OpenOffice.org 2 zblízka: Mail merge - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

sw software

sw software

21. července 2006, 00.00 | Jednou z hodně zajímavých a výkonných funkcí bezplatného balíků kancelářských aplikací
OpenOffice.org je mail merge neboli hromadná korespondence. S její pomocí lze generovat
personalizované dokumenty určené k tisku, elektronickému publikování či automatickému
rozeslání elektronickou poštou. Jak daná funkce pracuje a co vše z ní lze vytěžit?

Bezplatný, multiplatformní kancelářský balík OpenOffice.org nabízí uživatelům i funkce, které jdou za obvykle kancelářské zpracování dokumentů. Jednou z nejzajímavějších funkcí daného typu (jejíž obdobu každopádně nalezneme i v konkurenčních řešeních, tedy třeba Microsoft Office) je hromadná korespondence čili mail merge. Ta dovoluje vytvářet personalizované dokumenty, které lze tisknout či uloženy do různých formátů distribuovat pomocí elektronické pošty. Velkým plusem jsou v případě dané funkce rozmanité možnosti provázání s různorodými datovými zdroji, pro jejichž tvorbu a úpravy disponuje OpenOffice velmi silnými prostředky (databázový program Base, tabulkový procesor Calc), nabídka mnoha dokumentových formátů, do kterých lze personalizované dokumenty uložit, a také schopnost automaticky distribuovat vytvořené dokumenty elektronickou poštou. Handicapy dané funkce jsou jednak omezení OpenOffice při náročnějším tiskovém výstupu (slabší typografie, RGB barvy), které nicméně nemusí bránit tvorbě poměrně dobře vyhlížejících tiskovin nejen na stolní tiskárně, ale též třeba pomocí digitálního tisku, a dále technické řešení funkce samotné, které by přece jen dožadovalo trochu dopracování.

Každopádně jsou zde k dispozici značně zajímavé možnosti, které přijdou vhod i při různých publikačních projektech. V tomto našem článku bychom se proto na možnosti mail merge v OpenOffice podívali rádi blíže. Vzhledem k rozsáhlosti tématu se nicméně omezíme především na nasazení základního prostředku pro daný účel, tj. tzv. Průvodce hromadnou korespondencí. Ten má přitom jednu ze svých zásadních funkcí - automatizované rozesílání dokumentů elektronickou poštou - dobře dořešenu až v nejnovější podobě balíku, tedy OpenOffice.org 2.0.3, všem tedy doporučujeme příslušný upgrade stahnout.

Průvodce hromadnou korespondencí

Jak již bylo naznačeno, k využití funkcí mail merge je nejsnazší použít nástroj Průvodce hromadnou korespondencí (viz odpovídající příkaz v nabídce Nástroje) textového procesoru Writer. Jeho posláním je dovolit uživateli v několika krocích definovat předlohový dokument, do něhož se vkládají data, datový zdroj, z něhož se data přebírají, a způsob sloučení předlohy s daty. Následně pak lze upravit generované dokumenty a zajistit jejich hromadné uložení ve zvoleném formátu, vytištění či zaslání elektronickou poštou. Věnujme se naznačeným krokům podrobněji.

V kroku prvním uživatel zvolí, zda se jako šablona použije již existující dokument (aktuální, otevřený s pomocí odpovídajícího dialogu či některý z použitých při předchozím slučování) nebo zda se vytvoří dokument nový (prázdný či ze šablony). Poté se volí, jakého typu vytvářený dokument bude: na výběr je zde dopis či zpráva elektronické pošty - rozdíl mezi danými dokumenty přitom není ve způsobu distribuce (v obou případech jsou možné uložení, tisk i zaslání e-mailem), ale ve struktuře vkládaných dat, bohatší možnosti nabízí dopis.

Daná volba se odráží hned v následujícím kroku, při kterém se určuje datový zdroj, z kterého se budou přebírat proměnné údaje. Jako takovýto zdroj může posloužit libovolná databáze spravovaná OpenOffice, nejvíce nasnadě jsou takto databáze kontaktů, použít lze ale i jiný typ databází přístupný přes Base a rovněž tabulky z tabulkového procesoru Calc či Excelu nebo textové soubory s oddělovači. Podle výše zvoleného typu (dopis či zpráva elektronické pošty) pak lze do dokumentu vložit buďto blok s adresou a oslovením (pro dopis) či pouze oslovení (pro zprávu elektronické pošty). Co se bloku s adresou týče, jedná se zde o seskupení symbolických odkazů na pole v databázi, které lze seřadit různým způsobem. K dispozici je takto několik připravených sestav, uživatel si pak může tvořit sestavy vlastní. Určitou inteligenci dodává dané funkci volba pro potlačení řádků s prázdnými poli a dále možnost podmíněného vkládání položky s názvem státu/regionu (určíme, že se například nebude vkládat stát/region Česká republika - logické když oslovujeme především tuzemské klienty apod.). Náhled dovoluje zkontrolovat korektnost nastavení pro všechny záznamy z dané databáze.

Určitou inteligenci pak jeví i nastavení oslovení, které může být různé pro muže a ženu v závislosti na určeném poli z dané databáze (např. pole Pohlaví v Kontaktech). Oslovení pak může opět obsahovat symbolické odkazy na pole databáze, a tak jím lze v podstatě suplovat blok s adresou v případě zpráv elektronické pošty.

Pokud uživatel zvolil formu dokumentu dopis a použil blok adresy, může vyladit umístění tohoto bloku v následném kroku. Jedná se o poměrně nepohodlnou metodu, kdy se s daným blokem lavíruje pomocí nastavení odpovídajících numerických hodnot, obdobně pak lze manipulovat i s případným oslovením. Podstatně lepší možnost nabízí další krok průvodce, kdy lze přímo jít do předlohového dokumentu a tam vše upravit pomocí běžných nástrojů (takže předchozí krok je možno zcela vynechat), mimo jiné lze takto provést i zformátování vložených proměnných polí (která se pak příslušně promítnou do výstupu).

V dalším kroku se již provede sloučení předlohy a dat, vznikne přitom odpovídající dokument Writeru. Ten lze opět projít a upravit. Konečně pak přichází finální krok, kdy lze výsledek sloučení nechat vytisknout, uložit do různých formátů či rozeslat elektronickou poštou. Při ukládání lze zvolit prakticky libovolný formát podporovaný OpenOffice, tedy třeba i PDF či XML, určit je možno, zda se uložení provede do jediného či více souborů. Pro odeslání elektronickou poštou je třeba zvolit pole dané databáze, jež obsahuje e-mailové adresy, na které se rozesílání provede, kontrolovat pak lze formát zprávy (HTML, PDF. OpenDocument, Word, text), název přílohy, předmět či text sdělení v mailu (pokud se dokumenty zasílají ve formátech PDF, OpenDocument či Word). Pro korektní fungování zasílání se musí nastavit SMTP účet (Nástroje-Volby-Hromadná korespondence elektronickou poštou).

Pokročilejší využití a další možnosti

Průvodce hromadnou korespondencí je na první pohled poněkud těžkopádným nástrojem. Je ovšem třeba si uvědomit, že pokud uživatel zvládne jeho nuance a předlohový dokument i databázi si odladí, může pak personalizované dokumenty vytvářet velmi rychle. Stačí zvolit již připravený předlohový dokument, určit databázi a pak se jen proklikat k potřebné podobě výstupu.

Uživatelé by pak neměli podlehnout zdání, že se jedná o prostředek vhodný pouze pro jednoduché dopisy s pevně danou strukturou proměnných dat (adresa, oslovení). Do těla dokumentu lze totiž vložit odkazy na prakticky libovolné pole dané databáze: k danému účelu stačí otevřít tuto databázi ve Writeru s pomocí příkazu Zobrazit-Zdroje dat a přetahat z ní odkazy na daná pole (záhlaví tabulky) kamkoli do dokumentu. Při slučování se pak provede odpovídající naplnění i u těchto položek. Dále pak lze v dokumentu použít různé proměnné, typicky například pro datum či čas nebo též třeba oslovení a různé podmínky. U dokumentů určených pro elektronické publikování se dá rovněž použít hypertextových odkazů a formulářových prvků. Sdělení vytvořená prostřednictvím dané funkce mohou mít tedy rozmanitou podobu a různý účel, i když primární zde skutečně zůstává direct mail, který lze takto řešit i smíšenou formou (tištěná a elektronická podoba).

Při tvorbě tištěných dopisů mohou přijít vhod doplňkové funkce pro tvorbu obálek (Vložit-Obálka) a štítků (Soubor-Nový-Štítky), kdy lze k potisku použít tatáž data, jaká se použijí při přípravě hromadné korespondence. K odladění vzhledu dopisů či faxů, jež pak poslouží jako šablony pro hromadnou korespondenci lze použít odpovídající průvodce (viz Soubor-Průvodci). Funkce hromadné korespondence se pak dá v omezené míře použít, i když zadáme příkaz k tisku existujícího předlohového dokumentu (Soubor-Tisk).

Závěrem

Naše přiblížení funkce hromadné korespondence si nekladlo za cíl vyčerpávajícího přiblížení všech možností, které daný prostředek nabízí. Šlo nám spíše o naznačení potenciálu, který je značný, pro podrobnější informace je třeba sáhnout po nápovědě a dokumentaci OpenOffice.