Anotace a skupinová spolupráce v Adobe Acrobatu 6: Skupinová spolupráce - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

acrobat 6 acrobat6

acrobat 6 acrobat6

7. července 2003, 00.00 | Nový Acrobat nabízí výkonné nástroje pro stále žádanější skupinové
komentování PDF dokumentů. Jak tyto nástroje fungují a co uživatelům přináší?

Již tak dosti výkonný anotační aparát Adobe Acrbatu doznal v nové, šesté verzi dalších významných vylepšení. Těmi, které se vztahují k základním funkcím zmíněného aparátu, jsme se zabývali v minulé části tohoto článku. Nyní bychom svou pozornost rádi zaměřili na nástroje skupinové spolupráce, tj. prostředky, umožňující anotování a sdílení anotací v síťovém prostředí, tedy zejména na Internetu.

Anotování s využitím e-mailu

Úplnou novinkou v uvedené oblasti je možnost využití e-mailu. Tím samozřejmě nechceme říct, že by v minulých verzích Acrobatu nebylo možno PDF dokumenty s komentáři vyměňovat eletronickou poštou, chyběly zde ovšem sofistikovanější nástroje, které se nabízejí až nyní.

Základní postup pro zmíněný typ anotování vypadá v Acrobatu následovně: uživatel, vyžadující posouzení PDF dokumentu jinými osobami (tzv. iniciátor), zašle těmto osobám požadovaný dokument mailem. Odeslání lze přitom provést z prostředí Acrobatu nebo aplikací, využívajících aplikaci PDFMaker (např. Microsoft Word; nejprve se provede odpovídající konverze). Možné je buďto pouhé prosté odeslání (tedy něco, co šlo již v předchozích verzích Acrobatu) nebo odeslání za účelem anotovaní - tato druhá možnost je samozřejmě výhodnější, a až na další budeme hovořit pouze o ní. Ve zmíněném druhém případě se dokument odešle jako příloha ve Form Data Formatu (FDF), obsahující informace o dokumentu autora a samotný PDF dokument.

Příjemce otevře dokument v Acrobatu, anotuje a poté odešle zpět iniciátorovi. Co je důležité, nezasílá se již kopie samotného dokumentu (hovoříme zde pouze o anotacích, nikoli editaci), ale jen podstatně méně objemný soubor s komentáři ve zmíněném FDF. Iniciátor pak může tyto komentáře načíst a zobrazit v původním dokumentu. Do komentování uvedeným způsobem lze zapojit i více účastníků. Odpovídající nástroj (Review Tracker) zde umožňuje nejen současné rozeslání souborů ke komentování, ale též sledování stavu komentářů a upomínkování formou krátké zprávy.

Při novém anotování lze využít funkci pro odpověď na komentář - tyto odpovědi jsou pak u daného komentáře příslušným způsobem registrovány, takže si každý komentující může prolistovat vyjádření ostatních účastníků k danému tématu. Zvláště u komplexnějších anotací přijde vhod možnost filtrování komentářů podle různých kritérií (typ, autor, status, tzv. zaškrtnutí). Tuto funkci má k dispozici i odesílatel komentářů, takže lze flexibilně vyměňovat pouze určité anotace, což šetří čas i objem zasílaných souborů.

Pro ty, kterým se zdá uvedený způsob výměny komentářů zbytečně komplikovaný (krátkodobá výměna komentářů mezi dvěma účastníky apod.), ale potřebují anotovat objemné dokumenty, jsou k dispozici funkce pro export a import FDF souborů. Scénář spolupráce zde vypadá tak, že uživatel nejprve zašle druhému PDF dokument k anotování. Ten pak své anotace exportuje do FDF a zašle zpět. Načtení do původního dokumentu zajistí odpovídající importní funce.

Anotování v prostředí webovského prohlížeče

Obdobně jako v minulé verzi nabízí Acrobat možnost skupinového anotování v prostředí webovského prohlížeče. Nepříliš potěšeni zde ovšem budou uživatelé počítačů Macintosh resp. provozovatelé smíšených počítačových prostředí, neboť uvedená funkce je v současnosti dostupná pouze v Acrobatu pro Windows. Problémem zde je hlavně to, že Apple vsadila v Mac OS X na browser Safari, jehož finální verze nebyla při vývoji Acrobatu k dispozici - nezbývá než doufat, že tento nedostatek bude brzy vyřešen formou upgradu.

Princip anotování v prohlížeči je následující: iniciátor notačního řízení uploaduje na síťový server (lokální síť, Internet) PDF dokument ke komentování. Poté rozešle e-mail všem účastníkům řízení. V mailu je přitom ke zprávě přiložen konfigurační soubor, na jehož základě se provedou všechna potřebná nastavení Acrobatu (Informace o místění souborů a komentářů apod. Samozřejmě se tím ale neřeší otázky, spojené například s přístupovými právy - ty jsou na správci sítě.). Dokument se k anotování zobrazí v prostředí webovského prohlížeče, uživatelé si zde mohou (s využitím filtrování) zobrazit komentáře jiných účastníků, na které mohou případně odpovídat pomocí funkce, o které jsme hovořili výše.

Co je z hlediska technických požadavků na daný proces důležité, anotovaný PDF dokument se na server uploaduje pouze jednou, komentáře jednotlivých účastníků se pak (stejně jako u anotování e-mailem) přenáší v podstatně méně objemných FDF souborech. Stažení PDF dokumentu je zde nicméně k dispozici pro ty, kdo potřebují dokument komentovat offline. Komentáře vytvořené uvedeným způsobem se pak opět uploadují na server v úspornějším FDF souboru.

Mimo Acrobatu a prohlížeče (Internet Expplorer) je k uvedenému typu komentování zapotřebí i odpovídající serverová technologie. Adobe zde nabízí hned několik možností, přičemž v prostředí lokální sítě je zřejmě nejjednodušším prostředkem síťová složka, pro internetové komentování pak WebDAV (blíže viz. naše články WebDAV jako nástroj on-line spolupráce v Adobe Acrobatu a WebDAV a Apache: instalace a konfigurace. Zprovoznění a konfigurace těchto prostředků jsou samozřejmě na příslušných pracovnících (správce sítě apod.).

Závěrem

Nové nástroje skupinové spolupráce v Acrobatu nám příjdou jako velmi zajímavé a užitečné. Jejich funkce jsou vyladěny tak, aby umožňovaly nekomplikovanou, nepříliš "byrokratickou" a na technické zdroje poměrně nenáročnou, ale efektivní výměnu komentářů. V provozech publikačního průmyslu je lze nasadit zejména při korekturách (připomeňme, že nový Acrobat disponuje nástroji pro snadné vyznačení záměn, vkládání a odstraňování textu) a schvalování podkladů. Tuzemského uživatele bude přitom, vzhledem k přetrvávajícím vysokým poplatkům za online připojení, možná více zajímat komentování prostřednictvím e-mailu, které je na přenos dat i další prostředky skutečně nenáročné. Skupinová spolupráce v prostředí prohlížeče pak bude atraktivní zejména při nasazení v rámci lokálního intranetu.