Ddocs aneb on-demand zakázky online - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

17. září 2003, 00.00 | Jak vypadá systém pro správu a zadávání tiskových on-demand zakázek prostřednictvím
Internetu ve více jak 200 zemích světa? A co vše jeho nasazení přináší?

Na stránkách Grafiky se snažíme v poslední době přibližovat internetová řešení pro polygrafii, která sice nepatří do třídy "high-end", ale mohou být zajímavá jak svou pružností a snadnou implementací, tak i příznivým cenovým modelem. (Například zde či zde.) Dnes takto obrátíme svou pozornost k systému Ddocs, provozovaného společností Digital Documents Solutions, sídlící v exotickém Dubai. Místo poskytovatele služby ovšem není až tak důležité, neboť máme co do činění s internetovým řešením, které je podle údajů výrobce v současnosti využitelné ve více jak 200 zemích světa, Českou republiku nevyjímaje. Podívejme se tedy, jak vypadá progresivní systém pro on-demand tisk, provozovaný on-line formou.

Popis služby

Základním posláním Ddocs je nabídnout službu, umožňujícím uživatelům prostřednictvím Internetu specifikovat a objednávat zakázky pro on-demand tisk. Práce v systému začíná bezplatnou uživatelskou registrací. Po ní může uživatel přes login a heslo vstoupit do své sekce serveru Ddocs, ve které má k dispozici úložiště dokumentů (Document Library), seznam příjemců zakázek (Adress Book) a systém pro objednávání zakázek (Ordering System).

Prvním logickým krokem uživatele systému je samozřejmě nahrání jednoho nebo více dokumentů, ze kterých má být proveden tisk. Nahrání se provádí v internetovém prohlížeči, soubor zvolený uživatelem v souborovém systému jeho počítače se přenese na server služby, kde se automaticky převede do PDF podoby. Uživatel pak může tento převod zkontrolovat buďto přímo v prohlížeči (PDF nebo JPEG náhledy) nebo si jej nechat (coby PDF soubor) zaslat e-mailem (vhodné pro velké dokumenty). Je-li s náhledem spokojen, odsouhlasí vložení dokumentu do knihovny, jinak může dokument přepsat novým nahráním podkladového souboru. Převod uvedeným způsobem by měl fungovat pro víc jak 200 formátů. Pochopitelně zde nechybí jak formáty kancelářských aplikací (Microsoft Office, WordPerfect aj.), tak ty, které jsou využívány v pre-pressu (mimo PDF například PostScript, EPS, TIFF aj.). Uživatelé se také mohou obrátit na technickou podporu Ddocsu s žádostí o přidání podpory pro určitý formát. V systému jsme každopádně nenalezli způsob, jak nastavit komplexnější převod, spočívající například v nahrání dokumentu sázecí aplikace a k němu přidružených prvků (obrázky, písma) - zde zůstávají uživatelé odkázáni na lokální vytvoření PDF dokumentu, který pak odešlou do systému.

Schvalování náhledu dokumentu.

Poté, co je dokument začleněn do knihovny, je u něj potřeba nastavit jeho profil, určující způsob tisku. Konkrétně se nastavuje formát a typ výstupního média, barva a způsob tisku, vazba, obal, předsádka a případné vložení rozdělovačů. Uvedený profil se uloží do knihovny společně s dokumentem a lze jej kdykoli později změnit.

Nastavení tiskového profilu.

Jeden nebo více dokumentů z knihovny, nastavených výše popsaným způsobem, lze publikovat dvěma způsoby. Tím prvním je objednání tisku dokumentu pro jednoho nebo více příjemců z adresáře, spravovaného v rámci systému. (Uvedeným způsobem tedy uživatel může tisk objednat i pro sebe, stačí když zadá svou adresu.) Poté, co uživatel určí dokument, potvrdí jeho specifikace, přiřadí mu jednoho nebo více příjemců, stanoví počet výtisků a určí způsob dodání (normální, co nejrychleji, co nejekonomičtěji), je zakázka přesunuta do objednávkového koše (Order Basket). Zde je možno přehlédnout a doupravit všechny detaily a poté definitivně odeslat zásilku ke zpracování. Pro jednotlivé příjemce lze přitom k zakázce připojit krátké sdělení (maximálně 1000 znaků), možné je také jejich upozornění pomocí e-mailu či SMS. Zvolit lze různé způsoby úhrady, a to buď z předplaceného účtu, formou faktury dodané na konci měsíce nebo prostřednictvím kreditní karty. Po odeslání lze průběh vyřízení zakázky (potvrzení objednávky, výroba, zaslání) pro každého příjemce zvlášť sledovat on-line či pomocí upozornění, zasílaných e-mailem nebo SMS.

Order Basket.

Druhou formu publikování nabízí tzv. PrintStore. Jedná se o internetové úložiště, do kterého uživatel nahraje zvolené dokumenty z knihovny, ke kterému je přístup prostřednictvím odpovídající webovské stránky. Zájemci o vytištění daného dokumentu tedy mohou do PrintStore vstoupit a buďto prohlédnout, stáhnout či zaslat poštou zvolený dokument nebo objednat vytištění způsobem popsaným výše. Provozovatel katalogu přitom může některé dokumenty zpřístupnit zcela volně (Public Catalog) a jiné jen těm uživatelům, kteří disponují odpovídajícím heslem (Private Catalog), možné je také zakázání některých funkcí (dokumenty lze například pouze tisknout, nikoli stahovat apod.) a automatizované odstranění dokumentu z nabídky po uplynutí určeného časového intervalu. Jinou formu sdílení dokumentů, uložených v systému, nabízí funkce, umožňující jiným uživatelům přímý přístup do knihovny a adresáře - uvedený způsob je vhodný zejména pro skupinovou spolupráci na projektech.

Mimo výše uvedených základních funkcí zaslouží pozornost některé další, dodávající systému na efektivnosti a uživatelské vlídnosti. Především to jsou nástroje pro správu dokumentů, uložených v knihovně. K dispozici je možnost třídění dokumentů do složek a také připojení krátkých popisek pro snazší orientaci. Dokument uložený v systému lze updatovat novou verzí, přičemž všechny jeho ostatní nastavení (profil, popisek) zůstávají nezměněny. Rovněž se nabízí rozsáhlé preference, umožňující vyladit jak vzhled rozhraní uživatelova accountu, tak implicitní nastavení mnoha voleb, použitých v rámci systému. Systém dále umožňuje sledovat historii zakázek.

Pro koho je to dobré?

Systém Ddocs je evidentně zaměřen především do kancelářské a podnikové sféry. Právě zde lze velmi efektivně využít možnost rozeslat zákazníkům či klientům například uživatelské manuály, katalogy, propagační letáky, formuláře či mnohé další typy tiskovin, vyrobené uvedenou cestou. Uživateli systému v maximální míře odpadají starosti se samotným vyřizováním tiskové zakázky, což může být mnohdy proces podstatně náročnější, než je příprava samotného podkladu pro tisk. Vítané jsou přitom dále prostředky, umožňující skupinovou spolupráci nad jednotlivými dokumenty.

Výrobce mimo základní internetové podoby (tzv. ASP) popsané výše, nabízí i další formy svého řešení pro různé typy aplikací. Konkrétně je to verze Professional, umožňující podstatně flexibilnější administraci a nastavení (vlastní tisková centra), použitelná tedy například v rámci podnikového Intranetu. Obdobně je to PrintShop Xpress pro masivní využití jednoho nebo více PrintShopů. Pro ty největší provozy, jež potřebují mít plně pod kontrolou chod celého řešení, je pak k dispozici podoba Corporate. Poskytovatelé tiskových služeb mohou Digital Documents Solutions oslovit s nabídkou spolupráce v rámci dané lokality či země.

Upravit lze například vzhled přihlašovací stránky.

Závěrem

Ddocs patří k novým internetovým službám pro polygrafii, které si právem zaslouží pozornost. Jednoduchost ovládání při mnohostranném využití s velmi malými náklady na provozní prostředky: to vše jsou devizy, které nelze neocenit. Navíc se nám při testování líbila i rychlost, s jakou bylo možno začít systém využívat: po nenáročné registraci už lze okamžitě začít objednávat zakázku. Jediné, co jsme v rámci systému nevyzkoušeli, bylo jeho reálné nasazení v rámci České republiky. V nabídce jsme sice našli většinu našich velkých měst, je ovšem otázkou, nakolik jde o ad hoc seznam a nakolik je opravdu již dnes služba takto uspokojivě pokryta. Každopádně nás překvapila poměrně vysoká cena, kterou nám zde systém vykalkuloval pro dodání výtisku skutečně jednoduchého dokumentu. Pokud by tedy snad některý z našich čtenářů měl v uvedeném ohledu se službou vlastní praktické zkušenosti, budeme rádi, pokud se o ně podělí v diskusním fóru, připojeném k tomuto článku. Za využívání systému ke sdílení dokumentů způsobem naznačeným výše se nicméně žádné poplatky neplatí. Každopádně musíme ještě jednou Ddocs vyzdvihnout coby příklad služby, která svými principy činí z Internetu pro polygrafickou výrobu reálně použitelný nástroj.