Extensis Portfolio 8.5: nová verze kvalitního asset manageru - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

10. září 2007, 00.00 | Profesionální správce souborů, kombinovaný s kvalitně navrženým katalogizačním systémem, byl nedávno vydán ve své aktualizované verzi. Souhrnný popis celé rodiny
aplikací Extensis Portfolio i jejich zaměření vám nyní nabízíme.

Portfolio je jedním ze stěžejních produktů společnosti Extensis, kterou budete znát například ve spojení s profesionálními správci písem Extensis Suitcase, Suitcase Fusion či Font Reserve. Extensis Portfolio (v pozici klienta) je manuálně ovládaný katalogizační systém, který je navíc vybaven řadou automatizovaných funkcí sloužících nejen k tvorbě (i rozsáhlejších) katalogů na pozadí, ale také několika šikovnými exportními funkcemi. Portfolio se trochy vymyká běžným nástrojům na správu obrázků a fotografií, a i když má s těmito programy mnoho totožných vlastností, celkové možnosti Portfolia jsou minimálně o dva řády výše.

Rodina produktů Portfolio a systém katalogů

Prvním zásadním rozdílem Extensis Portfolia oproti většině klasických manažerů grafického či multimediálního obsahu je celková organizace katalogů. Každý katalog Portfolia je totiž v postatě unikátní databáze souborů a datových položek, které jsou většinou plně editovatelné a mohou se v rámci katalogu používat nejen k účelům třídění a vyhledávání souborů, ale také k jejich exportu a použití v jiných aplikacích. Mezi datové položky patří především EXIF, IPTC a XMP metadata, jejichž prostřednictvím je de facto celý katalog organizován.

Extensis Portfolio 8.5 - prostředí programu s otevřeným katalogem s náhledy souborů, velkým náhledem jedné z fotografií v katalogu a volbami pro přidávání popisek, klíčových slov a editaci dalších EXIF a IPTC metadat

Extensis Portfolio 8.5 - základní volby pro katalogizaci souborů nabízí například automatické přiřazení klíčových slov a popisek nebo zkopírování souborů na zvolené místo na disku

Extensis Portfolio 8.5 - rozšířené vlastnosti katalogu zahrnují mimo jiné i soubory, které bude importní modul automaticky vynechávat (například různé záložní či konfigurační soubory, skupiny sdružených náhledů grafických souborů, logy apod.)

Extensis Portfolio 8.5 - každá datová položka v katalogu může sloužit k různým účelům, k dispozici jsou i uživatelem předdefinované skupiny IPTC, EXIF či XMP metadat

Extensis Portfolio 8.5 - katalogizace souborů může "v tichosti" probíhat i na pozadí

Druhým rozdílem, či spíše důležitou doplňkovou vlastností je možnost napojení Portfolia na taktéž databázově orientovaný Portfolio Server, který se používá v případě centrální správy velkého množství souborů, jejich archivace, distribuce, prohlížení či publikování pro jednotlivé klienty. Samotné Extensis Portfolio pak v napojení na Portfolio Server funguje jako běžný koncový klient, přičemž v předvolbách aplikace najdete funkce pro nadefinování systému hesel pro jednotlivé úrovně přístupu ke katalogům. Součástí Portfolio Serveru je i modul Portfolio Project Sync pro integraci Portfolia Serveru s Adobe Creative Suite 3 pro účely vyhledávání souborů, jejich archivace a automatické distribuce souborů CS3 aplikací přes web.

Vzhledem k ceně samotného Portfolio Serveru je možná trochu s podivem, že chcete-li provozovat MSSQL, Oracle či MySQL databázi s Portfolio Serverem, musíte si dokoupit další doplněk – Portfolio SQL Connect. K dispozici je dále kombinovaná varianta Portfolio Workgroup Server (obsahuje již licence na jednotlivé klienty) a komplexní Portfolio Corporate Server, což je většinou individuální řešení „na klíč“, dodávané na míru specifickým potřebám zákazníků.

Extensis Portfolio 8.5 se prodává za 200 USD ve verzích pro Windows 2000/XP/Vista a Mac OS X 10.4.4+, ceny ostatních variant rodiny produktů Portfolio najdete na webu společnosti Extensis. V České republice prodává produkty Extensisu společnost Amos Software: Portfolio 8.5 (klient) stojí cca 5 000 Kč bez DPH, varianta s modulem NetPublish pak od cca 6 000 Kč výš. Ceny verze Portfolio Server s komerční licencí pak začínají na cca 153 000 Kč bez DPH.

Extensis Portfolio 8.5 - integrovaný prohlížeč obrázků, multimediálních souborů a různých typů dokumentů je dost jednoduchý a určitě by stál ještě za vylepšení

Extensis Portfolio 8.5 - další ze tří defaultních náhledů katalogu s podrobnějšími informacemi o souborech a funkcí pro odeslání vybraných souborů e-mailem

Extensis Portfolio 8.5 - možnosti aplikace týkající se extrakce metadat, tvorby klíčových slov a indexování textových dokumentů

Novinky

Katalogy Portfolia 8.5 jsou pochopitelně zpětně kompatibilní s Portfoliem 6.x i 7.x, ne však s s katalogy starších verzí Portfolia. Verze 8.0 byla z hlediska funkčnosti celého systému katalogů poměrně stěžejní, i tak je ale nových funkcí na bezplatný upgrade relativně dost. Za zmínku rozhodně stojí nová paleta Presets pro ukládání kolekcí metadat, především pro účely pozdější aplikace metadat na vybrané soubory v katalogu nebo v rámci automatizovaných katalogizačních akcí. Defaultní datové položky katalogu lze nyní efektivněji aplikovat na nové soubory přidávané do katalogu, totéž se samozřejmě týká souborů v katalogu již obsažených. Ve zkratce lze tedy říci, že manipulace s klíčovými slovy a datovými položkami (IPTC, EXIF či XMP metadata) je nyní o něco přehlednější.

Portfolio má sice jen jeden univerzální katalog, který ale může mít různé formy dané šablonou a použitým systémem organizace metadat. Každý nový katalog tedy může být navržený pro jiné specifické účely a může mít svůj vlastní systém vyhledávání a nastavení metadat, obsahujících například popisky k obrázkům, komentáře uživatelů či pracovní pokyny k multimediálním souborům či kancelářským dokumentům apod. Chcete-li tedy například synchronizovat datové soubory aplikací Adobe Creative Suite 3, nebo pracovat pouze s PDF soubory či digitálními fotografiemi, nemusíte používat univerzální katalogy, ale použít hotovou šablonu katalogu přímo pro daný účel.

Extensis Portfolio 8.5 - defaultní šablony katalogů v Portfoliu mohou sloužit k různým účelům včetně katalogizace obrázků a fotografií, sdílení projektů s Adobe Creative Suite či třeba ke správě běžných kancelářských dokumentů

Součástí Portfolia 8.5 je rozšířená podpora digitálních fotografií ve formátu RAW, dostupná ovšem i jako samostatný update pro předchozí verze programu. Podpora RAW snímků zahrnuje většinu aktuálních modelů digitálních fotoaparátů, jejichž seznam najdete na webu Extensisu. Rovněž import dalších formátů souborů byl navýšen o podporu několika nových typů souborů, včetně extrakce jejich metadat. Rozšířené jsou v Portfoliu 8.5 zejména funkce pro správu, prohlížení a export PDF dokumentů a EPS souborů ohledně generování kvalitních náhledů a prohlížení PDF a EPS souborů.

Další užitečné funkce programu

Jednou z dalších užitečných funkcí je rychlá archivace katalogů na CD a DVD média a integrovaná konverze grafických formátů s možností změny rozlišení grafických souborů, a to včetně zpětného zápisu všech použitých EXIF, IPTC a XMP metadat. Podpora balíku Adobe CS3 spočívá nejen v možnosti katalogizovat některé dokumenty aplikací CS3, ale především v podpoře jejich XMP metadat a CS File-Info panelů dle standardu IPTC4XMP (IPCT Core).

Další (již starší novinkou) známou z verze 8.0 je paleta Portfolio Express dostupná z tray ikony Windows či přes klávesovou zkratku, která umožňuje přímý přístup ke katalogům respektive k náhledům v nich obsažených souborů. Portfolio Express má samozřejmě i jednoduché funkce pro vyhledávání souborů v katalogu a umí též soubory kopírovat, otevírat a dále s nimi manipulovat bez nutnosti otevírat celé Portfolio.

Scratchpad galérie se v Portfoliu 8.5 používají jako záložní adresáře pro třídění, slučování či editaci souborů z více galerií a lze je též použít pro publikování grafického či multimediálního obsahu. Další šikovnou funkcí jsou tzv. SmartGalleries, využívané pro automatické vyhledávání souborů v katalogu podle přednastavených kritérií. Samozřejmostí jsou různé pohledy na katalog, celoobrazovkové náhledy grafických souborů, odesílání souborů e-mailem, tvorba indexových tisků a také tvorba a publikování webových galerií s pomocí šablon.

Extensis Portfolio 8.5 - "minikatalog" Portfolio Express je podle potřeby (a nastavení aplikace) pohodlně přístupný z tray ikony Windows

Extensis Portfolio 8.5 - tvorba a export webových galérií využívá systém hotových šablon s pevně daným layoutem dané galérie

Extensis Portfolio 8.5 - katalogy lze prohledávat pomocí řady kritérií včetně klíčových slov a dalších IPTC metadat přiřazených k jednotlivým souborům

Extensis Portfolio 8.5 - součástí programu je i zálohovací funkce pro rychlé vypálení souborů v katalogu na CD či DVD médium

Extensis Portfolio 8.5 - grafické soubory můžete v Portfoliu také převádět do jiného formátu

Závěr

I když na první nevypadá Extensis Portfolio jako nijak "honosný" katalogizér grafických, multimediálních a textových souborů či dalších typů dokumentů, opak je pravdou. Pod relativně obyčejným grafickým rozhraním s navenek malým množstvím funkcí se skrývá poměrně propracovaný katalogizační systém pro řadu běžných i specifických účelů, který své přednosti dá najevo zejména při správě většího množství souborů. Pro účely správy opravdu velkého množství souborů (řádově desítky či stovky tisíc) podporovaných typů a jejich automatizovanému sdílení či exportu v rámci internetové či intranetové sítě pak můžete použít (bohužel finančně velmi náročný) Portfolio Server, pomocí kterého pak můžete poměrně komfortně a přitom velmi jednoduše řídit i přístupová práva k jednotlivým katalogům. Za vylepšení by určitě stál hlavně vestavěný prohlížeč grafických souborů a dokumentů, jehož funkce jsou na dnešní dobu dost primitivní.

Pro běžné domácí uživatele například s potřebou katalogizovat digitální fotografie nemá Portfolio příliš velký smysl, primární zaměření programu totiž směřuje spíše do firemní oblasti či k profesionálním uživatelům s výrazně vyššími nároky na celý proces katalogizace a zejména manipulace s EXIF, IPTC a XMP metadaty. Zkušební verzi Portfolia 8.5 pro Windows i Macintosh (instalační archiv má podle verze od cca 130 MB výš), včetně všech úvodních manuálů a kompletní uživatelské příručky ve formátu PDF, si můžete po bezplatné registraci do download zóny stáhnout zdarma z webových stránek společnosti Extensis.

Extensis Portfolio 8.5 - synchronizace respektive automatické sledování obsahu adresářů funguje v Portfoliu perfektně

Extensis Portfolio 8.5 - každý ze tří základních pohledů na katalog si můžete podrobně upravit včetně zapnutí/vypnutí kategorií a položek v katalogu, velikosti a okrajů náhledů, typu a velikosti písma popisek apod.

Extensis Portfolio 8.5 - náhledy souborů importovaných do katalogu a kontextové ovládací menu

Extensis Portfolio 8.5 - funkce pro hromadné přejmenování názvů souborů

Extensis Portfolio 8.5 - každé webové album či galérie má volitelný počet informačních položek pro náhledy a původní velikost obrázků či fotografií

Extensis Portfolio 8.5 - mimo webových galérií nabízí Portfolio také sestavení rychlého slideshow vybraných snímků v podobě QuickTime videa s volitelnými přechodovými efekty

Extensis Portfolio 8.5 - přístup ke katalogům lze řídit pomocí systému hesel

Extensis Portfolio 8.5 - nastavení jednotlivých hesel pro různé úrovně zabezpečení katalogu

Extensis Portfolio 8.5 - slideshow prezentace souborů v katalogu je stejně jako integrovaný prohlížeč pouze velmi jednoduchá

Extensis Portfolio 8.5 - jednotlivá datová pole v katalogu lze exportovat jako text

Extensis Portfolio 8.5 - administrace exportního modulu NetPublish pro publikování katalogů na internetu

Extensis Portfolio 8.5 - možnosti aplikace pro tvorbu náhledů souborů importovaných do katalogu

Extensis Portfolio 8.5 - nastavení vlastností metadat pro jejich extrakci u souborů přidávaných do katalogů

Extensis Portfolio 8.5 - rozšířené možnosti katalogizace s automatickým přidáváním klíčových slov a dalších datových položek