Jakým způsobem mohou elektronické prostředky zefektivnit formulářová workflow? - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

technologie pero

technologie pero

14. ledna 2004, 00.00 | Použití moderních technologií může přinést významná vylepšení při využívání papírových
formulářů. Takové jsou závěry studie společnosti CAP Ventures, vyhodnocující nasazení
technologie HP Forms Automation System. O jejich přiblížení bychom se rádi pokusili v
tomto článku.

Papírové formuláře patří v mnoha oborech (například bankovnictví, pojišťovnictví, zdravotnictví, státní správa aj.) k zásadním prostředkům, umožňujícím sběr a správu nejrůznějších informací. Provoz odpovídajících dokumentových workflow ovšem rozhodně není bezproblémový a ani nijak laciný. Naskýtá se tedy otázka, nakolik by nebylo možno v uvedené oblasti nasadit odpovídající elektronické prostředky. Sběr dat výlučně elektronickou cestou je ovšem v mnoha oblastech pouze zbožným přáním a nikoli realitou, a tak se spíše hledají cesty, jak s pomocí elektroniky stávající papírové formulářová workflow vylepšit a nikoli nahradit. Zajímavým novým pokusem na uvedeném poli je řešení společnosti Hewlett-Packard HP Forms Automation System, založené na technologii Anoto, kterou jsme si nedávno podrobněji přiblížili v tomto článku. O vyhodnocení efektivnosti nasazení zmíněného řešení se před nedávnem pokusila známá analytická společnost CAP Ventures. Ta svá zjištění prezentovala v podobě této zdarma dostupné studie, o jejíž přiblížení bychom se rádi pokusili v tomto článku.

Jak HP Forms Automation System funguje?

Ti, kdo četli náš dřívější článek o technologii Anoto, asi tuší, že základem Automation Systemu bude pero (HP Digital Pen), s jehož pomocí lze nejen normálně psát, ale též zaznamenat pohyb po papíře do interní elektronické paměti. Papír přitom musí být potištěn odpovídajícím Anoto vzorem - k vytvoření formulářů využívajících tento vzor poskytuje Hewlett-Packard příslušný software, tisk formulářů je pak možný na různých stolních tiskárnách (barevných či černobílých) téhož výrobce.

Schéma nasazení technologie HP Forms Automation System. (Převzato ze zmíněné studie.)

Typický scénář nasazení předpokládá, že uživatel zmíněné technologie vyplní v terénu s pomocí zmíněného pera formuláře, čímž získá nejen údaje v papírové podobě, ale též odpovídající elektronické informace, které pak lze snadno přenést do informačního systému daného subjektu prostřednictvím lokální sítě či Internetu. S každým použitým formulářem lze spojit řadu dalších informací (datum pořízení, údaje klienta či projektu atp.), které se automatizovaně připojí k shromážděným záznamům.

Uvedený princip sebou přináší oproti tradičním papírovým workflow řadu výhod - na tomto místě si ukažme jen ty nejzajímavější, podrobnější výčet lze najít ve výše zmíněné studii. Především je třeba si uvědomit, jak výrazně jsou eliminovány nároky na přenos a zpracování sbíraných dat: namísto pracného přenášení, faxování či posílání poštou je zde k dispozici připojení k počítači s možností využití komunikačních prostředků typu e-mailu, zcela odpadají úkony jako je skenování či následné rozpoznávání znaků (OCR), vedle toho jsou k dispozici prakticky neomezené možnosti automatizovaného zpracování nasnímaných dat a jejich začlenění do informační infrastruktury daného subjektu. Redukuje se počet chyb při zpracování, eliminují se rovněž ztráty či čas, dané vyhledáváním dokumentů. Elektronické pero je přitom podstatně snáze přenosné, lacinější a uživatelsky přívětivější než jakýkoli PDA či notebook a jeho nasazení předpokládá prakticky nulové změny ve stávajících dokumentových workflow. Formuláře se s použitím tiskáren Hewlett-Packard tisknou in-house a on-demand, takže odpadají dřívější dlouhé dodací lhůty a ztráty, dané změnami ve formulářích.

Případová studie

To, co jsme řekli výše, jsou ovšem pouze teoretické výhody. V potaz je třeba brát nemalé náklady na pořízení a implementaci uvedeného řešení. Je proto velmi cenné, že CAP Ventures prezentovala v rámci zmíněného materiálu případovou studii, vyhodnocující nasazení uvedené technologie v reálných podmínkách. Studie neuvádí název daného subjektu, každopádně zmiňuje, že se jedná velkou pojišťovací společnost, působící v USA. Pojišťuje prostřednictvím více jak 10000 agentů, zpracovávaných formulářů je zhruba 11 milionů ročně.

Společnost pořídila pro všechny své agenty HP Digital Pen pro zpracování dat v terénu a každou svou pobočku vybavila tiskárnou, umožňující on-demand tisk formulářů. Zároveň instalovala a pro své potřeby modifikovala odpovídající software pro zpracování elektronických údajů, shromážděných uvedenou cestou.

Počáteční náklady na implementaci, spočívající v zakoupení per a instalaci/modifikacích příslušného software, činily 3,345,000 USD. Ještě více ovšem činí roční náklady spojené s chodem daného řešení: celkem 4,796,750 USD. Hlavní podíl na uvedené sumě mají přitom poplatky dodavateli za provedené transakce (2,750,000 USD, Hewlett-Packard si účtuje 20 centů za každou zpracovanou stránku) a za leasing nebo amortizaci tiskáren (2,000,000 USD). Celkové náklady za první rok provozu daného řešení tedy činily 8,141,750 USD.

Tuto nemalou částku ovšem převyšují úspory, činící 10,000,000 USD. Ty jsou dány především úsporami při zpracování formulářů. Společnost zde uvádí, že cca 25,000,000 USD vynaložených ročně na toto zpracování v původním workflow bylo redukováno na současných 15,000,000 USD - odtud tedy naznačené úspora.

Celou kalkulaci jsme uvedli jen ve zkratce: podrobnosti nalezne zvídavý čtenář ve zmíněné studii. Na serveru Hewlett-Packard pak lze najít další případové studie, spojené s nasazením zmíněné technologie například ve zdravotnictví, dopravě či státní správě.

Závěrem

Naskýtá se samozřejmě otázka, co vlastně technologie typu HP Forms Automation System znamenají pro publikační průmysl. Na jednu stranu je lze rozhodně považovat za prostředek, který připravuje zejména polygrafii o lukrativní zakázky: tisk příslušných formulářů si subjekty provozující zmíněnou technologii zajistí obvykle z vlastních zdrojů, neboť takový postup je rychlejší a podstatně ekonomičtější. Na druhou stranu je ale vhodné připomenout, že jednou z cest, kterou mohou objekty působící v oblasti publikování rozšířit či zcela nahradit portfolio svých služeb, je tzv. document outsourcing, který může být spojen i s nasazením výše zmíněné technologie. Do budoucna pak bude jistě zajímavé dále sledovat, v jakých dalších oblastech se podaří papír a elektroniku fúzovat tak výhodně, jako v námi popsaném případě.