Jak vytvořit bezproblémové PDF pro tiskovou produkci z Microsoft Office? - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

19. března 2008, 00.00 | Sdružení Ghent PDF Workgroup vydalo nedávno "V1 Specifications for Office Document Printing", manuál a odpovídající sadu nastavení, slibující tvorbu PDF dokumentů z aplikací Microsoft Office, které by neměly činit potíže při komerčním tisku. Co přesně daná sada zdrojů obsahuje? A jaké jsou případné další postupy a nástroje vhodné k uvedenému účelu?

I když je komerční tisk z dokumentů Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) spíše nutným zlem nežli vítaným způsobem řešení tiskové zakázky, lze se s ním poměrně často setkat v copy či print shopech nebo i ofsetových tiskárnách. Jednou z asi nejméně bolestných cest, jak daný typ výstupu řešit, je předávání Office dokumentů převedených do formátu PDF. Zadavatel si takto může ještě před odesláním do tiskárny sám zkontrolovat a opravit nedostatky typu špatného zalomení stránek či nesprávně umístěných plovoucích objektů. Na straně zhotovitele se pak nabízí poměrně odzkoušené postupy, dovolující PDF dokument upravit do ještě přijatelnější podoby.

Nicméně vzniká problém v tom, že PDF dnes lze vyrobit mnoha různými nástroji a s použitím rozmanitých nastavení. Jaké jsou tedy ty správné prostředky a konfigurace, které dovolí daný úkol řešit? Pro ty, kdo hledají odpověď na uvedenou otázku, zveřejnila nedávno organizace Ghent PDF Workgroup, známá jinak zejména svými specifikacemi PDF/X Plus určenými primárně pro pre-pressové workflow, materiál "V1 Specifications for Office Document Printing", obsahující doporučení, konkrétní postupy i nastavení pro uživatele připravující PDF z dokumentů Microsoft Office 2003 či 2007. Na uvedený materiál i další cesty jak vytvářet z Office aplikací bezproblémové PDF pro tiskovou produkci bychom se rádi alespoň ve stručnosti podívali v tomto článku.

Jak na to?

"V1 Specifications for Office Document Printing" sestávají z PDF manuálu "Office Printing PDF Creation Guidelines" o celkem deseti stranách a dále odpovídajícího joboption souboru pro Adobe Acrobat Distiller a XML konfiguračního souboru pro (u nás asi nepříliš užívaný) Global Graphics Jaws PDF Creator. V manuálu si autoři nejprve všímají různých úskalí (písma, barvy, průhlednost), jenž vznikají při tvorbě PDF z dokumentů Office 2003 a 2007 v prostředí Windows s použitím různých nástrojů (Acrobat Distiller, XPS/PDF Export plugin Microsoftu pro Office 2007, Jaws PDF Creator, další aplikace).

Další výklad již poskytuje odpovídající praktická doporučení. Ta se týkají především tvorby PDF z Office pomocí Acrobat Distilleru (7.1 a vyšší, přes PDF Maker či odpovídající tiskový ovladač) kontrolovaného s pomocí přiloženého joboption.

Mimo použití Acrobatu myslí materiál i na převodník do PDF a formátu XPS, který poskytuje Microsoft pro Office 2007. Pro něj je k dispozici popis odpovídajících nastavení. Konečně je pak popsána i tvorba pomocí Jaws PDF Creatoru, využívajícího přiložený XML konfigurační soubor.

Do budoucna slibuje Ghent PDF Workgroup další rozšiřování uvedeného materiálu. Konkrétně o postupy spojené s přípravou PDF z kancelářských aplikací na platformě Mac OS X (kde lze, připomeňme, PDF/X-3 soubory vytvářet přímo s použitím systémových služeb daného systému) či zpracování XPS dokumentů, které budou zřejmě přibývat s narůstajícím podílem systému Windows Vista a Microsoft Office 2007. Pozornost bude věnována i použití nastupujících standardů PDF/X-4 (podpora živé průhlednosti a vrstev) a PDF/A-2 (připravovaná nejnovější podoba PDF pro dlouhodobou archivaci dokumentů) pro daný typ výstupu. Další obdobný materiál by pak měl být poskytnut i pro zhotovitele tiskových zakázek.

Alternativy

Specifikace Ghent PDF Workgroup nejsou jediné, které myslí na tvorbu "print-ready" PDF souborů z dokumentů Microsoft Office. Odpovídající sadu nastavení takto poskytuje třeba i aktivita PDF/X-ready, vycházející z prostředí švýcarských polygrafických provozů. Poskytované zdroje zde zahrnují nejen návody a joboptions pro Distiller, ale též příslušné preflightové profily Acrobatu a pokyny i nastavení pro následné zpracování PDF dokumentů.

Opomenuta by dále neměla být iniciativa pass4press. I v jejím rámci jsou k dispozici profily a návody pro tvorbu bezproblémového PDF s pomocí Distilleru (a dále z Adobe InDesignu či QuarkXPressu).

Hodně zajímavým nástrojem, použitelným k naznačenému účelu, u něhož (či jiných řešení) může být ovšem problémem skutečnost, že by si jej měl pořizovat zadavatel pouze pro bezproblémovou tvorbu tiskových PDF, je Instant PDF (cena cca 6 700 Kč bez DPH) společnosti Enfocus Software. Jedná se o prostředek, dovolující kontrolovat tvorbu PDF z libovolné aplikace (rozšířená podpora pro Acrobat, QuarkXPress, InDesign a Mac OS X) s následným preflightem a úpravou vytvořeného PDF podle uživatelského profilu. Řešení má vazbu na další produkty Enfocusu, zejména hojně užívaný Enfocus PitStop Professional a celkový koncept daného výrobce pro bezproblémové pre-pressové PDF Certified PDF.

Pokud se pak ještě ve stručnosti v dané souvislosti podíváme na samotné nástroje pro kontrolu a úpravy vytvořeného PDF, nemůžeme přehlédnout rozšířené možnosti preflightového enginu Acrobatu 8 Professional: ten dovoluje řadu problémových parametrů v daném PDF přímo upravit. Vedle již zmíněného Enfocus PitStopu pak na rychlé efektivní úpravy "office PDF" do podoby použitelné při tisku myslí třeba i nástroje pdfCorrect či pdfColorConvert společnosti Callas Software.