Groove Virtual Office: zajímavý prostředek pro skupinovou spolupráci - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

21. dubna 2006, 00.00 | Elegantní výměna souborů, anotování, plánování či komunikace mezi členy týmů. Takové
jsou některé z mnoha vlastností řešení pro online spolupráci, které lze v omezené podobě
používat zcela zdarma. Více již v naší recenzi.

Nástrojů pro online skupinovou spolupráci přibývá v poslední době významnou měrou i v případě publikačního průmyslu. Není divu, neboť výkonné internetové připojení je stále dostupnější a výhody jako je globální dostupnost dat kdykoli a odkudkoli, rychlost informační výměny či možnost zapojení nejrůznějších dodatkových elektronických prostředků (sledování verzí, organizace souborů, zabezpečený přístup aj.) jsou zkrátka nezpochybnitelné.

Donedávna hrály prim v dané oblasti především plně online řešení, jejichž ústřední komponentou je serverová aplikace, kterou uživatelé využívají obvykle přes svůj webový prohlížeč. Jedná se o řešení v mnoha ohledech zajímavá a výkonná, ovšem ne právě jednoduše provozovatelná a spravovatelná (z hlediska provozovatele) a často také poměrně drahá. Do popředí se proto stále více tlačí i produkty, které dovolují uživatelům vyměňovat informace bez nutnosti centrální administrace, fungující tedy na bázi peer-to-peer. V oblasti publikování jsou takto příkladem za všechny odpovídající prostředky poskytované v rámci Adobe Creative Suite (VersionCue, Bridge) či pouze Adobe Acrobatu. My se nicméně v naší dnešní recenzi chceme podívat na jiný prostředek daného typu, řešení Groove Virtual Office od společnosti Groove Networks. Jedná se zde sice o produkt směřovaný primárně zejména do kancelářské oblasti, škálou funkcí, výkonností a i poměrně příznivým cenovým modelem má nicméně Groove co říci i publikačním pracovištím. Ostatně posuďte sami v naší recenzi.

Základní přiblížení

Groove Virtual Office je řešením fungující výlučně na platformě Windows (98 a vyšší). Jeho provoz je zajišťován s pomocí na zdroje standardně náročné aplikace, která zajistí sdílení informací, uložených uživatelem do jedné či více tzv. workspace (pracovní plocha), mezi vícero počítači vybavenými daným produktem. Jedná se zde tedy o řešení na bázi peer-to-peer, které se dá v rámci týmu zprovoznit jednoduše tak, že si uživatelé nainstalují odpovídající aplikaci. Podmínkou je samozřejmě připojení k Internetu, i když systém dovoluje i práci offline, kdy se po připojení k Internetu provede synchronizace offline změn s jinými uživateli. Pochválit na Groove musíme technické provedení i celkovou ergonomii: vše fungovalo přehledně a svižně, máloco lze vytknout nápovědě a množství výukových materiálů, které řešení provázejí.

Workspace Groove

Workspace a její nástroje

Jak již bylo řečeno výše, základním prostředkem pro sdílení informací v Groove je tzv. workspace. Z hlediska uživatele se zde vlastně jedná o sérii panelů, které mohou obsahovat různorodé informace, k jejichž správě slouží vždy odpovídající nástroje. Zásadní přitom je, že uživatel může vytvářet a sdílet vícero různých workspace, přičemž konfigurace (tj. jaké nástroje a informace jsou použity a jaké ne) je zcela v jeho kompetenci.

Základem takřka každé workspace je především sdílení souborů. Uživatel zde může určit soubory ze svého souborového systému, které pak lze různým způsobem organizovat do složek workspace a následně takto sdílet (či skupinově editovat) s jinými uživateli (možné je i jednoduché sdílení složek mezi počítači tak, že se tyto příslušně označí v prostředí Průzkumníka Windows a Groove pak zajistí odpovídající synchronizaci). Dále jsou zde prostředky pro sdílení obrázků (jsou podporovány odpovídají náhledy), kreslicí nástroj (jež dovoluje třeba i anotovat bitmapovou grafiku) a hlavně různorodé nástroje pro práci s textem (Notepad, Outliner) či také webovými odkazy (Web Links). Jeden nebo více dokumentů lze nechat přehlédnout týmem recenzentů, přičemž k dispozici jsou nástroje pro připojování poznámek k dokumentům, přímý přístup k změnám v obsahu je možný v případě Microsoft Wordu či Excelu.

Při týmové práci jsou pak zásadní další nabízené prostředky, kterými jsou diskusní nástroj pro výměnu zpráv (včetně souborových příloh, vložených odkazů aj.) a prostředek pro online porady, kalendář pro plánování událostí či task manager pro definování úloh v rámci projektu, jejich přiřazování členům týmu, sledování činností atp. Dále se nabízí i propracovaný manager kontaktů. Získání informací v předem definované strukturované podobě dovolují formuláře, k jejichž návrhu a vyplňování produkt opět disponuje odpovídajícími prostředky.

Uvedené nástroje jsou součástí základní dodávky produktu. Velmi zajímavá je ovšem možnost jejich doplnění dalšími nástroji, pocházejícími někdy i z dílny jiných výrobců (často je ovšem třeba doplatit další licenční poplatky za jejich provozování). Zmínit lze takto třeba ActiCam pro web-kamera konference, Advance pro trasování aktivit, TeamWriter pro společné vytváření textových dokumentů či Toucan Navigate pro využití geografického informačního systému.

Využít lze třeba i kalendář

Obsah workspace a i její složení může uživatel snadno kontrolovat s pomocí odpovídajících prostředků, kdy k dispozici jsou i šablony, jež umožňují vytvořit workspace typickou pro určitý typ projektu. Řada šablon je součástí dodávky produktu, další lze stáhnout z webu výrobce, možné je i uložení vlastních nastavení do této podoby. Podporu šablon je třeba ocenit, neboť značně pomáhá zejména méně zkušeným uživatelům a i těm ostříleným ušetří hodně času při zakládání projektů.

Sdílení workspace

Poté, co má uživatel vytvořenu určitou workspace nebo provedl změnu jejího obsahu, může přizvat k jejímu sdílení jiné uživatele. Přizvání funguje na bázi e-mailu či instant messengeru (produkt podporuje především Microsoft Outlook, MSN Messenger či Jabber), každá workspace pak eviduje uživatele, kteří jsou na ni zúčastněni a dovoluje sledovat jejich status (online/offline). Pro přístup je samozřejmě zapotřebí mít instalován Groove, každý uživatel je pak jednoznačně identifikován pomocí jména a hesla. Možné je nicméně využití téže identity na více počítačích či naopak použití více identit na počítači jediném.

K dispozici jsou nástroje pro synchronizování obsahů workspace na jednotlivých počítačích, přechodné odstavení workspace od Internetu, sledování přístupu a mnoho dalšího. Přenos mezi počítači je optimalizován a zabezpečen.

Nástroje pro správu a sdílení workspace

Závěrem

Groove je sympatickým nástrojem, který má šanci zaujmout v prostředí menších i větších týmů. V případě publikačních pracovišť se může dobře hodit všude tam, kde práce na projektu zahrnuje více než kreativní úkony (pro které zde jsou třeba v úvodu zmíněné prostředky Adobe) záležitosti plánovací a komunikační povahy. Takových pracovišť je přitom poměrně dosti: dají se zde zmínit vydavatelství, pracoviště pro korporátní či webový design, reklamní agentury a leccos dalšího.

Produkt samozřejmě trochu trpí tím, že je použitelný pouze ve Windows. Dále pak nejsou úplně ideální jeho cenová nastavení, i když tato lze označit za poměrně přijatelná. Konkrétně je k dispozici především verze Trial, která po 60 dnech ztratí většinu svých schopností, nicméně zůstane k dalšímu nekomerčnímu použití k dispozici zdarma. FileSharing Edition (69 USD) má limitovány možnosti týmového plánování, ty jsou pak doplněny v podobách Professional Edition (179 USD) a Professional for Projects (229 USD). Více podrobnosti o daných cenových modelech lze dohledat na serveru výrobce, kde dále nalezneme i seznam stávajících uživatelů produktu a také příslušné případové studie.