ProWorkflow: management publikačních zakázek prostřednictvím Internetu - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

8. října 2003, 00.00 | Vnesli byste rádi řád do chaotického způsobu, jakým zatím sledujete a kontrolujete
realizaci svých publikačních projektů? Zkuste ProWorkflow, internetový systém pro
workflow management.

Správa zakázek je v dnešním publikačním průmyslu, ať už hovoříme o pre-pressu či webdesignu, značně stochastickou činností. Komunikace mezi zúčastněnými stranami, sledování termínů a stráveného času, výměna podkladů a konečně i účtování za provedenou práci jsou prováděny prostředky, jež jsou právě po ruce a obvykle fungují na ryze intuitivní bázi. Tváři tvář prošlým termínům i pocitu, že práce na dané zakázce neodpovídá fakturované částce, se pak mnohdy jednotlivec i vedoucí většího pracoviště sám sebe dotazuje, zda se právě v managementu zakázek neskrývají rezervy, jejichž vytěžení by přineslo lepší přehled o práci zúčastněných subjektů, zefektivnilo komunikaci v rámci projektů a v důsledku přineslo časové a potažmo tedy i finanční úspory.

Způsobů, jak zlepšit workflow management,existuje v současnosti celá řada. Většinou se opírají o použití odpovídajících softwarových prostředků. Na Grafice jsme před nedávnem již představili nástroje společnosti CaptureWorks, tedy řešení uvedeného typu, určené speciálně pro potřeby publikačního průmyslu. Dnes bychom se takto rádi podívali na systém pro internetový workflow management ProWorkflow společnosti ProActive Software, který lze díky jeho univerzálnosti využít i v oblasti publikovaní.

Základní charakteristiky

Proworkfow je sada softwarových prostředků, umožňující v rámci ColdFusion serveru provozovat internetové (resp. lokální síťové) řešení pro správu projektů. Poté, co jsou nainstalovány odpovídající komponenty, vznikne systém, do kterého mohou přistupovat uživatelé vybavení internetovým (resp. intranetovým) připojením prostřednictvím webovského prohlížeče. Na straně klientů systému tedy odpadá nutnost instalace jakéhokoli dodatečného softwarového vybavení. Rozhraní systému je do značné míry konfigurovatelné, přístup do systému a škála nabízených funkcí jsou definovány v podobě uživatelských práv administrátorem. Podívejme se nyní podrobněji, jaké funkce mají uživatelé k dispozici.

Základní rozhraní ProWorkflow.

Zakázky a jejich sledování

Klíčovým pojmem v rámci ProWorkflow je zakázka (Job). Ta se skládá z jednoho nebo více úkolů (Job Task). Pro každou zakázku lze definovat a sledovat především údaje spojené s časem. Konkrétně to jsou datum zahájení, předpokládaného a skutečného ukončení. Překročení termínu je indikováno barevným zvýrazněním dané zakázky v rámci systému a odpovídajícím e-mailovým upozorněním. Nástroj Time Tracker umožňuje pomocí stopek nebo manuálního zdání zaznamenat čas strávený nad zakázkou/úkolem den po dni. Odpovídající nástroje pak dovolují vypsat veškerou práci, provedenou v zadaném dni, týdnu, měsíci či zvoleném časovém intervalu. Nastavit a sledovat lze dále informace obchodní povahy, jako jsou předpokládaná a skutečně fakturovaná cena, daňové zatížení a také skutečnost, zda zakázka již byla uhrazena.

Každé vytvořené zakázce lze přiřadit různé kategorie, jako jsou stav (v běhu, vyřízeno, před startem), klient, zodpovědný pracovník apod. Na základě této klasifikace lze snadno zobrazit všechny zakázky, spojené s daným klientem, zakázky vyřízené apod. Ke každé zakázce lze rovněž připojit různé zdroje, tj. soubory nahrané do depositáře systému. Uvedeným způsobem je tedy možno sdílet například podkladové soubory, náhledy, objednávky, job tikety a mnoho dalšího. K dispozici je i jednoduchý editor, umožňující prakticky kdekoli v systému použít textové poznámky. Již vyřízené zakázky lze přesunout do archivu. Obdobné nástroje jsou pak k dispozici i pro úkoly. Velmi propracované jsou funkce tzv. reportů, sloužící k sumárnímu výpisu a vytištění informací o všech zakázkách či úkolech různého typu (všechny, fakturované, zaplacené, spojené s danou osobou apod.).

Každé zakázce lze přiřadit řadu parametrů.

Správa uživatelů

ProWorkflow předpokládá, že se na jednotlivých zakázkách podílí řada osob, patřících do kategorie pracovník, zákazník, externí dodavatel (contractor) a další (například jednorázový spolupracovník apod.). Prostřednictvím odpovídajícího manageru lze spravovat a využívat kontaktní údaje všech těchto zúčastněných osob. Kontakty je přitom možno členit do skupin (books), v rámci kontaktů lze zaznamenat nejen běžné údaje typu adresa, společnost, telefon, e-mail, ale též nápojové preference (sic!) či odkaz na stránky, související nějak s danou osobou.

Klienti a dodavatelé mohou získat oprávnění vstupovat do systému prostřednictvím uživatelského jména a hesla a prohlížet zde údaje, spojené s jejich zakázkami nebo využívat odpovídající zdroje. Skryty jsou přitom údaje senzitivní povahy, jako je čas strávený nad zakázkou, pracovníci přidělení k projektu apod. Funkce e-mailových výstrah pak umožňuje zasílat zvolené uživatelské skupině upozornění na prakticky libovolnou událost v systému.

ProWorkflow v klientském prostředí.

Závěr

I když jsme v našem přehledu zdaleka nepřiblížili všechny vlastnosti ProWorkflow, dovolíme si přesto konstatovat, že jde o zajímavý systém, který lze dost dobře využít i v publikačním průmyslu. Jeho typickými provozovateli by zde mohly být například grafická studia, reklamní agentury či komerční tiskárny. Náročnost tohoto řešení je dána především jeho cenou: ta je ve srovnání s komplexními systémy pro řízení polygrafické produkce ve stylu Printcafe či Printable velmi přijatelná. (Uvedené systémy ovšem nabízejí značně více.) Začíná totiž na 199 USD v případě řešení pro jednoho uživatele, pokračuje 449 USD u pěti uživatelů, 999 USD u dvaceti uživatelů a stále ještě přijatelnými 1999 USD pro neomezený počet uživatelů. (Navíc se podle všeho chystá i možnost využití systému na subskripční bázi.) Za tyto ceny získá zákazník solidní sadu prostředků pro sledování termínů, financí, zdrojů a uživatelů v rámci projektů různého typu.

Jinou záležitostí ovšem jsou nové nároky, které uvedený typ systému klade na své uživatele: K tomu, aby byl skutečně efektivní, se totiž jednotliví zúčastnění pracovníci i klienti musí naučit podstatně větší disciplině a systematičnosti při provádění prakticky všech úkonů v rámci svých projektů. Pro ty, kdo si chtějí schopnosti ProWorkflow vyzkoušet nanečisto, je zde každopádně k dispozici snadno zprovoznitelné online demo.