Adobe InDesign CS2 zblízka: Sloučení dat - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

12. prosince 2005, 00.00 | Po svém předchůdci PageMakeru zdědil InDesign CS2 funkci, umožňující jednodušší
databázové a personalizované publikování. Jaké jsou možnosti, limity a aplikace dané
funkce? Na to se blíže podíváme v tomto našem článku.

Svého času jsme si již na Grafice všimli skutečnosti, že Adobe InDesign CS2 obsahuje funkci Data Merge neboli Sloučení dat. Jedná se zde o prostředek pro jednodušší úlohy databázového a personalizovaného publikování, které InDesign takto "zdědil" po svém předchůdci PageMakeru. I když je dnes po ruce řada podstatně výkonnějších řešení daného typu , majících v případě InDesignu podobu odpovídajících pluginů, a své může v dané oblasti zajistit i XML, pro které InDesign disponuje skutečně rozsáhlou podporou, je daná funkce stále hodná pozornosti. Proč a pro koho? Na to se pokusíme odpovědět v našem článku.

Jak sloučení dat funguje?

Přístup ke všem funkcím Sloučení dat poskytuje odpovídající paletka InDesignu, skrývající se pod příkazem Okna-Automatizace-Sloučení dat. S pomocí této paletky uživatel především určí datový zdroj, na jehož základě se bude sloučení provádět. Informace o struktuře zdroje se načtou do paletky, aby jich uživatel využil k vložení odkazů na proměnné položky do dokumentu - vytvoří tedy jakousi šablonu (v terminologii programu se hovoří o cílovém dokumentu). Poté může provést samotné sloučení dat, jehož výsledkem je nový dokument (či více dokumentů), který namísto odpovídajících odkazů obsahuje konkrétní data. Tolik k základní koncepci, nyní se podívejme na jednotlivé kroky podrobněji.

Paletka Sloučení dat

Datový zdroj a jeho nastavení

Sloučení dat umí zpracovat pouze textové soubory s oddělovači, kterými může být buďto čárka (souborový název se typicky označuje příponou CSV) nebo tabulátor (obvyklá přípona TXT). Takovéto soubory lze nicméně získat miliardou různých způsobů, především s použitím odpovídajících exportních funkcí databázových systémů či také tabulkových procesorů. Možné je pak i ruční tvorba daného typu souboru, například v textovém editoru nebo třeba i InDesignu, není ale třeba zdůrazňovat, že komfortnější je spíše správa dat ve specializovaných aplikacích. Mimochodem, pokud se o správu dat bude starat designér (a dále uvedeme důvody, pro které by tomu tak mohlo být), je dle našeho názoru nejvhodnějším nástrojem daného typu právě tabulkový procesor, je-li přitom třeba šetřit, lze zde místo komerčních produktů typu Microsoft Excelu zcela bez problému použít Calc z OpenOffice.org.

To, co je pro strukturu daného datového souboru nejdůležitější je, aby jeho první řádek obsahoval oddělovači oddělené názvy proměnných položek (zjednodušeně řečeno něco jako záhlaví tabulky). Odpovídající funkce Sloučení dat (Vybrat zdroj dat) na základě tohoto prvního řádku totiž vygeneruje symbolická označení - názvy polí, jež se pak používají při tvorbě šablony. Následné řádky souboru pak již obsahují jednotlivé datové záznamy, které jsou tvořeny jedním či více poli, jež jsou od sebe opět oddělena daným oddělovačem. Pole přitom mohou být dvou druhů, buďto se jedná o text (který může mít i podobu numerických údajů) nebo odkazy na obrázky (mající podobu souborového názvu). Pole druhého typu musí mít na začátku svého názvu (tj. v prvním řádku daného datového souboru) symbol zavináče (@), ostatní řádky pak již obsahují názvy konkrétních souborů odpovídající konvencím daného operačního systému (tj. ve Windows třeba c:\Dokumenty\fotka.gif, v Mac OS pak třeba Mac HD:Dokumenty:fotka.gif). Daným způsobem půjdou zpracovat všechny grafické formáty, které InDesign normálně podporuje při stránkové montáži.

Ukázka datového souboru s oddělovači

Mimochodem, pro návrh šablony tedy takto není třeba mít finální datový soubor. Svým způsobem stačí zprvu disponovat souborem s prvním řádkem, obsahujícím názvy jednotlivých polí, či souborem s několika ukázkovými záznamy a mít jistotu, že soubor s finálními daty bude mít stejnou strukturu, stejně pojmenovaná pole a obdobně se chovající položky (obdobný rozsah textu, podobné rozměry obrázků atd.). Toho lze s trochou disciplíny rozhodně dosáhnout.

Příliš velká flexibilita, jak ovlivnit, resp. přefiltrovat načítaná data, co se definice struktury týče, zde (narozdíl od pokročilejších řešení) není, každopádně je dobré vědět, že v rámci dialogu pro načítání struktury dat (Vybrat zdroj dat) se dá zaškrtnutím volby Zobrazit volby importu dosáhnout při načítání možnosti ovlivnit nastavení typu oddělovače, kódování a platformy - vhodné u souborů, která InDesign nenačítá správně. Je ale třeba říci, že InDesign dané parametry obvykle dokáže rozpoznat automaticky a tak lze místo nastavování těchto voleb při problémech stejně dobře nebo i lépe využít pre-processing dat pomocí různých textových konvertorů. Naznačený princip, tj. preferování úprav datových zdrojů před zásahy do chování samotné funkce pro slučování pak doporučujeme dodržovat ve všech fázích zpracování. To se mimochodem týká i správnosti vkládaných údajů: korigovat pravopis či jinak opravovat data až ve sloučených dokumentech je jednoznačně problémovější, nežli zasahovat do datového souboru (v tabulkových procesorech i databázích jsou k dispozici kontrolory pravopisu, nástroje pro hromadné úpravy informací aj.).

Nastavení způsobu načtení datové struktury

Tvorba šablony

Poté, co má Sloučení dat ve své paletce načteny názvy jednotlivých datových polí, lze tyto využít k tvorbě cílového dokumentu (šablony) pro slučování. Tímto se vlastně míní co do obsahu a struktury v podstatě libovolný dokument InDesignu, který na požadovaných místech obsahuje příslušné odkazy na datová pole - v jednom dokumentu lze tentýž odkaz využít na více místech nebo ho naopak nepoužít vůbec. Umisťování je jednoduché: provádí se buďto přetažením názvu pole z paletky Sloučení dat do layoutu nebo volbou odpovídající pozice v layoutu a následným klepnutím na název daného pole. Umístění musí být v obou případech prováděno do textových či obrazových rámečků, u prázdného rámečku dojde k automatickému nastavení typu podle typu vkládané položky, do textových rámečků lze vkládat i obrázková datová pole. Vložené pole je pak v dokumentu indikováno svým názvem, který je uzavřen do dvojitých lomených závorek (tedy například <>). Vložení názvu pouhým vepsáním přitom nestačí, musí dojít k vložení z paletky Sloučení dat.

Pro vložená textová pole lze použít v podstatě libovolné formátování, jaké je v InDesignu k dispozici (velikost, řez, typ písma, rámování či stínování aj.), je ovšem třeba brát v potaz, že dojde k formátování vždy celé datové položky, tj. struktura záznamů musí být navržena tak, aby šlo s textovými poli pracovat co nejflexibilněji. Protože precizní formátování může u daných položek hrát důležitou úlohu (správné nastavení mezer či jiných oddělovačů apod.), je vhodné při návrhu šablony zapnout zobrazování skrytých znaků (Text-Zobrazovat skryté znaky).

Proměnná pole vložená do dokumentu

Co se obrázků týče, způsob jejich vložení do rámečků se určuje nastavením odpovídající volby paletky Slučování (Volby umístění obsahu - Umístění obrazů) - daným způsobem lze ovlivnit jak vzájemné přizpůsobení obrázek-rámeček, tak to, zda se do sloučeného dokumentu budou vkládat odkazy na obrázky či obrázky přímo. Ve volbách umístění obsahu se pak dá i určit, aby pro prázdné textové záznamy nebyly ve sloučeném dokumentu vynechány řádky (jedna z málo možností, jak filtrovat data), a limitovat záznamy či stránky pro dokument: uvedeným způsobem se sloučený výstup rozdělí do více dokumentů, což může být praktické u objemnějších dokumentů, nebo když je například pro další zpracování třeba mít v každém souboru jen data z jediného záznamu (například letáky, které se budou nejen tisknout, ale i převádět do PDF aj.). Pokud jsou dané volby nastavené při uzavření všech dokumentů, budou platit pro všechny následné dokumenty, jinak pouze pro dokument aktuální.

Odkazy na datová pole je možno umístit buďto přímo do dokumentu nebo na vzorové (předlohové) stránky - v dokumentu lze využít vždy pouze jednu z daných možností. Umístění přímo do dokumentu dovoluje přehledněji "personalizovat" již existující obsah, využití vzorových stránek má nicméně vícero výhod. Po sloučení dokumentu se totiž ve sloučeném dokumentu zachová na vzorových stránkách umístění datových polí, sloučený dokument si zachová spojení se zdrojem dat (tj. je možná aktualizace - viz dále) a jeho nastavení pro slučování dat pak odpovídají původní šabloně, takže se zde dají použít k dalšímu slučování.

Volby umístění obsahu

Sloučení

Nyní se již dostáváme k samotnému procesu sloučení. To může být dvojího typu: buďto se provede tak, aby každý záznam začínal na začátku nové stránky nebo tím způsobem, že se stránka vyplní vždy tolika záznamy, kolika to jen bude možné. První případ je vhodný pro celostránkové a vícestránkové materiály (letáky, brožury, dopisní papíry, prospekty aj.), druhý pak třeba pro tisk štítků, vstupenek, vizitek apod. Volba jedné z daných možností se provádí v dialogu (záložka Záznamy), vyvolaném příkazem Vytvořit sloučený dokument z nabídky paletky Sloučení dat.

V tomtéž dialogu lze nastavit řadu dalších užitečných voleb, týkajících se podoby sloučeného dokumentu. Na záložce Záznamy se takto určuje, které záznamy budou při sloučení použity a rovněž se zde dá zapnout jednoduchý "preflight": InDesign při sloučení upozorní na přetečený text či chybějící obrázky, čehož lze poté využít k příslušným opravám. Pokud se na stránku umisťuje více záznamů, lze na záložce Rozvržení více záznamů ovlivnit způsob rozmístění položek, přičemž se v podstatě jedná o nastavení okrajů, rozestupů a způsobu naplnění buněk tabulky. Po zadání odpovídajícího příkazu se pak provede samotné sloučení a to podle parametrů zmíněných výše (upozornění na přetečený text, rozdělení do dokumentů podle limitu počtu záznamů aj.).

Dialog pro slučování

Užitečnou pomůckou, dovolující odhalit nesrovnalosti či posoudit návrh ještě před sloučením, je náhled, tj. možnost přechodného nahrazení datových polí konkrétními údaji ze záznamů v šabloně. Při slučování typu "záznam na novou stránku" je tento náhled k dispozici přímo z paletky Sloučení dat, při druhé možnosti se zapíná až v dialogu příkazu Vytvořit sloučený dokument.

U dokumentu, který má odkazy na datová pole umístěn na vzorových stránkách, se nabízí značně užitečná možnost aktualizace. Ta je nicméně vhodná jen pro případy, kdy dojde ke změně či přidání záznamů, nikoli změnám obsahu či umístění polí nebo modifikaci nastavení slučování.

Závěrem aneb pokus o malé zhodnocení

Slučování dat v InDesignu toho nabízí poměrně hodně. Flexibilitou může daná funkce dovolit řadu skutečně zajímavých aplikací, jako jsou třeba potisk obálek a štítků, tvorba vizitek nebo dopisních papírů, personalizace brožur nebo jiných vícestránkových publikací, generování seznamů, publikování jednodušších katalogů a mnoho, mnoho dalšího. Plusem je zde možnost využití prakticky všech typografických schopností InDesignu a také výstupních možností daného produktu, kdy lze generovat nejen podobu k tisku, ale také pro elektronické publikování v PDF aj.

Nicméně již v úvodu článku jsme hovořili o tom, že se jedná o nástroj jednodušší. Z toho, co bylo řečeno výše, je pak asi již jasné, že přívlastek jednodušší (nebo též málo výkonný) se zde týká především ošetření způsobu, jakým se dá nakládat v rámci vstupu s daty. To, co chybí v první řadě, je možnost processingu na základě podmínek, která by třeba dovolila lépe ošetřit výskyt prázdných záznamů, předformátovat či jinak transformovat text nebo dokonce měnit vkládaná data na základě vazeb mezi položkami. Chybí rovněž lepší zpracování tabulek a rovněž podpora výstupů do specializovaných formátů pro personalizovaný tisk, která je zásadní ve chvíli, kdy se počet záznamů začíná počítat v řádech tisíců. I způsob, jakým je ošetřen celý workflow zde nepředpokládá nějaké rozsáhlejší zpracování.

Souhrnně lze tedy říci, že Sloučení dat je výbornou cestou, jak databázové či personalizované publikování provádět v malém, optimálně včetně správy příslušných datových zdrojů, neboť tou lze kompenzovat nedostatky enginu samotného. Principy se pak daná funkce neliší od toho, co využívají pokročilejší nástroje (které ale přidávají výše naznačené výkonnější možnosti zpracování) a tak jí lze brát i jako dobrý prostředek k tomu, jak se s problematikou databázového publikování v prostředí pre-presssu seznámit.