Adobe Acrobat 7 zblízka: komentování a skupinová spolupráce - Grafika.cz - vše o počítačové grafice

31. ledna 2005, 00.00 | Anotační aparát nového Acrobatu doznal změny vpravdě revoluční především díky
tomu, že jeho funkce lze za určitých podmínek používat i v bezplatném
Readeru. Tím ale výčet zajímavých nových funkcí a vylepšení nekončí: nejlépe
se o tom lze přesvědčit v tomto článku, ve kterém se na možnosti anotování a
skupinové spolupráce v Acrobatu 7 podíváme podrobněji.

Jednou ze zásadních vlastností Adobe Acrobatu je možnost anotací a od verze 6 rovněž skupinového revidování PDF dokumentů. Acrobat 7 přináší ohledně uvedených funkcí několik dalších vylepšení. To nejdůležitější, které jsme již na Grafice avizovali několikrát, spočívá v možnosti anotovat dokumenty v rámci skupinové spolupráce pomocí bezplatného Adobe Readeru. Vedle této funkce pak přibylo dost zajímavých rozšíření v rámci samotného Acrobatu. V tomto článku bychom se na všechny novinky rádi podívali blíže.

Anotační aparát

V rámci anotačního aparátu jsou k dispozici nové nástroje Callout a Dimensioning. Callout nabízí možnost anotování pomocí textového boxu, z kterého vede šipka na určité místo dokumentu. Uvedeným způsobem lze tedy k danému bodu připojit jakousi popisku - dříve bylo možno uvedený požadavek řešit pomocí poznámkových nástrojů typu nalepovací lístek či volný text. Oproti ním nabízí Callout možnost automatického zvětšování textového boxu podle přidaného obsahu, takže obsah poznámky je vždy naplno viditelný. Nástroj Dimensionig dovoluje vytvořit čáru s popiskem či lépe řečeno kótu mezi dvěma zvolenými body v dokumentu. Jedná se o prostředek evidentně zaměřený do oblasti technické grafiky, i v případě publikování pak zřejmě přijde vhod například při názorném vyznačení dimenzí vloženého obrázku apod.

Nové nástroje Callout a Dimensioning

Jinou novou funkcí je sdružování poznámek. Využití je zde různorodé: někdy uvedená funkce poslouží pouze k hromadným přesunům či úpravám vlastností poznámek. Jindy může být trvale užitečná k odlišení poznámek určitého recenzenta od ostatních prvků daného typu. Sdružování přitom funguje poměrně logickým způsobem: uživatel vyznačí poznámky pro skupinu klepnutím se současně stisknutou klávesou, odpovídající nekontinuálnímu výběru více objektů (tedy Ctrl ve Windows, Command na Macintoshi), následně pak zadá odpovídající příkaz pro seskupení (nejsnáze přes kontextovou nabídku).

Poznámky lze nyní sdružovat

Skupinová spolupráce v Readeru

Jak jsme již naznačili výše, zásadní rozšíření se v novém Acrobatu týkají skupinové spolupráce. Uživatel disponující Acrobatem Professional totiž může dokument určený k anotování nastavit tak - přesněji řečeno přidat k němu odpovídající tzv. rozšířená práva užití (additional usage rights), že tento bude možno upravovat v bezplatném Readeru 7 s pomocí prakticky stejných nástrojů, jako v komerčních podobách Acrobatu. V praxi se naznačené “odemčení” (k dispozici je buďto příslušný samostatný příkaz Comment-Enable For Commenting In Adobe Reader nebo lze uvedené nastavení použít v rámci průvodce, vypravujícího dokument pro e-mailové či browserové komentování) projeví tak, že uživatel bude mít u takto nastaveného dokumentu zpřístupněn v rámci Readeru stejný anotační aparát, jako v komerčním Acrobatu (a také možnost úpravy provedené v dokumentu ukládat, odeslat atd.). Byl-li dokument zaslán v rámci spravovaného anotačního cyklu, zobrazí se i odpovídající instrukce pro otevření dokumentu, přidání komentářů a navrácení dokumentu iniciátorovi. Uvedená možnost přitom platí pouze pro spolupráci, založenou na e-mailu, nikoli webovém prohlížeči - v druhém případě je pro příslušné odemčení anotačních funkcí Readeru stále zapotřebí drahých serverových řešení, dodávaných Adobe v rámci technologie LiveCycle.

Komentování dokumentu v prostředí Readeru 7

Dle našeho názoru přináší uvedená funkce skutečně zásadní obrat při skupinovém zpracování PDF dokumentů, respektive online spolupráci vůbec. V publikačním průmyslu (vedle něj Adobe evidentně hodně myslí danou funkcí i na kanceláře) bude uvedená možnost znamenat možná zásadní změnu v přístupu ke korigování náhledů tiskových zakázek, neboť zadavatelé obvykle komerční verzí Acrobatu nedisponují a ani do ni, kvůli často jen několika málo korekturám ročně, nehodlají investovat. Pro zhotovitele zakázek (kteří naopak Acrobat Professional obvykle i tak používají coby zásadní nástroj) pak uvedená možnost znamená unifikaci a celkové usnadnění komunikace se zadavateli v rámci zakázek. Každopádně si ale na tomto místě troufáme upozornit na několik alternativních řešení pro anotace PDF, kterými jsou iMarkup či Proof-it-online: ty ani s uvedením výše popsaného rozšíření neztrácí v mnoha ohledech na zajímavosti.

Komentování v Safari

V souvislosti s komentováním, řešeným pomocí prohlížeče, stojí ještě za zmínku nová možnost anotování uvedeným způsobem v rámci výchozího prohlížeče Mac OS X Safari. To dodává anotačnímu cyklu daného typu na univerzálnosti.

Tracker

Novým prostředkem pro skupinovou spolupráci je rovněž Tracker. Jedná se o nástroj, který v rámci všech komentářových workflow (offline, e-mail, browser) dovoluje monitorovat dokumenty, které uživatel odeslal (odkazy se schraňují ve složce My Reviews) či přijal (Participant Reviews) ke komentování, stejně tak jsou schraňovány i komentáře, uložené pro offline zpracování při komentování v prostředí browseru (Ofline Documents). S pomocí Trackeru je rovněž možno přizvat ke komentování nové uživatele nebo ty stávající upozornit na to, že dosud nedodali své korektury. Konečně Tracker poskytuje i funkci pro odběr webového zpravodajství v RSS formátu (využitelné nejen s všeobecnými informačními servery, ale též například interním informačním systémem apod.).

Tracker

Import poznámek do Wordu a AutoCADu

Značně byly dotaženy možnosti zpětného zapracování poznámek do zdrojových dokumentů ve formátu textového procesoru Word (2002 a vyšší, dostupné pouze pro Windows). Uživatel může takto nejen vložit odpovídající poznámky, ale také provést přímé zapracování textových korektur. Import lze provádět i krok za krokem, či s možností výběru pouze určitých poznámek (zaškrtnuté, určitý autor, status apod.). Pro lepší kontrolu nad provedenými úpravami je možno ve Wordu na import poznámek aplikovat funkci sledování změn. PDF dokument, u kterého lze import do Wordu využít, musí být vytvořen PDFMakerem pro Word a obsahovat příslušné komentářové tagy. Jiným omezením je, že se při přenosu ztratí formátování poznámek.

Obdobnou funkci jako pro Word pak Acrobat Professional poskytuje i pro základní nástroj technického kreslení AutoCAD. Poznámky z PDF dokumentu se takto přenesou do samostatné vrstvy výkresu v uvedeném programu.

Závěrem

V souvislosti s komentáři v Acrobatu 7 bychom měli ještě zmínit rozšířené možnosti využití souborových příloh a rovněž elektronického podpisu či zabezpečení. K uvedeným funkcím se ovšem chceme podrobněji vrátit až v některém z našich příštích článků.