Creative Manager Pro: online systém pro publikační projekty - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

18. února 2005, 00.00 | Plánování projektů, řízení zaměstnanců, sledování vynaloženého času a výdajů, správa
digitálních zdrojů či fakturace: tyto i mnohé další zajímavé vlastnosti nabízí systém,
který je provozován prostřednictvím Internetu. Jak funguje jedno z nejpokročilejších
řešení pro online řízení kreativních provozů?

I oblast publikování vyžaduje nástroje, usnadňující řízení a sledování projektů, zaměstnanců, zdrojů či nákladů. Využít lze k uvedenému účelu nejrůznější prostředky, které svou výkonností a cenou dokáží uspokojit nároky prakticky libovolného typu publikačního provozu. Uvedené tvrzení ovšem beze zbytku platí spíše jen pro provozy zahraniční, neboť ve stávající nabídce prakticky nenalézáme řešení, které by bylo uzpůsobeno tuzemským specifikám (české rozhraní, podpora české měny apod.). I přesto má podle nás smysl věnovat se čas od času některému ze zahraničních řešení, které je svým způsobem modelové a může být přinejmenším inspirací (adaptace pro tuzemské podmínky pak nemusí být někdy tak náročná jak by se zdálo). Jedním ze systémů daného typu, kterému jsme se dosud na Grafice blíže nevěnovali, i když si pozornost určitě zaslouží, je Creative Manager Pro výrobce Creative Manager, Inc. V tomto článku bychom uvedené opomenutí rádi napravili a pokusili se Creative Manager (který se mimochodem nedávno dočkal nové verze) našim čtenářům blíže představit.

Základní přiblížení

Creative Manager Pro je prostředkem, určeným pro řízení produkce v kreativních provozech typu pre-pressových studií, reklamních agentur či vydavatelství. Jedná se o systém fungující na bázi Internetu: odpovídající serverové komponenty (provozované na prostředcích výrobce nebo klienta) zde zajišťují zpracování údajů, ukládaných v centrální databázi, přístup k funkcím systému je pak uživateli zprostředkován přes TCP/IP spojení z prostředí webového prohlížeče (neobjevili jsme specifikaci kompatibilních browserů, systém nám každopádně bez problémů fungoval jak v Internet Exploreru, tak například i Firefoxu). Samotné rozhraní (hovoříme zde o podobě, kterou jsme měli možnost testovat v rámci demoverze) je organizováno přehledně v podobě pracovní plochy, jejíž funkce jsou k dispozici prostřednictvím nabídek, tlačítek či formulářů. Odezva systému na naší rychlé lince byla velmi přijatelná, prakticky okamžitá, přesto jsme se ale nemohli ubránit dojmu, že aplikace provozované v lokálním prostředí fungují o něco svižněji.

Prostředí Creative Manageru

Online založení systému ovšem sebou přináší řadu výhod, které lokální aplikace nemají: potřebné informace jsou dostupné kdykoli a odkudkoli (přes pevnou linku stejně dobře jako přes mobilní připojení), stačí mít k dispozici pouze odpovídající připojení a prohlížeč. Ze strany samotných uživatelů pak systém nevyžaduje žádnou údržbu a není pochopitelně ani příliš náročný na systémové zdroje (pomineme-li rychlou internetovou linku).Tyto obecné výhody musí být ovšem doplněny škálou příslušných funkcí: na ně se nyní podíváme trochu blíže.

Projekty

Creative Manager sestává z různých modulů, svázaných s publikačními projekty - s jejich pomocí lze projekty organizovat, sledovat, řídit, tarifikovat, vyhodnocovat atp. Na začátku práce je založení projektu, ke kterému je obvykle nejjednodušší využít přednastavenou šablonu. V rámci určení parametrů projektu lze stanovit například zákazníka (kontaktní údaje, k jejichž správě jsou v systému k dispozici silné prostředky), zaměstnance či externí spolupracovníky, datum zahájení a ukončení , předpokládané výdaje, digitální zdroje, specifikaci publikace či jiného "výstupu" (neboť uvedeným způsobem lze řídit například i tvorbu webových prezentací či zadávání inzerce) apod. U vytvořeného projektu pak lze všechny dané parametry dále sledovat a případně aktualizovat nebo doplňovat podle skutečného stavu - příkladem může být evidence výdajů, stav vyřízení apod. Na samotnou správu projektů jsou napojeny různé další moduly: možné je například zaznamenání a sledování příležitostí, tj. výhledových projektů, diskutovaných s klienty. Obdobně jsou v rámci systému poskytovány prostředky pro poptávání dodávky materiálů či služeb, souvisejících s projektem.

Schéma naznačující způsob fungování Creative Manageru

Projekt je rozložen na úkoly. U každého úkolu lze nastavit, sledovat a měnit parametry obdobné projektům, tedy například přiřazení zaměstnanci, výdaje, stav vyřízení apod., úkoly pak lze přesouvat, měnit, odstraňovat či přidávat, vše podle potřeby projektu. Odpovídající mechanizmus indikuje aktuální status úkolu vůči stanovenému termínu (deadline). K organizaci času v rámci projektů disponují jednotliví účastníci kalendáři, které lze sdílet s ostatními spolupracovníky a jejichž data lze vyměňovat s jinými aplikacemi pro správu času (například iCal či Outlook).

Především za účelem vyhodnocování projektů a také příslušné tarifikace (o které budeme hovořit dále) jsou k dispozici nejrůznější statistiky, týkající se například výdajů, stráveného času, spotřebovaného materiálu apod. Výpis informací je možný v podobě textových protokolů (formát PDF pro tisk, archivaci, zasílání klientům či spolupracovníkům apod.), jejichž podobu lze upravovat dle potřeb, k dispozici jsou pak i grafy, které může uživatel umístit na svou pracovní plochu a sledovat tak vývoj odpovídajících parametrů v reálném čase.

Ukázka grafů

Sdílení obsahu

Creative Manager dovoluje provozovat systém správy obsahu, umožňující v rámci projektů sdílet potřebné digitální zdroje (nahrání i stažení prostřednictvím Internetu resp. prohlížeče). Přístup ke zdrojům je autorizován, k dispozici jsou sledování uživatelů i verzí zpracovávaných souborů, při úpravách lze soubor uzamknout, takže změny provádí vždy pouze jediný uživatel. Poskytována je příslušná prohledávací funkce, spravovaný obsah je možno archivovat na externích médiích typu CD, přičemž v systému zůstanou zachovány odpovídající odkazy. Systém rovněž umožňuje online anotování podkladů. V rámci anotací lze do systému vkládat i opravené či doplňující soubory.

Finance

Vzhledem k poslání systému nepřekvapí jeho vybavení pro práci s údaji ekonomické povahy. Vše se zde odvíjí od podrobné evidence výdajů projektu, jako jsou například mzdy zaměstnanců nebo externistů, investice do materiálu, faktury dodavatelů apod. Na základě takto zaznamenaných údajů lze provádět fakturaci, přičemž sestavení faktury je do značné míry možno zajistit automatizovaně na základě informací ze systému: mimo evidence výdajů lze při kalkulacích faktur využít údaje například o slevách, zálohových platbách apod. Hotové faktury je možno v PDF formátu zasílat zákazníkům e-mailem. Údaje daného typu lze vyměňovat s externími aplikacemi (například ekonomické aplikace podniku), již jednou zmíněné statistické prostředky pak dovolují vyhodnocovat rentabilitu projektů, investic, práce jednotlivých zaměstnanců aj.

Práce s fakturami

Závěrem

Systémy typu Creative Manager Pro jsou, jak jsme již naznačili výše, pro tuzemského uživatele zatím spíše jen ukázkou toho, jak lze Internet využít i k tak náročnému úkolu publikační praxe, jako je správa projektů. Zájemce o bližší seznámení (v našem výkladu jsme zůstali skutečně jen u základních principů daného řešení) můžeme odkázat na odpovídající snadno zprovoznitelné demo a další informace na serveru výrobce. Podle toho, co lze na zmíněném serveru dohledat, je pak Creative Manager Pro zajímavý i finančně: provozovat jej lze například při investici 175 USD měsíčně pro 5 uživatelů.