DocMoto 2: sdílení souborů v týmech snadno a kvalitně - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

25. října 2006, 00.00 | Pokud se na vašem pracovišti zdají být systémové prostředky pro síťové sdílení souborů
nedostačující, můžete sáhnout po různých specializovaných řešeních. Jedním z těch
skutečně velmi zajímavých je DocMoto, jehož nedávno uvedenou verzi 2 blíže představujeme
v tomto článku.

K výměně a správě souborů v rámci spolupracujících týmů lze přistupovat různě. Nejen na tuzemských pracovištích se takto uživatelé spokojí se sdílením vybraných složek v lokální síti, výrazně méně jsou pak využívány prostředky jako je Version Cue, dodávaná spolu s Creative Suite (1 či 2), o specializovaných řešeních už vůbec nemluvě. Za rezervovaným postojem uživatelů ke specializovaným prostředkům (jako jsou digital asset management řešení typu Extensis Portfolio, Canto Cumulus či MetaCommunications Digital Storage Manager nebo velké systémy content managementu jako třeba Documentum) stojí nejen obvykle nemalé nároky na investice, ale také nutnost odpovídající poměrně náročné instalace a údržby daného řešení, ve hře jsou pak i požadavky na změnu uživatelských návyků (potřeba údržby konzistentní databáze, disciplinovaná práce s metadaty apod.). Řešením, jež si je takovýchto úskalí vědomo a tak se problémy s údržbou a ovládáním snaží redukovat skutečně na minimum, je DocMoto společnosti CHL Software. To se nedávno dočkalo verze 2.0, kterou bychom rádi blíže představili v tomto článku.

Základní přiblížení

DocMoto je řešení na bázi klient-server, jež dovoluje provozovat síťové centrální úložiště souborů libovolných typů. Narozdíl od sdílených síťových disků nabízí podstatně robustnější systém zabezpečeného přístupu, který na dané úložiště dovoluje přistupovat jak z lokální sítě, tak Internetu - základem řešení je známá technologie WebDAV. DocMoto přitom nabízí mechanismy, které jednak zabraňují nechtěnému přepsání dat při skupinové práci nad soubory v úložišti a dále dovolují zaznamenat historii všech verzí upravovaného souboru. K dispozici je pak i systém komfortního vyhledávání zdrojů na bázi metadat a fulltextu (novinky verze 2).

Přístup k úložišti spravovanému s pomocí DocMoto je možný přímo z prostředí Průzkumníka Windows

Instalace a provoz

I v nové verzi DocMoto zůstává zachována jedna z hlavních deviz daného řešení, kterým je snadná instalace a provoz. Serverová i klientská komponenta jsou provozovatelné na platformě Windows (XP/2002/2003), přičemž ke zprovoznění stačí stáhnout odpovídající instalační soubor o cca 9 MB, který během krátké chvilky instaluje vše potřebné, pro provoz dostačuje procesor Pentium III a 64 MB RAM. Server je pak možno spouštět buďto jako samostatnou aplikaci nebo (obvyklejší postup) coby systémovou službu. Počáteční administrace serveru vyžaduje pouze zadat složku na daném počítači, do které budou ukládány všechny soubory, a nastavit odpovídající uživatelská oprávnění. Pro ta jsou k dispozici administrativní nástroje, dovolující uživatele členit do skupin a těmto přidělovat odlišná privilegia, týkající se úprav a vytváření nebo odstraňování spravovaných souborů či složek.

Pro přístup k obsahu serveru pak zde je odpovídající klientská aplikace (instalační soubor cca 3 MB), jež je v nové verzi plně integrována do prostředí Průzkumníka Windows. To znamená, že se uživatel k obsahu spravovanému DocMoto Serverem dostane jednoduše z libovolného okna systému pro správu souborů, základní operace s obsahem serverového úložiště (včetně přesunu souborů mezi okny tažením) lze takto provádět stejně, jako v případě práce s lokálními zdroji. V nejbližší době pak výrobce slibuje poskytnout i bezplatnou Transfer & Import Utility, s jejíž pomocí by měl být možný automatický přenos souborů ze sledovaných složek a také hromadný přesun velkého množství souborů.

Skupinová spolupráce

Mimo obvyklých manipulací (upload, download, vytváření nových složek atp.) má uživatel k dispozici i prostředky skupinové spolupráce. V první řadě je to funkce check-out, jež dovolí uzamknout právě otevřené soubory z úložiště před úpravami dalších uživatelů. Po ukončení úprav (check-in) je dokument nahrán zpět na server a uvolněn k editaci jinými uživateli. U každého upravovaného souboru jsou v úložišti zachovány i předchozí verze, takže je kdykoli možno se vrátit do stavu před některými úpravami - netřeba asi příliš zdůrazňovat, jak vítaná může daná funkce v mnoha případech být. Vymazané soubory jsou ukládány do koše, odkud mohou být opět v případě potřeby obnoveny. Zajímavá je funkce notifikační, jež dovoluje uživateli určit v úložišti složky či soubory, o jejichž změnách je automaticky vyrozuměn s pomocí e-mailu.

K dispozici je systém notifikací

Prohledávání a metadata

Mimo obvyklého vyhledávání souborů na bázi názvu souboru dovoluje DocMoto 2 i hledání s pomocí metadat a fulltextové vyhledávání. V případě metadat se přitom nabízí zajímavý mechanismus pro jejich zadávání a správu: správce serveru takto určí sadu metadatových polí (v podstatě jde o čistě textové položky), které je volitelně či povinně třeba vyplnit při nahrávání souboru do úložiště (spolu s tím lze k souboru vždy připojit odpovídající komentář). Fulltextové vyhledávání dovoluje při výchozím nastavení prohledávat soubory Microsoft Office a dále čistě textové a HTML dokumenty. K dispozici jsou pak dodatkové filtry pro řadu běžných formátů, včetně třeba PDF, OpenOffice, ZIP, Autodesk DWF aj.

Vkládání metadat

Závěrem

Při práci s DocMoto se nelze ubránit obdivu nad tím, jak jednoduše a přimočaře daný systém dokáže plnit své poslání. Samozřejmě že nenabízí tak bohaté funkce, jako mamutí systémy pro content management či prostředky pro digital asset management, nicméně uživatelská skupina, které stačí základní možnosti poskytované DocMoto, je určitě značná. Platí to dle našeho názoru i pro oblast publikačního průmyslu. Zde daný prostředek poslouží například kreativním pracovištím, nebo pracovištím webdesignu, která mohou DocMoto používat jak k interní výměně dokumentů, tak výměně souborů (podklady, korektury) s klienty. Systém uživatelských práv přitom dovoluje přesně určit, k jakému obsahu má který uživatel přístup, přičemž ten s neomezeným oprávněním má kdykoli k dispozici kompletní data daného projektu. Oproti běžným postupům, například ad hoc spolupráci na bázi e-mailu a FTP či síťového serveru nabízí DocMoto řadu výhod, mimo jiné ochranu před nechtěným smazáním souborů, možnost použití předchozích verzí dokumentu, komfortní vyhledávání aj. (Více viz třeba ukázkové scénáře na serveru výrobce.) Oproti řešením typu Version Cue pak vyniká průhlednou koncepcí a velice snadnou instalací a údržbou.

Za výkon si každopádně výrobce nechá adekvátně zaplatit. Podoba Standard (s podporou pro 5 uživatelů) takto stojí 995 britských liber (75 liber za podporu každých dalších 5 uživatelů), v jejím rámci jsou každopádně všechny možnosti popsané výše. Pokročilejší, Professional verze pak stojí celých 3 995 liber (podpora pro 5 uživatelů, 150 liber za každých dalších 5), přičemž mimo funkcí popsaných výše je v ní k dispozici i podpora Microsoft SQL databází coby úložišť a možnost snadného přemístění úložiště. Řešení si lze každopádně v obou podobách bez omezení vyzkoušet po plných 60 dnů, což je pro adekvátní rozhodnutí dostatečně dlouhá doba.