovými termíny. Ke každému projektu lze připojit informace o zúčastněných stranách, tedy jak zaměstnancích či externích spolupracovnících, tak i klientech a jiných subjektech (k dispozici je odpovídající správce kontaktů). Zaznamenávat a modifikovat lze významné události plánované v rámci projektu (milestones, deadlines), k dispozici je rovněž kalendář. Časové údaje daného typu je přitom možno přebírat z libovolného řešení, jež podporuje standard iCalendar (iCal, Mozilla Calendar aj.). Uživatel pak může události přidávat, modifikovat, komentovat apod. K dispozici je dále řada funkcí pro práci s úkoly (To-Dos), jako je editace, možnost řazení v podobě hierarchické struktury, indikace stavu vyřízení aj. Poměrně čerstvou novinkou v systému je možnost time trackingu, tedy sledování času stráveného jednotlivými pracovníky na úkolech spojených s projekty - vhodné při vyhodnocování efektivity projektu či zaměstnance, fakturaci aj.

Nastavení uživatelských oprávnění

Messaging

V rámci systému se nabízí řada možností, jak efektivně využít elektronickou komunikaci. K dispozici je zde zejména systém zpráv (messages). Ty informují o změnách provedených v projektu či systému, připomínkách apod.: součástí zpráv mohou být vedle formátovaného textu i obrázky či internetové odkazy. Zprávy lze pro přehlednost členit do kategorií. Ke zprávám je pak možno připojovat uživatelské komentáře. Všichni uživatelé zúčastnění v diskusích daného typu mají u svého jména uvedeny i odpovídající kontaktní údaje, systém dále informuje automaticky pomocí e-mailu či RSS feeds o nových zprávách, komentářích a vůbec všech událostech nastalých v systému.

Zdroje

Ke každému projektu může uživatel připojit libovolný počet souborů. Pro sdílení zdrojů daného typu je ovšem zapotřebí vlastní FTP server, což možnosti daného typu práce poněkud omezuje. Zajímavou funkcí je pak Writeboard, jakýsi online textový editor, který dovoluje vytvářet i poměrně složitě formátované texty, přičemž k dispozici je možnost sledování verzí pro dokumenty vytvořené daným způsobem. Těžko lze předpokládat, že by s pomocí tohoto prostředku vznikla celá kniha, určitě se dá ale takto postoupit a editovat či recenzovat podklad k sazbě letáku, brožury apod.

Writeboard

Využití

Basecamp lze nasadit mnoha různými způsoby a v mnoha různých oblastech, publikování samozřejmě nevyjímaje. Konkrétně mohou takto systém využít vydavatelství ke komunikaci s autory: uvedeným způsobem lze zajistit kompletní proces editace a korektur od počáteční podoby díla až po odevzdání do tisku, to vše při sledování důležitých termínů, výměně podkladů aj. Dále se samozřejmě nabízí i možnost kontrolovat průběh tvorby publikace v rámci redakce, ať už hovoříme o knize, katalogu či časopise. Obdobné možnosti se nabízí i v případě pre-pressových studií, reklamních agentur nebo pracovišť webdesignu.

Závěrem

Basecamp je rozhodně velmi povedeným systémem, který nás zaujal jak koncepcí, tak technickým provedením. V současnosti není lokalizován do češtiny (nezkoumali jsme možnosti v daném směru, každopádně jsme ale s diakritikou problémy příliš neměli), i v tuzemsku by si nicméně mohl najít své příznivce. Napomoci by tomu mohla skutečnost, že v tzv. Free podobě jej lze využívat zcela zdarma, i když v daném případě je zde řada omezení (pouze jeden projekt, nelze sdílet soubory či sledovat čas strávený na projektech aj.). Komerční podoby pak začínají na 12 USD za měsíc a končí u 99 USD za měsíc. (Mimochodem, možné je bezplatné měsíční vyzkoušení daných programů, které ovšem vyžaduje při registraci zadání údajů z kreditní karty, což nepovažujeme za úplně šťastné.) Návratnost investice si zde musí každý posoudit sám. Pro ty, kdo disponují (včetně svých klientů a spolupracovníků) internetovým připojením, je Basecamp každopádně řešením, které by měli vyzkoušet, pokud budou chtít vylepšit management svých publikačních projektů. Přehlédnuta by pak neměla být i různá další jednodušší řešení stejného výrobce (Backpack, Writeboard, Ta-da List), vycházející ze stejného principu.