P3Expeditor aneb jak zadávat tiskové zakázky po Internetu - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

22. srpna 2003, 00.00 | Jak funguje jednoduchý a cenově dostupný systém pro zadávání a dražbu tiskových zakázek prostřednictvím Internetu? A co vlastně zákazník jeho využitím získá?

Internetové služby pro dražbu tiskových zakázek (tzv. RFQ čili Request For Quote) patří k těm, které se v internetové polygrafii objevily jako jedny z prvních. Není divu, neboť efekt uvedeného typu řešení je hned na první pohled zřejmý: odpadá zdlouhavá komunikace "analogovými" prostředky a zadavatelé přitom mají šanci vybrat si ze širší nabídky tu finančně či technicky nejzajímavější. Mnohdy je ve hře také rychlost: uvedeným způsobem lze obratem vyhledat dodavatele například v případě, že ten dosavadní nemůže z jakýchkoli důvodů vyřídit náš požadavek apod. Službu uvedeného typu je navíc možno v základní podobě zajistit poměrně jednoduchými prostředky, jak nicméně ukazují některá pokročilá řešení uvedeného typu, technologické invenci se zde rozhodně meze nekladou. V nabídkách uvedeného typu služeb tedy nalezneme nástroje, umožňující specifikace zakázek ukládat pro opakované použití, vyhodnocovat nabídky pomocí sofistikovaných analytických nástrojů či trasovat vyřízení požadavku a i jinak všestranně komunikovat s dodavateli pomocí elektronických prostředků.

Obdobně jako v případě jiných internetových řešení pro polygrafii je nicméně i v této oblasti dnes poněkud "těsno": tytam jsou doby, kdy systémy uvedeného typu přibývaly jak houby po dešti. Mnoho z těch nejperspektivnějších (Corporatebids či Givemeaprice) byly nuceny ukončit svůj provoz. Příčiny krachu byly přitom různé, zdá se ovšem, že nejdůležitější roli zde sehrál poměrně malý zájem zúčastněných stran, tedy zadavatelů a tiskáren, kteří svou vybaveností a celkovou "gramotností" zatím zůstávají u méně atraktivních, ale zaběhaných "analogových" postupů. Neudiví tudíž, že většina systémů, které krach přečkaly, patří k těm, které jsou zaštítěny značným kapitálem a/nebo jsou nabízeny v rámci komplexních řešení pro internetovou polygrafii: uvést takto můžeme 58k, EnterpriseSite PrintCafe či Printable Dashboard.

Všechny tyto systémy jsou značně rozsáhlé a nárokují si jak nemalé investice, tak i odpovídající technické prostředky a údržbu: jejich použití se tedy vyplatí až ve velkém. Od loňského roku je nicméně na trhu přinejmenším jedno řešení, které se snaží vyjít vstříct požadavkům menších subjektů nebo také těch, kdo hodlají internetový systém pro RFQ zprovoznit postupně. Hovoříme zde o aplikaci P3Expeditor společnost P3Software, o jejíž bližší přiblížení se pokusíme v tomto článku.

Základní přiblížení

P3Expeditor je softwarová aplikace, dostupná pro platformy Windows i Macintosh - její třicetidenní trial si lze stáhnout zde (pro svůj chod vyžaduje odpovídající Java Runtime Environment, který si lze stáhnout tamtéž). S pomocí Expeditoru je v základě možno realizovat následující typy úkonů: sestavení specifikace tiskové zakázky, její rozeslání jedné nebo více tiskárnám prostřednictvím internetového spojení, odsouhlasení nejvýhodnější nabídky, zaslání cílové specifikace a sledování vyřízení požadavku. Podrobnější popis uvedených úkonů by zde znamenal přepsat manuál Expeditoru a tak se zde na ně podíváme pouze rámcově.

Vytvoření specifikace zakázky

Vytvoření specifikace zakázky i její pozdější úpravy probíhají v okně tzv. Job Mastera. S jeho pomocí lze nastavit například číslo zakázky, název projektu, status (plánováno, poptávka, objednáno, v běhu, zrušeno apod.), časový harmonogram (poptávka, odevzdání, náhledy, zhotovení), počet výtisků a sestavit podrobnější popis. V rámci zmíněného podrobnějšího popisu se specifikuje zejména použitý materiál (papír, tiskárna, barva) a způsob dokončovacího zpracování. Nastavení uvedeného typu lze uložit pro pozdější použití, a to buď v podobě šablony (tzv. flexi specifikace) nebo tzv. komponent (tzv. detailní specifikace). Konečně se v rámci specifikace zvolí jeden nebo více dodavatelů, kterým má být zakázka nabídnuta k vyhotovení.

Dialog Job Mastera pro nastavení parametrů zakázky.

Komunikace prostřednictvím Internetu

Poté, co je specifikace hotová, rozešle ji uživatel resp. P3Expeditor prostřednictvím e-mailu. Jednotliví dodavatelé přitom obdrží v poště nejen samotnou specifikaci, ale rovněž URL adresu stránky, spojené s danou zakázkou. Uvedená stránka je jedinečná pro každého dodavatele a generuje se na serveru provozovaném P3Software. Má podobu formuláře, ve kterém tiskárna určí, za jakou cenu je ochotna dané množství výtisků zhotovit. Uvedené nabídky pak může zadavatel po e-mailovém upozornění stáhnout pomocí odpovídajícího příkazu Expeditoru. Jinou možnost komunikace pak představuje prostá odpověď mailem, faxem či jiným komunikačním prostředkem, uvedeným v poptávce. Tiskárny, otálející s odpovědí pak lze, opět e-mailem, na uvedenou skutečnost upozornit.

Vzhledem k tomu, že je možno poptávat i různé množství výtisků, přičemž tiskárny mohou nabízet různě odstupňované ceny, je k dispozici tzv. Implied Price Calculator, dovolující jednotlivé nabídky porovnat pomocí grafu. Poté, co zadavatel na základě nabídek zvolí jednu nebo více tiskáren pro zhotovení zakázky, vyplní odpovídající objednávku a tu rozešle příslušným zadavatelům. Mimo toho lze dodavatele vyrozumět například o tom, že jejich nabídka nebyla přijata, zakázka byla zrušena, došlo ke změně objednávky apod. - podobu všech těchto zpráv je možno přednastavit v odpovídajícím dialogovém okně.

Podoba jednotlivých e-mailových zpráv je plně nastavitelná.

Další funkce

Výše uvedené základní nástroje doplňuje několik dalších funkcí. Konkrétně je to Spec Check, prostředek, který kontroluje specifikaci zakázky na chybějící nebo protichůdné informace. Dále je k dispozici Scheduler, tedy nástroj umožňující sledovat průběh všech rozpracovaných projektů v prostředí kalendáře. Zobrazení zde lze měnit různým způsobem, například je možno vypsat všechny zakázky, které jsou v běhu k určitému datu, zakázky spojené s určitým projektem atp. Z prostředí Scheduleru lze kdykoli přejít na specifikaci zakázky, případně je odsud možno začít vytvářet specifikaci novou. Jinou cestu jak získat představu o projektech nabízí Project List Screen. Ten vypisuje zvolené zakázky v podobě seznamu, který lze třídit podle nejrůznějších parametrů.

Scheduler.

Závěrem

P3Expeditor sází evidentně na jednoduchost a přehlednost: namísto mamutí serverové služby, jejíž osvojení může trvat několik měsíců, je zde k dispozici jednoduchý, rychle zprovoznitelný software, jež lze nasadit velmi flexibilním způsobem. Důležitý je zde samozřejmě cenový model, který dnes nabízí v podstatě dvě cesty. Tou první je koupě aplikace za 599 USD, přičemž v ceně je roční podpora (upgrade, výše popsaný internetový servis aj.), každý další rok se platí 99 USD. Druhou možnost představuje měsíční pronájem, který začíná od 29,99 USD měsíčně a s počtem předplacených měsíců klesá na 21,67 USD za měsíc při ročním předplatném. To tedy nejsou nijak markantní částky a zvlášť západní uživatel může tedy o službě vážně uvažovat. Tuzemskému uživateli pak budou ovšem stát v cestě problémy, spojené s lokálními podmínkami (čeština, účtování zakázky v korunách místo v dolarech atp.). Přesto jsme považovali za vhodné P3Expeditora představit, neboť dle našeho názoru představuje ukázku internetové služby pro polygrafii, která má reálnou šanci se prosadit i ve stávajících podmínkách, jež zatím nejsou pro uvedený typ služeb právě nejpříznivější.