Document outsourcing: příležitost k rozšíření či nahrazení tradičních polygrafických služeb - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

trendy

trendy

23. dubna 2003, 00.00 | Jakým portfoliem přidaných služeb mohou publikační subjekty rozšířit svou stávající
nabídku a dosáhnout zisku? V našem článku se podíváme na návod analytické společnosti
CAP Ventures.

O současné krizi tradiční tiskové výroby nemůže být pochyb, byť celková situace nevypadá (zatím?) tak černě, jak bylo před časem prorokováno. Faktorů, zapříčiňujících nepříznivý vývoj, je celá řada, za hlavní lze každopádně považovat celkové přetváření způsobů, jakým jsou dnes vytvářeny, publikovány a přenášeny informace. Krize ovšem neznamená zánik, ale spíše přerod (pro ty, kdo jsou schopni se adaptovat). Hlavními cestami, které podle názorů analytiků mohou přinést publikačním subjektům kýžený růst, je zejména nabídka on-demand tisku, spojeného s nejrůznějšími přidanými službami. O možnostech a strategiích souvisejících s těmito cestami rozvoje publikačních služeb jsme v poslední době psali na Grafice již několikrát (například zde či zde), analýz, návodů a doporučení pro tuto dynamicky se rozvíjející oblast ovšem nemůže být nikdy dost. V tomto článku se proto pokusíme alespoň ve stručnosti nastínit úhel pohledu, který zde má přední analytická společnost CAP Ventures.

Document outsourcing: vytištění je jen špičkou ledovce

Základním pojmem dnešního a zejména budoucího publikování je dokument, nikoli tiskovina. Vytištění je jen jednou z možných cest, jak připravit dokument k publikování, z mnoha dalších procesů, které se k dokumentům a jejich publikování vážou, je třeba zmínit alespoň tvorbu, schvalování, distribuci či archivaci. Tyto i jiné procesy spojené s dokumentem jsou minimálně stejně důležité jako samotný tisk a mohou být zdrojem příjmů, obvykle výrazně větších než za tiskové služby. K jejich dosažení vede pro publikační subjekty cesta prostřednictvím tzv. document outsourcingu, tj. převzetí některých nebo všech služeb spojených s dokumenty od jejich tvůrců a uživatelů.

Do uvedené oblasti se přitom nezahrnuje komerční tisk materiálů, jako jsou knihy, katalogy, magazíny či noviny. Naopak sem primárně patří publikování materiálů, spadající do oblasti tzv. Customer Relationship Managementu (CRM), tedy zejména propagačních brožur či letáků, nabídek, tréninkových materiálů, technické dokumentace aj. Právě tato oblast je podle zjištění CAP Ventures velmi perspektivním odbytištěm, které čeká v blízké budoucnosti významný nárůst poptávky, a to nejen po samotném publikování, ale i odpovídajících přidaných službách, ke kterým patří zejména správa obsahu a multikanálová distribuce.

Výhody document outsourcingu jsou na obou stranách: zákazník se může věnovat lépe vlastní činnosti spíše než budování odpovídající infrastruktury pro správu, tvorbu a publikování dokumentů, šetří se tím jeho lidské i finanční zdroje, eliminují či sdílejí rizika apod. Pro poskytovatele outsourcingových služeb je zde atraktivní zejména možnost udržení stávajících a nalezení nových zákazníků, trvalý růst a zhodnocování odpovídajícího know-how.

Různé oblasti document outsourcingu

CAP Ventures segmentuje oblasti nasazení document outsourcingu do následujících prostředí (jeden subjekt v sobě obvykle integruje všechna uvedená prostředí s různou intenzitou):

Správa prostředků (Facilities management): Pod tímto pojmem se rozumí procesy, koordinující nasazení a využití zařízení a jejich uživatelů v rámci daného subjektu. Podle předpovědi CAP Ventures by v uvedené oblasti měl v USA vzrůst obrat z 6.4 miliardy USD v roce 2001 na 7.7 miliardy USD v roce 2006.

Tisk výkazů (Statement printing): Zahrnuje design, produkci, doručování a databázový management, spojené s fakturami, výkazy a dalšími dokumenty finanční povahy. Tyto dokumenty jsou využívány k vyrozumění zákazníků, účtování či sumarizování aktivit daného subjektu. Pro tuto oblast předpokládá předpověď nárůst z 2.5 miliardy roku 2001 na 2.7 miliardy v roce 2006.

Smluvní tiskové služby (Contracted print services): Míní se zde tiskové služby, založené na dlouhodobých smluvních vztazích, které bývají obvykle delší než pět let. Jejich prostřednictvím se snaží poskytovatelé tiskových služeb rozvinout hlubší a širší spolupráci se svými zákazníky. Podle předpovědi se v této oblasti očekává nárůst z 19.9 miliardy roku 2001 na 24.7 miliardy v roce 2006.

Prostředí outsourcingu mají různou povahu.

Napříč zmíněnými oblastmi lze v rámci document outsourcingu nabídnout následující skupiny služeb (jednotlivé kategorie přebíráme od CAP Ventures, možné jsou samozřejmě i jiné způsoby dělení):

Tradiční outsourcing pro snížení nákladů v podpůrných procesech: Do této oblasti patří zejména správa zařízení jako jsou kopírky, tiskárny, faxy či víceúčelová zařízení. Dále pak například skenování dokumentů či multimediální služby (digitální fotografie).

Outsourcing spojený s transformací daného subjektu: Sem spadá zejména správa obsahu a znalostí. Dále pak budování a údržba komunikačních portálů (WWW-prezentace) a multikanálová distribuce dokumentů (tiskovina, Internet, mobilní zařízení aj.)

Funkční či procesní transformace pro zvýšení nabídky: Do této skupiny spadají služby, nabízené v dnešní době obvykle čistě publikačními subjekty (tiskárny, studia, copy-shopy aj.). Konkrétně to tedy jsou kreativní služby, tisk on-demand, fulfillment či personalizace.

Převzetí širší agendy, spojené s klíčovými publikačními funkcemi a procesy: Patří sem zejména služby svázané s doručováním a komunikací - call-centrum, zasilatelské služby, správa záznamů, převody dat aj.

Závěrem

Jak asi z našeho výkladu plyne, jednou z cest, jak rozšířit stávající portfolio polygrafických služeb, je v podstatě převzetí služeb a procesů, souvisejících s publikováním, které dosud bývají doménou poskytovatelů informačních technologií či marketingových řešení. K tomu, aby publikační subjekt v takovéto konkurenci uspěl, je především zapotřebí využití jeho dosavadních odborností a kontaktů a dále značná flexibilita při osvojování a využívání digitálních technologií. Celou problematiku jsme v tomto článku mohli pochopitelně pouze nastínit, k bližšímu porozumění je vhodné sáhnout po dalších materiálech (především odpovídajících prezentacích), které jsou k dnešnímu dni dostupné k volnému stažení na stránkách CAP Ventures a dále placených studiích, nabízených stejnou společností.