PrintingOffice: zajímavé řešení pro kalkulace, řízení a fakturaci v polygrafické výrobě - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

sw software

sw software

12. listopadu 2004, 00.00 | Řešení společnosti Regard nabízí výkonné funkce pro tvorbu kalkulací, vystavování
faktur nebo plánování a řízení polygrafické výroby. K dispozici jsou dále i prostředky
pro různé přehledy a grafy či výměnu informací s jinými aplikacemi. Podrobnější
přiblížení printingOffice přinášíme v této recenzi.

Polygrafická výroba má své specifické úkony.K těm nejdůležitějším patří kalkulace tiskových zakázek. Pro ty lze použít různé nástroje a postupy: mnoho tiskařů zůstává u kombinace tužka-papír-kalkulačka, podstatně výhodnější je nicméně nasazení odpovídajícího software. V mnoha provozech jsou takto využívány tabulkové procesory (Excel aj.), navíc se pak dá narazit na specializovaný software, který dovoluje řešit uvedený požadavek většinou nejlépe. V tomto našem článku bychom se rádi pokusili o přiblížení jedné z mála takovýchto aplikací, vyhovující specifikům tuzemských pracovišť. Produkt printingOffice, o němž je zde řeč, je totiž dílem slovenského výrobce, společnosti Regard, která prostřednictvím svého českého distributora, společnosti printCafé (nezaměňovat s obdobně pojmenovaným zahraničním systémem společnosti Efi!) nabízí produkt v plně české verzi.

Základní popis

PrintingOffice je program, jehož primárním posláním je vytvářet elektronickou cestou kalkulace pro tiskové zakázky, řešené pomocí ofsetového a případně též digitálního tiskového stroje. Na uvedenou základní funkci nabaluje výrobce postupně další funkce, takže současná verze jeho produktu poskytuje i poměrně komfortní prostředky pro fakturaci, plánování, řízení a sledování výroby či výměnu informací s jinými aplikacemi. Produkt je k dispozici pro platformu Windows (95 a výše), přičemž lze jeho funkce využívat buďto v jednouživatelské nebo síťové verzi. Rozhraní programu je poněkud proprietárního charakteru (jak jsme už bohužel u aplikací daného typu zvyklí), přesto si lze na ně poměrně rychle zvyknout, protože je organizováno přehledně a logicky podle jednotlivých funkcí programu. Pojďme se nyní podívat, co vše lze vlastně s pomocí printingOffice zajistit.

Tvorba kalkulace

Kalkulace

Jak jsme již řekli výše, základem printingOffice jsou kalkulace. Ty se vytvářejí s pomocí formulářů, do kterých se některé údaje vkládají automaticky (číslo kalkulace, datum) či prostřednictvím uživatele (například předmět zakázky) a další přebírají z připravených seznamů, tzv. číselníků. Prvním krokem v printingOffice tedy obvykle je nastavení příslušných údajů číselníků, popisujících specifika daného pracoviště. Uvedeným způsobem se zohlední především parametry použitých tiskových strojů (resp. jejich nastavení pro jednotlivé typy úloh), jako je například počet obratů za hodinu při dané gramáži, cena za hodinu provozu či jeden obrat, životnost a cena kovolistu, přídavky papíru aj. - bylo by samoúčelné zde všechny parametry vyjmenovávat, spokojme se s konstatováním, že jejich výběr je vhodně volen tak, aby dokázal zachytit zřejmě všechna významná specifika nutná pro kalkulace tiskových zakázek. Obdobně bohaté jsou pak číselníky pro ceny papírů, knihařské práce či práce, jejichž cena není přímo závislá na dané tiskové úloze (například sazba, osvit atp.), dále lze v rámci číselníků vést i seznam zákazníků, obsahující příslušné kontaktní údaje, nastavit různé sazby DPH atd. Údaje do číselníků lze importovat z tabulek Excelu, což lze využít například k načtení ceníku spolupracujícího subjektu atp.

V rámci sestavování kalkulace pak uživatel z takto přednastavených údajů a proměnných, specifických pro aktuální úlohu (počet výtisků, mimořádné položky, sazba DPH aj.), vytvoří odpovídající sestavu, pro kterou pak program kalkuluje odpovídající cenu. Pěkně je v sestavě řešena práce s rozložením tisku na archu: odpovídající vizuální prostředí zde dovoluje jak zkontrolovat rozložení, vytvořené optimálně programem, tak manuálně nastavit rozložení vlastní. V rámci kalkulované sestavy lze využít i položku Profit, určující zisk, kterou je možno při odesílání zákazníkovi v sestavě skrýt. Údaje lze snadno přebírat z již existujících kalkulací, takže odpadá nutnost úmorného opakování stejných údajů, v rámci jedné kalkulace je možno zohlednit několik variant nákladů aj.

Grafický přehled kalkulací

Hotovou kalkulaci lze vytisknout, uložit do řady formátů (např. Excel, PDF či JPEG) nebo odeslat e-mailem. Podoba dokumentu je přitom uživatelem plně nastavitelná ve vizuálním editoru - obě popsané možnosti platí i pro další sestavy programu (zakázkové listy, výrobní příkazy, faktury aj.). Vytvořené kalkulace se ukládají pro další využití v systému. Jejich údaje si pak lze souhrnně prohlížet v podobě různých grafů (včetně možností animací a výpisů údajů za určené období).

Řízení výroby a fakturace

Ze sestavených kalkulací, které byly zákazníkem odsouhlaseny, je možno vytvořit knihu zakázek. Ta mimo údajů převzatých z kalkulace může obsahovat harmonogram prací se zakázkou spojených, u jejichž termínů lze využít zvuková upozornění. Seznam zakázek je filtrovatelný, takže si lze například nechat vypsat všechny zakázky, které dosud nebyly dokončeny atp., k dispozici jsou i příslušná grafická znázornění. Z parametrů zakázky je možno sestavit tzv. výrobní příkaz, použitelný v daném provozu při výrobě konkrétní tiskoviny. Výrobní prostředky pak doplňuje Organizér, dovolující vést několik různých plánovacích kalendářů, a na něj vázaný Plánovač, umožňující rozvrhnout a sledovat stav jednotlivých projektů. S pomocí uvedených nástrojů lze tedy plánovat vytížení strojů či odstávky, zohlednit dovolené aj.

Plánovač

Na knihu zakázek má vazbu modul pro fakturaci. Ten dovoluje automatizovaně vytvářet různé typy faktur (zálohové, zahraniční, interní), u kterých je možno nastavit příznaky, jako je Neuhrazeno či Po splatnosti, a také dodací listy. Nástroj Sumář dovoluje vypsat přehled faktur podle různých parametrů (období, nezaplaceno atp.), k dispozici je pak i grafické znázornění.

Závěrem

Rozsah funkcí printingOfice je skutečně úctyhodný a v naší recenzi jsme jej mohli přiblížit jen z části. Zájemcům tedy doporučujeme bližší seznámení prostřednictvím odpovídající demoverze. Produkt je v listopadu k dispozici za zvýhodněné ceny, přičemž jednouživatelská verze je dnes nabízena za 4500 Kč (zde i dále uvádíme ceny bez DPH), konkurenční upgrade (i z tabulek Excelu) je nabízen za 2500 Kč, u serverové verze (jež dovoluje funkce programu používat skupině uživatelů s různými oprávněními) je například u konfigurace pro 5 uživatelů třeba počítat s cenou okolo 19000 Kč. Zda je to u software, mající opravdu značně proprietární rysy (nestandardní prostředí, spíš jen spartánská nápověda, závislost na malém výrobci atp.), málo či hodně, lze těžko posoudit, každopádně se domníváme, že program by se mohl zúročit poměrně rychle. Netestovali jsme nicméně jeho využití v reálném provozu a tudíž přivítáme, pokud se naši čtenáři podělí o své případné zkušenosti s printingOffice v diskusním fóru tohoto článku.