ScanSoft PaperPort Professional 10: výkonný systém pro správu dokumentů - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

9. září 2005, 00.00 | Skenované, PDF či kancelářské dokumenty, digitální fotografie i další rozmanitý obsah
umí velmi zajímavým způsobem spravovat produkt společnosti ScanSoft. Jak vypadá jedno z
nejlepších řešení pro správu dokumentů v kancelářích či na pracovištích nízkonákladového
tisku?

Společnost ScanSoft je i u nás dobře známa coby dlouholetý úspěšný poskytovatel řešení pro práci se skenovanými dokumenty. V posledních době se nicméně ScanSoftu daří poměrně úspěšně expandovat i do oblasti práce s PDF dokumenty a ocenění se dočkalo i její řešení PaperPort, které slouží ke správě elektronických dokumentů. Právě poslední jmenovaný produkt se nám pak stal pro své nesporné kvality a inovativní přístup tématem k následující recenzi.

Základní přiblížení

PaperPort je správním centrem pro elektronické dokumenty uložené na daném počítači či v rámci lokální sítě. Zatímco základní verze je určena zejména pro uživatele v domácnostech a kancelářích, poskytuje podoba Professional řadu rozšiřujících funkcí, dovolující nasazení ve větších kancelářích, v rámci podnikových sítí či na pracovištích spojených s in-house kopírováním, skenováním a tiskem (multifunkční zařízení). V naší recenzi se zaměříme především na přiblížení zmíněné pokročilejší podoby, rozdíly pak lze dohledat na serveru výrobce. Obě verze produktu jsou v současnosti k dispozici pouze pro platformu Microsoft Windows.

Prostředí PaperPortu

Organizace dokumentů

K organizaci dokumentů je v rámci PaperPortu využito souborového systému (nikoli tedy databáze jako je tomu u řešení typu Canto Cumulus). Uživatel si takto určí jednu či více (lokálních nebo síťových) složek, s jejichž obsahem pak pracuje v prostředí, připomínajícím Průzkumníka Windows. K dispozici zde jsou prostředky pro přehledné zobrazení pomocí miniatur a seznamů, manipulaci na úrovni souborů (přesuny, kopírování, odstraňování apod.) a u některých podporovaných formátů (PDF, vlastní formát ScanSoftu pro skenované dokumenty PaperPort Image) též na úrovni stránek bez nutnosti otevírat daný soubor (pracuje se pouze s miniaturami). Zpracování na úrovni stránek přitom takto funguje i mezi více dokumenty, takže lze snadno poskládat zcela nový dokument z několika dokumentů stávajících.

Pro další manipulaci je možno podporované dokumenty otevřít v aplikaci PageViewer. Ta dovoluje jednodušší retuše obrazového obsahu, týkající se typicky chyb u skenovaných dokumentů (odstranění určitého úseku, naklonění, vyrovnání čar aj.) či digitálních fotografií (odstranění červených očí). Možné je rovněž anotování dokumentů: k tomu více na jiném místě tohoto článku.

Editace v PageVieweru

Pro další zpracování lze spravované dokumenty také přetáhnout na ikony vybraných aplikací, umístěné v nástrojovém panelu Sent To, přičemž uživatel může kontrolovat, jakým způsobem bude zpracování (přijetí) dokumentu provedeno. Uvedeným způsobem je možno daný soubor odeslat e-mailem, vytisknout, vložit do Wordu apod. U produktu ScanSoftu pak nepřekvapí podpora OCR, nabízená jednak coby interní funkce produktu, tak i ve vazbě na jiný produkt téhož výrobce OmniPage. V rámci zmíněného nastavení funkcí Send To lze takto například určit, aby se skenovaný dokument, přetažený na ikonu Wordu, nejprve převedl do textové podoby, která se vloží do dokumentu Wordu apod.

Vyhledávání a indexování

Důležitou funkcí PaperPortu je pochopitelně vyhledávání. To je založeno na práci s běžnými metadaty souboru (název, datum vytvoření atp.) a poznámkami. Metadata typu klíčová slova či autor přitom jsou buďto přímo přebírána z daného formátu (např. PDF) nebo je uživatel může (i hromadně) pro daný zdroj vyplnit. K dispozici je rovněž indexovací nástroj, který dokáže využívat i text, který získá pomocí odpovídající OCR procedury. Tvorba indexu přitom probíhá automaticky (na pozadí) pro vybrané složky.

Tvorba dokumentů

PaperPort neslouží pouze ke správě souborů stávajících, ale rovněž dovoluje přidávat soubory další. Opět příznačná pro daného výrobce je takto možnost kontroly skeneru: uživatel zde přitom může volit mezi programem ScanSoftu ScanDirect či proprietárním softwarem dodávaným přímo se skenerem. Další cestu jak přidat dokumenty představuje převod do PDF či různých obrázkových formátů s pomocí odpovídajícího tiskového ovladače instalovaného s produktem do systému: uvedeným způsobem lze tedy dokument prakticky libovolné aplikace převést do podoby, která je vhodná ke sdílení s jinými uživateli či pro dlouhodobou archivaci. Specificky je daná funkce k dispozici pro webové stránky, které je možno s pomocí nástroje Web Capture převést do souborů ve formátech PDF nebo PaperPort Image. Funkce Save As pak dovoluje soubory v různých formátech zkonvertovat přímo v prostředí PaperPortu do PDF či PaperPort Image za účelem snazší manipulace (například výše popsané zpracování na úrovni stránek, rozpoznání textu aj.). Konečně je nabízena i možnost nahrát fotografie z připojeného digitálního fotoaparátu.

Sdílení s jinými uživateli

Velmi zajímavé jsou možnosti sdílení dokumentů s jinými uživateli. Již zmíněná funkce Send To takto dovoluje odesílat dokumenty pomocí mailu či FTP. Z vybraných dokumentů je dále možno sestavit jednu či více webových stránek, které pak lze přímo z prostředí programu vystavit na Webu či podnikovém intranetu. Technologie PaperPort Links dovoluje dokumenty z PaperPortu přenášet s pomocí různých síťových služeb (Microsoft SharePoint, WebDAV aj.). Možné je pak i automatizované přebírání dokumentů od jiných uživatelů do PaperPortu a to pomocí funkce pro horké složky, kterou lze využít i pro e-mailové přílohy - odpadá mnohdy úmorné a hlavně zbytečné manuální přenášení či kopírování.

Dokumenty lze vystavit na Webu

Jak jsme již zmínili výše, dokumenty (PDF, grafiku) lze v PaperPortu anotovat. K dispozici zde jsou nástroje pro nalepovací poznámky, zvýraznění, šipky či razítka, které jsou čitelné i mimo PaperPort (v případě PDF jsou kompatibilní s Adobe Acrobatem či Readerem). Zejména při výměně informací mezi uživateli přijde vhod program FormTyper. Ten dokáže rozpoznat v naskenovaném formuláři odpovídající pole (možné jsou dodatečné úpravy), která může uživatel elektronicky vyplnit a pak například odeslat na zadanou e-mailovou adresu.

Závěrem

PaperPort je značně povedeným řešením, které uživateli nabízí možnost organizovat a zpracovávat dokumenty způsobem, který se hodně podobá manipulaci s dokumenty papírovými. Zajímavá je přitom vazba daného produktu na jiné aplikace ScanSoftu a obecně na prostředí, ve kterém se hodně pracuje s dokumenty skenovanými. Za uvedené možnosti ovšem výrobce požaduje odpovídající cenu, když základní podoba produktu stojí 99 USD, verze Professional je pak za plných 199 USD.