Adobe Acrobat 8 Professional zblízka: Skupinová spolupráce - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

10. listopadu 2006, 00.00 | Jak vypadá funkce pro sdílené komentování, která výrazně vylepšuje dřívější možnosti
online spolupráce nad PDF dokumenty? A k čemu se vlastně hodí produktová novinka Adobe
Acrobat Connect? O odpovědi na dané otázky se pokoušíme v tomto článku.

Nástroje skupinového anotování v prostředí Adobe Acrobatu představují stále zajímavější prostředek, jak zajistit výměnu připomínek k obsahu určitého dokumentu v rámci skupiny uživatelů, a to buďto přes lokální síť nebo prostřednictvím Internetu. I v publikačních provozech takto dané nástroje naleznou své významné místo, zejména v případě korektur či schvalování náhledů. Adobe na dané prostředky myslela i v nejnovější podobě Acrobatu, když jednak významně vylepšila stávající možnosti výměny komentářů o tzv. sdílené recenze a dále nabídla nový produkt Acrobat Connect, jenž slouží k interaktivní online komunikaci. Blíže dané novinky představujeme v tomto článku.

Sdílené recenze

Možnost komentovat PDF dokumenty a přitom vytvořené komentáře vyměňovat online mají uživatelé k dispozici již od Acrobatu 5, k notnému zkvalitění daných funkcí došlo ve verzi 6 (mj. možnost vyměňovat komentáře přes e-mail). Verze 7 daného produktu zde mimo dílčích vylepšení především přidala poměrně revoluční možnost komentovat PDF dokument i v prostředí bezplatného Readeru, k čemuž je ovšem zapotřebí příslušným způsobem dokument nastavit v Acrobatu Professional.

Sdílené komentování v prostředí Acrobatu 8 Professional

Nyní Adobe dané funkce opět výrazně posílila díky novému typu komentářového cyklu, nazvaného Shared Review - tedy sdílená recenze. Jedná se zde o metodu, která v sobě spojuje využití stávajících nástrojů pro výměny poznámek - tedy e-mailu a online úložiště - v jeden celek. Daný typ sdílení je pak k dispozici i pro dokumenty nastavené ke komentování v prostředí Readeru, což je třeba kvitovat s povděkem: v minulé verzi šlo poznámky z Readeru distribuovat pouze pomocí e-mailu, což je méně pohodlná a flexibilní cesta nežli využití úložiště zvláště tam, kde komentování probíhá v prostředí lokálních sítí.

Shared Review ale přináší významné vylepšení i oproti původnímu sdílení přes online úložiště. Zatímco dříve tato "browser based" metoda potřebovala poměrně sofistikované nastavení (například WebDAV serveru) a ani způsob, jakým se pak pracovalo s komentáři nebyl právě ideální (mimo jiné bylo možno anotovat jen z prostředí webového prohlížeče, složité byly updaty komentářů aj.), nyní se situace výrazně změnila (ale s ohledem na dříve nastavená komentářová workflow zůstala možnost browser komentování v novém Acrobatu zachována).

Nastavení sdílené recenze

Rozšíření jsou takto patrná již v případě volby úložiště komentářů, kdy se mimo síťové složky a WebDAV serveru dá volit také SharePoint workspace, podle vyjádření Adobe funguje sdílení i s iDisk úložišti, což zřejmě uživatelé Maců hojně ocení. Sdílený soubor je pak možno distribuovat jakkoliv (tedy i e-mailem, resp. dokument může libovolně putovat, browser-based komentování předpokládalo pevné umístění na serveru s poznámkami), na serveru se musí sdílet pouze komentáře, údaje o umístění komentářů jsou vloženy do těla daného PDF dokumentu. Odpovídající nástroje pak zajišťují synchronizaci komentářů se serverem, upload a download poznámek je možný nejen manuálně, ale i automaticky, v zadaném časovém intervalu, s pomocí malé utility (tzv. Synchronizer), která běží i v případě, že není spuštěn Acrobat. Stahování probíhá na pozadí, takže není třeba - oproti browser-based komentování - čekat, až se komentáře nahrají. Synchronizované komentáře jsou ukládány lokálně, takže je možná i offline práce, poté, co jsou staženy nové komentáře, je na to uživatel upozorněn a může otevřít příslušný dokument, stejně tak je uživatel upozorněn na existenci nových komentářů ve chvíli, kdy otevře příslušný dokument. Díky lokálnímu uložení se při další synchronizaci stahují jen nové komentáře.

Daný způsob sdílení komentářů dovoluje snadno zapracovat i komentáře ze souborů zasílaných přes e-mail, u kterých neměl uživatel přístup k danému online úložišti (například kvůli ochraně firewallem). Po přijetí takového e-mailu může komentáře do dokumentu vložit inicátor recenze, v komentářích je přitom vyznačeno, kdo je původně pořídil.

Zajímavé je, že komentáře jsou i s metadaty (datum pořízení, status, tvůrce apod.) ukládány v podobě XML souborů, které odpovídají standardu RSS feeds, takže jsou prohližitelné s pomocí odpovídajících čteček a dovoluje to i snadno vytvářet aplikace pro zpracování mimo Acrobat.

Za pozornost stojí i některá dílčí vylepšení. Ta se konkrétně týkají některých anotačních nástrojů (obláček, popisek, razítko) či Review Trackeru pro sledování recenzí. Tracker byl poměrně radikálně přebudován a dokáže nyní sledovat i deadlines, které uživatel může nastavit při předávání dokumentu ke sdílenému anotování.

Tracker

Acrobat Connect

Úplnou novinkou ve výbavě Acrobatu 8 je Acrobat Connect, řešení pro online meetingy v reálném čase. Jedná se o následníka produktu Macromedia Breeze, jehož základem je serverová technologie a na klientské straně pak Flash Player. Možnosti řešení vypadají zajímavě, z technického hlediska nemá toto každopádně s Acrobatem vlastně nic společného: jedinou vazbu zde představuje odpovídající příkaz, přes který se Connect spouští (tento příkaz lze použít i z aplikací Microsoft Office, majících instalovánu odpovídající podporu pro tvorbu PDF přes Acrobat), vše ostatní se pak odehrává v okně webového prohlížeče a příslušného browser pluginu, založeného na Flash Playeru. Ještě méně potěšující je pak skutečnost, že Connect je i zpoplatněn samostatně, mimo licenci samotného Acrobatu, o tom více v závěru.

Spuštění meetingu z Adobe Acrobatu

Samotnému fungování Connect lze vytknout jen máloco: takové jsou alespoň naše závěry po zběžném testování daného řešení, ke kterému jsme využili možnost zřídit si 60denní trial účet (tiskové sdělení Adobe hovoří o tom, že daná možnost bude zřejmě pouze do konce tohoto roku, proto zájemcům doporučujeme promptní vyzkoušení s příslušnou trial verzí Acrobatu). Na odpovídající registrační stránky se přitom uživatel dostane přímo z prostředí Acrobatu (volba dialogu Start Meeting). Po registraci se odpovídající klientská komponenta automaticky nainstaluje do počítače, spouštět ji pak lze z prostředí prakticky libovolného intenetového prohlížeče dneška (Internet Explorer, Mozilla browsery, Safari).

Spolupráce probíhá na základě live meetingu. Ten probíhá ve virtuální meeting room, která je adresována jako webový odkaz (connect.acrobat.com/jméno_uživatele - jedná se o pevnou adresu, kterou si třeba lze přidat na vizitku stejně jako e-mailovou adresu či webový odkaz). K účasti na meetingu přizve vlastník plochy jiné uživatele zasláním e-mailu. Po klepnutí na daný odkaz se účastníkům meetingu přes browser spustí (instaluje) jejich klientská komponenta a mohou se s její pomocí meetingu zúčastnit.

Základním prostředkem pro výměnu informací je sdílení obrazovky daného počítače, sdílet lze takto desktop, určitá okna či aplikace. Následně pak uživatel veškeré akce, které provádí na svém počítači, zobrazuje ostatním účastníkům. Funkce Pauze and Anotate přitom dovoluje obrazovku v určitém stavu anotovat s pomocí různých grafických nástrojů (tužka, text, razítko aj.).

Anotování obsahu obrazovky v Acrobat Connect

Dalšími prostředky, použitelnými při sdílení obrazovky či samostatně, jsou možnost sdílení webové kamery pro videokonferenci, hlasová konference přes telefonní linku, chatovací nástroj (s možností diskutovat se všemi ve skupině či samostatně) a nástroj pro poznámky. Dané možnosti jsou nabízeny v základní podobě řešení, verze Professional k nim přidává hlasovou komunikaci přes Internet, záznam meetingů, nastavitelné prostředí, management uživatelů, centrální úložiště obsahu aj. Liší se rovněž počet účastníků meetingu (15 versus 2 500) a množství meeting rooms (1 versus neomezený počet).

Acrobat Connect je rozhodně zajímavým prostředkem, na kterém se nám při našich testech líbila jednoduchost zprovoznění a užívání, a rychlost, s jakou dané řešení fungovalo. I když s Acrobatem má společný skutečně spíše jen název (a možnost spustit meeting z prostředí daného programu), lze si představit různá využití právě s tímto programem: uživatel takto může sdílet a s ostatními diskutovat PDF dokument otevřený v Acrobatu apod.

Relativně příznivá jsou cenová nastavení, která jsou nicméně známá jen u základní podoby (Professional zatím není k dispozici). Platit se takto má 39 USD za měsíc provozu nebo 395 USD za provoz celoroční. Dané ceny přitom zatím platí pouze pro USA, v Evropě bude provoz zahájen zřejmě v lednu. V potaz je u Acrobat Connect třeba brát nároky na internetové připojení a existenci konkurenčních řešení (např. Microsoft Live Meeting, WebEx aj.).